科怡综合档案管理系统
功能特点说明
北京科怡
2011
目 录
１系统背景 . ........................................................................................ 4
２系统功能 . ........................................................................................ 5
2.1文档一体化 ............................................................................................................. 5
2.2整理编目 . ................................................................................................................ 5
2.3著录标引 . ................................................................................................................ 5
2.4报表定义 . ................................................................................................................ 6
2.5检索查询 . ................................................................................................................ 6
2.6统计分析 . ................................................................................................................ 6
2.7利用管理 . ................................................................................................................ 6
2.8原文管理 . ................................................................................................................ 6
2.9档案保管 . ................................................................................................................ 6
2.10系统维护 ............................................................................................................... 7
2.11移交接收 ............................................................................................................... 7
2.12 W EB 查询子系统 .................................................................................................... 7
2.13移动光盘档案信息发布系统 ................................................................................... 7
2.14 OA 接口 ................................................................................................................ 8
3功能特点 . ......................................................................................... 9
3.1易学易用 . ................................................................................................................ 9
3.2可扩展性和开放性 . .................................................................................................. 9
3.3 量身定制和通用标准相结合 .................................................................................... 9
3.4 人性化的设计理念，让用户完全自定义 . .................................................................. 9
3.5 完善的数据管理 . ..................................................................................................... 9
3.6 对软硬环境具有极强的适应能力 ............................................................................. 9
3.7权限控制的安全性 . ................................................................................................ 10
3.8支持多全宗管理 .................................................................................................... 10
3.9支持多种组卷方式 . ................................................................................................ 10
3.10案卷或档案调整方便快捷..................................................................................... 10
3.11库（表）备份功能完善 ........................................................................................ 10
3.12系统扩充功能强大 ............................................................................................... 10
4 产品优势 . ...................................................................................... 11
4.1功能强大，实现档案动态到静态全程管理 . ..............................................................11
4.2完善的权限管理，确保数据安全性 .........................................................................11
4.3组件式设计，功能扩充更随意 ................................................................................11
4.4量身定制和通用标准相结合，优化档案管理 ...........................................................11
4.5开放型的系统结构，有效保证使用周期 ..................................................................11
4.6人性化的设计理念，让用户完全自定义 ..................................................................11
4.7基于开放档案信息系统 . ......................................................................................... 12
4.8协同工作轻松实现移交接受 . .................................................................................. 12
4.9精确合理多权限管理，确保授权的安全方便 .......................................................... 12
4.10灵活方便的维护，增强档案业务的灵活性 ............................................................ 12
1）门类的灵活自定义 ............................................................................................. 12
2）输出报表的灵活性 ............................................................................................. 12
3）自定义数据生成规则 . ......................................................................................... 12
4）自定义辅助字典 . ................................................................................................ 12
5）自定义立档单位模板 . ......................................................................................... 13
4.11广泛的内容管理范围............................................................................................ 13
4.12 项目管理模式满足多种信息组织模式................................................................... 13
5 系统应用后的效益分析 ................................................................ 14
5.1保护档案原件 . ....................................................................................................... 14
5.2提高检索精度和速度、提高借阅速度 . .................................................................... 14
5.3减轻档案部门工作压力 . ......................................................................................... 14
5.4提高工作效率，充分发挥档案部门应有作用 .......................................................... 14
5.5 提升档案管理标准化、规范化 . .............................................................................. 15
5.6扩大档案利用范围，提高档案利用价值 ................................................................. 15
5.7与其他系统一体化共享数据，提高了档案收集效率 . ............................................... 15
5.8减少了到各地检查、督导的费用 . ........................................................................... 15
5.9减少了多份纸质归档带来的浪费 . ........................................................................... 15
5.10提升了信息价值，提升核心竞争力....................................................................... 15
１系统背景
科怡综合档案管理系统是科怡公司在总结以前科怡各版本经验的基础上，推出的综合性的档案管理软件，相比前几代产品更稳定，功能也更强大。
结合贵单位的实际情况，上线后的系统可以包含了现有的WORD 、EXCEL 等数据及原有的档案软件的数据；并预留了和办公自动化（OA ）的接口程序；系统中数据格式已按国家规范进行标准化处理，为以后移交、接收数据作了预留接口。
系统从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。
在使用上，系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导的方式一步步引导您实现其功能，使您在轻松惬意中完成系统操作，真正做到无师自通。
在灵活性和可扩展性上，您不仅可以个性化地设计操作界面，动态调整实体分类和档号格式，还可灵活定义信息门类结构和创建报表样式。
总之，这套软件是符合档案管理人员使用习惯的，集人性化、智能化和科学化为一体的综合性档案管理软件。这套档案管理软件的使用能使单位的档案管理工作实现质的改变；大大提高档案的查询更快捷、更准确；能够使档案管理人员从繁杂的工作中解脱出来。
２系统功能
2.1文档一体化
轻松实现文件向档案的转化，文书档案的管理真正做到了“文档一体化”管理；遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式）两种组卷方式, 允许用户自定义档号格式。
① 文件管理 系统自动通过接口程序将OA 上流转过的文件信息及电子件转入到文件管理系统中，不仅可将文件的收、发及传阅等信息通过系统管理及查询利用，还可直接打印将收发文登记簿，方便文件的管理。
② 档案管理 将在文件管理中的信息，通过“文件归档”功能直接转入到档案管理系统中，档案部门不需重复录入相同信息，便可直接加以利用。真正实现“一次登记、无限次利用”的管理模式。
③ 其它档案类管理 可以借助于档案系统本身强大的功能对科技、会计、照片、实物等进行手工转入或录入。
2.2整理编目
系统对各行业的不同门类、不同载体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。在任意门类下自动生成多种分类规则，方便浏览一目了然。
a> 自动组卷
既可遵循国家标准（支持传统与简化两种方式）进行自动组卷，也可
根据用户自定义的组卷条件，对其特有的业务档案进行组卷，系统将自动生成档案管理所需的案卷号、件号、起止号等各种档案信息。
b> 档案管理
对登记后需要重新整理的案卷，采用可视化方式进行案卷的分拆、合并、剔除、
排序等调整；亦可根据档案校验功能，对已有的案卷号、件号等序号进行自主修改，自动校验重号、错号、空号。
2.3著录标引
快捷准确地登记各类文件、档案信息，主题词自动标引。用户可自由定制数据录入界面，实行人性化操作。
2.4报表定义
报表自定义设计操作简单，功能强大，用户可灵活方便地定义、修改和打印符合档案工作相关标准的案卷目录、卷内目录、案卷封面以及备考表等，并可实现对报表格式的自由定义，可满足特殊需求。
2.5检索查询
系统提供高速检索功能。允许用户定义多种查询条件进行组合检索。系统自动对用户常用检索组合进行保存，以方便随时查看定义的检索条件及结果。
检索速快，十万条记录10秒以内响应；查询方式除简单查询外，系统还提供自定义查询和多表查询，同时系统还提供分页浏览的方式实现数据的快速查询，确保所需数据的全面性和准确性。
2.6统计分析
根据用户自定义的条件统计出相关数据，其统计结果支持打印、转存等多种输出方式，并预设了对条目数\原文数\原文大小的统计。
2.7利用管理
对档案利用情况进行管理。档案利用方便直观，登记借阅利用情况，超期自动催还，借阅情况统计分析，打印借阅登记单；此外，还创立借阅框概念，让用户可以一次性在多个档案类型中对多份档案案卷进行自选借阅，并支持分批次归还。
2.8原文管理
直接将OA 处理过的电子文件转存到本系统进行管理，可对文、图、音、形多种形式的电子文件进行存储。
文字、图象、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料的原文直接扫描存储管理，通用格式（如：TIF 、JPG 、Word 、excel 、ppt 等）可直打开浏览。
为原文专门设置用户权限，确保核心数据安全。原文数据可备份至大容量硬盘、磁带机及光盘塔等外部存储设备上，并可方便恢复。
2.9档案保管
实现对档案保管的条件控制，建立档案位置索引，严格控制档案实体存放位置与环境。
2.10系统维护
包括用户管理、实体分类、制作目录、目录与原文数据的备份恢复、参数设置等功能。设定操作系统级、数据库级和应用级三个不同级别的操作权限，确保信息安全可靠，并可细化到每个原文的浏览权限。
2.11多全宗管理
适应企业多元化结构，作为集团总公司档案系统，管理总公司档案的同时需要管理所属分公司移交的档案数据，采用多全宗管理模式以满足多元性企业、集团公司需要统一查询、统一管理的需求。
数据移交接收。直属单位如果不联网可通过移交功能将档案管理系统中的数据向光盘迁移，包括目录数据和电子文件。上报集团总部，实现上下的无缝衔接。数据移交接收功能也可用于档案电子数据的备份。
2.12 Web查询子系统
Web 查询系统的使用，能够以便宜的价格，通过IE 浏览器在局域以及广域网范围内，通过预先设定的不同权限，实现对档案的检索及利用（本系统不限用户数量），实现资源网络共享并且能够大大的降低系统管理人员对系统的维护工作量。
该子系统提供对网络信息的专项发布功能，能够快速、准确、完整的查找到相应的档案信息，其主要包括以下功能项：
信息的远程查询：通过浏览器实现局域以及广域范围的查询。
2.13移动光盘档案信息发布系统
光盘发布系统由光盘制作系统、光盘档案信息检索系统两部分组成。
光盘制作系统提供把科怡档案管理系统中的数据向光盘迁移，包括目录数据和电子文件。在迁移的过程中，用户可以选择是否携带运行系统、安装系统。带运行系统的光盘可以直接向用户提供各种方便的查询和电子文件查看。
科怡移动光盘档案信息发布系统主要应用于:
移动办公
该光盘可以加载应用程序，在任意一台PC 机上，不需加装科怡档案管理系统，便可实现光盘自动运行及数据检索功能，方便用户的移动办公。
档案数据的交换、上报
上报档案馆，实现馆室的无缝衔接
上报上一级主管部门，实现资源共享。
存档备份。
对数据库及对应的文件系统中的数据进行备份处理，备份到光盘上。
2.14 OA接口
OA 接口即办公自动化系统(OA)与档案管理系统之间的数据接口。办公自动化系统负责文件生成和流转的全过程，流转完毕的电子文件按照档案归档范围的要求转入档案管理系统，由档案管理部门的相关人员按照档案管理规范进行管理。
通过二次开发接口程序，部门档案管理人员把OA 要归档的文件目录信息和电子原文转入档案管理系统进行集中统一管理；无需重复录入，使各部门文件管理与档案管理工作实现无缝联接，加强部门之间的协作，避免重复劳动，提高文件与档案管理整体工作效率。
3功能特点
3.1易学易用
系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、转移接收、统计以及数据管理等功能。 统一美观的界面，方便可行的操作向导，使系统简单易用。
3.2可扩展性和开放性
系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。
3.3 量身定制和通用标准相结合
全面符合档案管理国家标准和行业标准（DA ），系统在追求通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。
3.4 人性化的设计理念，让用户完全自定义
本系统以人性化为设计理念，为用户营造一个轻松自在的工作氛围。用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。系统设计了动态联机在线帮助，对操作提供第一时间支持，让用户享受工作乐趣和科技魅力。
例如：系统可采用卡片式或网格式二种方式进行录入，用户按照习惯任意定义录入界面，增强程序亲和力，符合用户个性的操作习惯。用户也可定义浏览界面。
3.5 完善的数据管理
实现多种备份功能，可以将目录数据及电子原文数据压缩后向软盘、光盘备份，也可将各种备份资料迅速恢复丢失的数据，确保用户的宝贵数据安全无虞。通过导入导出，使不同机器和用户之间的数据自由输入、输出，互相交换，实现数据资源的共享。
3.6 对软硬环境具有极强的适应能力
系统支持Sybase AnyWhere、SQL server数据库，提供单机与联网两种运行方式。
3.7权限控制的安全性
实现系统用户与数据库用户的统一，直接沿用数据库的安全机制，可以从数据库级进行严格的操作权限控制，防止非授权数据访问，对系统功能和系统数据采用多级权限控制，实现细致、灵活的权限设置，从根本上保证档案目录数据和原文数据的合法利用和绝对安全。
3.8支持多全宗管理
满足单位本身及直属单位的档案管理既相对独立，又需要统一查询、统一管理的需求。可针对不同全宗设置实体分类。
3.9支持多种组卷方式
遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式）两种组卷方式进行自动组卷；另外允许用户自定义组卷条件，对各种专门类型档案进行自动组卷；自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号。
3.10案卷或档案调整方便快捷
针对自动组卷或已经手工组好的案卷，可以采用可视化方式进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整；针对简化方式组卷的文件，可以采用档案调整进行文件件号的调整。
3.11库（表）备份功能完善
除对整个数据库备份以外，增加了按不同全宗的不同实体分类对任一数据库中的表进行备份或恢复，也可自定义条件进行任一表备份或恢复，原文可与目录数据关联在一起，实现统一的备份与恢复。
数据导入导出灵活。可将系统中的数据按任意条件导出成文本或其它多种数据库形式；也可将文本或多种数据库形式中的数据导入系统中。
3.12系统扩充功能强大
系统管理对象无限扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案以及其他相关信息资料。管理对象可无限分级，用户可按自己需要实施分类方案；可对任意门类进行自动按照年度、保管期限、部门等条件细分多级分类，方便操作查询；可根据用户的特殊需要随时增加新的功能。
4 产品优势
4.1功能强大，实现档案动态到静态全程管理
系统涵盖了文书处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研等功能于一体。用户只需要录入文件或档案的基本信息，系统将自动完成处理、传阅、查询、组卷、打印乃至销毁等档案室基本业务工作，真正体现了“一次登记，无限次使用”的管理模式。
4.2完善的权限管理，确保数据安全性
实行系统分级的安全策略，通过加密处理，对用户、原文进行权限控制，确保数据的安全性。同时采用FTP 方式存取，有效防止错误操作和泄密，更兼具自动备份功能和事务追踪功能，让系统管理员全局掌握，随时查询数据处理信息。
4.3组件式设计，功能扩充更随意
系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。
4.4量身定制和通用标准相结合，优化档案管理
全面符合档案管理国家标准（GB ）和行业标准（DA ），系统在追求通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。
4.5开放型的系统结构，有效保证使用周期
提供数据导入导出功能，用户用任何软件录入的历史数据均可转入本系统，同时为与第三方软件的完美集成提供接口，不仅使软件的维护与扩展变得更为容易，也使应用系统的客户化和二次开发变得简单。
4.6人性化的设计理念，让用户完全自定义
本系统以人性化为设计理念，为用户营造一个轻松自在的工作氛围。用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。
系统设计了动态联机在线帮助，对操作提供第一时间支持，让用户享受工作乐趣和科技魅力。
4.7基于开放档案信息系统
不仅仅满足于用户的综合档案管理需求，在管理理论上上升了一个全新的台阶，满足了电子文件的从采集、保管、利用全方位的理论体系指导，体现了目前国际上对档案管理体系所认知的先进思想，而且可以为以后的档案管理扩展打下坚实基础。
4.8协同工作轻松实现移交接受
如果直属单机也使用本系统，可以使上级单位方便接收下级部门移交的数据，保证档案业务的无缝链接，同时还支持数据安全移出。
4.9精确合理多权限管理，确保授权的安全方便
可由单位管理员授权给本单位人员，即方便了统一管理，又方便了单位对内部的细致精确的赋权，使整个系统安全统一的管理下良好的工作。
4.10灵活方便的维护，增强档案业务的灵活性
本系统可以提供通用的模板设计工具，系统维护人员可以利用现有的通用模板进行修改便可以实现个性化的定制。
1）门类的灵活自定义
用户可增加或删除档案门类, 可对门类的属性字段进行增加或删除，修改
著录项的属性，并可以自定义浏览、查询、著录界面。
2）输出报表的灵活性
系统提供多种报表格式，用户可以轻松自如的选择所需要的内容，完全
按照自己的需要生成报表，将以往复杂的报表工作变的简单轻松。同时系统还支持用户修改系统报表，让其变的更契合本单位的需求。
3）自定义数据生成规则
为方便档案的著录、整理，可自定义多种数据生成规则，自动生成的数
据，大大简化了著录和整理工作。
4）自定义辅助字典
对下拉菜单的自定义，方便著录。
5）自定义立档单位模板
提供整套立档单位初始化模板，当用户新增或减少一个直属单位时，可
以引用立档单位生成模板，可以随时增加或删除一个单位。
4.11广泛的内容管理范围
本系统不仅仅可以管理电子档案，还包括图书、杂志、有价值的电子文件、电子邮件、传真、培训课件、工作经验总结等资料和知识。因此在管理范畴上已经涵盖了数字内容管理和档案管理，解决了用户收集、保管和利用这些有价值的信息。
4.12 项目管理模式满足多种信息组织模式
针对用户对科技档案的管理需求，新增了项目管理模式，用户可以按照项目组织形式来进行管理、项目可分多级子项目，每个子项目可以包含不同类型的档案、资料，作为新的组织形式，可以更方便的按照用户自定义多种组织模式来管理档案、资料。
5 系统应用后的效益分析
随着信息技术的不断发展，电子文件、电子档案作为社会活动重要信息载体日益被人们所关注, 还有对原有档案的数字化形成的电子文件也越来越多。对电子文件、资料、档案的收集齐全、快速查找、利用和远程浏览的需求越来越迫切，各单位对利用方式已不在满足于目录查询和实体浏览。因此，利用计算机信息技术，对电子文件、档案使用统一软件平台的管理，将是从根本上解决这一问题的基础保障，效益也是显著的。
5.1保护档案原件
由于档案要求长久保存，在保存的过程中，会经常被查询和利用，这样会导致纸质档案原件的磨损和老化，在利用时，由于保护不善，可能导致档案的损坏，因此，如何完整的保护档案原件对档案工作提出了要求。
数字化的档案充分利用先进计算机技术，以磁盘和光盘为存储介质，查询利用可以直接在网上查看电子档案，因而能够有效的避免因频繁借阅原件而导致的破损和遗失、有效的保护档案原件。
5.2提高检索精度和速度、提高借阅速度
相对于手工调阅利用，计算机检索利用可快速全面地按各要素检索出所有相关的信息，使利用者可全面地掌握信息，充分利用。并且能够实现多人同时对一份文件或者一人同时多份文件的电子原文一次查询只需几秒钟而不是过去的几分钟到几十分钟，提高了借阅速度。
5.3减轻档案部门工作压力
档案部门工作任务繁重，每年要花大量的时间用于档案的整理、编目、利用上，在实现档案数字化后，通过计算机管理，能够更有效的发挥档案的价值和档案部门工作的价值，并减少直接借阅档案原件的次数、同时也加快了档案管理人员的办公效率、减少了制作统计报表、各种目录烦琐工作，从而减轻档案部门的压力。
5.4提高工作效率，充分发挥档案部门应有作用
综合档案管理系统结合数字化后的数据，能够充分利用计算机的优势，整合各种信息资源，优化现有的工作流程，把人们从简单、繁索、重复性的工作中解
放出来，腾出来时间从事更有意义的档案信息的编研、数据分析以辅助领导层决策，从而变档案人员的工作由被动为主动，彻底改变档案部门仅仅为“库房管理”的现状。
5.5 提升档案管理标准化、规范化
系统严格执行相关的国家档案法律和规范；以及用户的档案管理规范、和计算机技术的标准、规范。在满足关于电子文件管理的国际标准上，系统提供了充分保障。通过软件元数据标准、著录标准、数字化标准、电子文件归档等一系列标准和规范来控制数据采集、保存和利用电子文件的规范性，因此使用本档案软件可以更好的尊从档案管理标准，提升了档案管理的标准化、规范化。
5.6扩大档案利用范围，提高档案利用价值
利用不受地理限制：通过内部计算机网络、VPN 所有上网人员皆可不受地理限制地、方便地实现档案的综合管理和利用。避免了人员物理走动。特别有利于用户全员范围跨地域共享检索和利用档案，提升了档案的利用价值。
5.7与其他系统一体化共享数据，提高了档案收集效率
通过二次开发数据接口与其它相关信息系统进行有机的互联互通，最大限度地实现数据共享、业务功能和流程互动。档案管理人员可以通过公文管理、辅助组卷将从各个业务系统接收到的相关数据按部门立卷自动归档、汇总，最终形成档案信息，实现电子信息档案化管理，实现了一次录入多次使用，降低了重复录入的烦琐，实现了文档一体化，提高了档案接受收齐全率和接收效率。
5.8减少了到各地检查、督导的费用
如果直属单位也使用此系统通过此系统，可以做到上下统一；总部文档管理人员可以直接通过软件检查出档案管理不规范、归档不完整的等问题，结束了以往需要多次到现场去检查和督导的人力、财力。
5.9减少了多份纸质归档带来的浪费
目前通过实施这套系统，实现了谁发文谁归档，大大减少了各级收文单位的严重重复归档的情况，有效的减少了纸张和人力物力的浪费。
5.10提升了信息价值，提升核心竞争力
本系统作为信息资源的最终汇集地，通过电子资料、知识、档案的管理、编研、发布、利用，提升了单位对信息资产的收集齐全、保存完善、高效利用；通
过针对每个员工的产生的信息收集汇总，可以将优秀员工脑海中的隐形知识萃取出来，并结合档案信息、图书、资料汇集整理编撰出响应的培训课件、演示文档通过系统的信息发布、构建知识网站为职工学习、沟通，可提升信息资源的价值，提升了单位的核心竞争力。
科怡综合档案管理系统
功能特点说明
北京科怡
2011
目 录
１系统背景 . ........................................................................................ 4
２系统功能 . ........................................................................................ 5
2.1文档一体化 ............................................................................................................. 5
2.2整理编目 . ................................................................................................................ 5
2.3著录标引 . ................................................................................................................ 5
2.4报表定义 . ................................................................................................................ 6
2.5检索查询 . ................................................................................................................ 6
2.6统计分析 . ................................................................................................................ 6
2.7利用管理 . ................................................................................................................ 6
2.8原文管理 . ................................................................................................................ 6
2.9档案保管 . ................................................................................................................ 6
2.10系统维护 ............................................................................................................... 7
2.11移交接收 ............................................................................................................... 7
2.12 W EB 查询子系统 .................................................................................................... 7
2.13移动光盘档案信息发布系统 ................................................................................... 7
2.14 OA 接口 ................................................................................................................ 8
3功能特点 . ......................................................................................... 9
3.1易学易用 . ................................................................................................................ 9
3.2可扩展性和开放性 . .................................................................................................. 9
3.3 量身定制和通用标准相结合 .................................................................................... 9
3.4 人性化的设计理念，让用户完全自定义 . .................................................................. 9
3.5 完善的数据管理 . ..................................................................................................... 9
3.6 对软硬环境具有极强的适应能力 ............................................................................. 9
3.7权限控制的安全性 . ................................................................................................ 10
3.8支持多全宗管理 .................................................................................................... 10
3.9支持多种组卷方式 . ................................................................................................ 10
3.10案卷或档案调整方便快捷..................................................................................... 10
3.11库（表）备份功能完善 ........................................................................................ 10
3.12系统扩充功能强大 ............................................................................................... 10
4 产品优势 . ...................................................................................... 11
4.1功能强大，实现档案动态到静态全程管理 . ..............................................................11
4.2完善的权限管理，确保数据安全性 .........................................................................11
4.3组件式设计，功能扩充更随意 ................................................................................11
4.4量身定制和通用标准相结合，优化档案管理 ...........................................................11
4.5开放型的系统结构，有效保证使用周期 ..................................................................11
4.6人性化的设计理念，让用户完全自定义 ..................................................................11
4.7基于开放档案信息系统 . ......................................................................................... 12
4.8协同工作轻松实现移交接受 . .................................................................................. 12
4.9精确合理多权限管理，确保授权的安全方便 .......................................................... 12
4.10灵活方便的维护，增强档案业务的灵活性 ............................................................ 12
1）门类的灵活自定义 ............................................................................................. 12
2）输出报表的灵活性 ............................................................................................. 12
3）自定义数据生成规则 . ......................................................................................... 12
4）自定义辅助字典 . ................................................................................................ 12
5）自定义立档单位模板 . ......................................................................................... 13
4.11广泛的内容管理范围............................................................................................ 13
4.12 项目管理模式满足多种信息组织模式................................................................... 13
5 系统应用后的效益分析 ................................................................ 14
5.1保护档案原件 . ....................................................................................................... 14
5.2提高检索精度和速度、提高借阅速度 . .................................................................... 14
5.3减轻档案部门工作压力 . ......................................................................................... 14
5.4提高工作效率，充分发挥档案部门应有作用 .......................................................... 14
5.5 提升档案管理标准化、规范化 . .............................................................................. 15
5.6扩大档案利用范围，提高档案利用价值 ................................................................. 15
5.7与其他系统一体化共享数据，提高了档案收集效率 . ............................................... 15
5.8减少了到各地检查、督导的费用 . ........................................................................... 15
5.9减少了多份纸质归档带来的浪费 . ........................................................................... 15
5.10提升了信息价值，提升核心竞争力....................................................................... 15
１系统背景
科怡综合档案管理系统是科怡公司在总结以前科怡各版本经验的基础上，推出的综合性的档案管理软件，相比前几代产品更稳定，功能也更强大。
结合贵单位的实际情况，上线后的系统可以包含了现有的WORD 、EXCEL 等数据及原有的档案软件的数据；并预留了和办公自动化（OA ）的接口程序；系统中数据格式已按国家规范进行标准化处理，为以后移交、接收数据作了预留接口。
系统从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。
在使用上，系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导的方式一步步引导您实现其功能，使您在轻松惬意中完成系统操作，真正做到无师自通。
在灵活性和可扩展性上，您不仅可以个性化地设计操作界面，动态调整实体分类和档号格式，还可灵活定义信息门类结构和创建报表样式。
总之，这套软件是符合档案管理人员使用习惯的，集人性化、智能化和科学化为一体的综合性档案管理软件。这套档案管理软件的使用能使单位的档案管理工作实现质的改变；大大提高档案的查询更快捷、更准确；能够使档案管理人员从繁杂的工作中解脱出来。
２系统功能
2.1文档一体化
轻松实现文件向档案的转化，文书档案的管理真正做到了“文档一体化”管理；遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式）两种组卷方式, 允许用户自定义档号格式。
① 文件管理 系统自动通过接口程序将OA 上流转过的文件信息及电子件转入到文件管理系统中，不仅可将文件的收、发及传阅等信息通过系统管理及查询利用，还可直接打印将收发文登记簿，方便文件的管理。
② 档案管理 将在文件管理中的信息，通过“文件归档”功能直接转入到档案管理系统中，档案部门不需重复录入相同信息，便可直接加以利用。真正实现“一次登记、无限次利用”的管理模式。
③ 其它档案类管理 可以借助于档案系统本身强大的功能对科技、会计、照片、实物等进行手工转入或录入。
2.2整理编目
系统对各行业的不同门类、不同载体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。在任意门类下自动生成多种分类规则，方便浏览一目了然。
a> 自动组卷
既可遵循国家标准（支持传统与简化两种方式）进行自动组卷，也可
根据用户自定义的组卷条件，对其特有的业务档案进行组卷，系统将自动生成档案管理所需的案卷号、件号、起止号等各种档案信息。
b> 档案管理
对登记后需要重新整理的案卷，采用可视化方式进行案卷的分拆、合并、剔除、
排序等调整；亦可根据档案校验功能，对已有的案卷号、件号等序号进行自主修改，自动校验重号、错号、空号。
2.3著录标引
快捷准确地登记各类文件、档案信息，主题词自动标引。用户可自由定制数据录入界面，实行人性化操作。
2.4报表定义
报表自定义设计操作简单，功能强大，用户可灵活方便地定义、修改和打印符合档案工作相关标准的案卷目录、卷内目录、案卷封面以及备考表等，并可实现对报表格式的自由定义，可满足特殊需求。
2.5检索查询
系统提供高速检索功能。允许用户定义多种查询条件进行组合检索。系统自动对用户常用检索组合进行保存，以方便随时查看定义的检索条件及结果。
检索速快，十万条记录10秒以内响应；查询方式除简单查询外，系统还提供自定义查询和多表查询，同时系统还提供分页浏览的方式实现数据的快速查询，确保所需数据的全面性和准确性。
2.6统计分析
根据用户自定义的条件统计出相关数据，其统计结果支持打印、转存等多种输出方式，并预设了对条目数\原文数\原文大小的统计。
2.7利用管理
对档案利用情况进行管理。档案利用方便直观，登记借阅利用情况，超期自动催还，借阅情况统计分析，打印借阅登记单；此外，还创立借阅框概念，让用户可以一次性在多个档案类型中对多份档案案卷进行自选借阅，并支持分批次归还。
2.8原文管理
直接将OA 处理过的电子文件转存到本系统进行管理，可对文、图、音、形多种形式的电子文件进行存储。
文字、图象、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料的原文直接扫描存储管理，通用格式（如：TIF 、JPG 、Word 、excel 、ppt 等）可直打开浏览。
为原文专门设置用户权限，确保核心数据安全。原文数据可备份至大容量硬盘、磁带机及光盘塔等外部存储设备上，并可方便恢复。
2.9档案保管
实现对档案保管的条件控制，建立档案位置索引，严格控制档案实体存放位置与环境。
2.10系统维护
包括用户管理、实体分类、制作目录、目录与原文数据的备份恢复、参数设置等功能。设定操作系统级、数据库级和应用级三个不同级别的操作权限，确保信息安全可靠，并可细化到每个原文的浏览权限。
2.11多全宗管理
适应企业多元化结构，作为集团总公司档案系统，管理总公司档案的同时需要管理所属分公司移交的档案数据，采用多全宗管理模式以满足多元性企业、集团公司需要统一查询、统一管理的需求。
数据移交接收。直属单位如果不联网可通过移交功能将档案管理系统中的数据向光盘迁移，包括目录数据和电子文件。上报集团总部，实现上下的无缝衔接。数据移交接收功能也可用于档案电子数据的备份。
2.12 Web查询子系统
Web 查询系统的使用，能够以便宜的价格，通过IE 浏览器在局域以及广域网范围内，通过预先设定的不同权限，实现对档案的检索及利用（本系统不限用户数量），实现资源网络共享并且能够大大的降低系统管理人员对系统的维护工作量。
该子系统提供对网络信息的专项发布功能，能够快速、准确、完整的查找到相应的档案信息，其主要包括以下功能项：
信息的远程查询：通过浏览器实现局域以及广域范围的查询。
2.13移动光盘档案信息发布系统
光盘发布系统由光盘制作系统、光盘档案信息检索系统两部分组成。
光盘制作系统提供把科怡档案管理系统中的数据向光盘迁移，包括目录数据和电子文件。在迁移的过程中，用户可以选择是否携带运行系统、安装系统。带运行系统的光盘可以直接向用户提供各种方便的查询和电子文件查看。
科怡移动光盘档案信息发布系统主要应用于:
移动办公
该光盘可以加载应用程序，在任意一台PC 机上，不需加装科怡档案管理系统，便可实现光盘自动运行及数据检索功能，方便用户的移动办公。
档案数据的交换、上报
上报档案馆，实现馆室的无缝衔接
上报上一级主管部门，实现资源共享。
存档备份。
对数据库及对应的文件系统中的数据进行备份处理，备份到光盘上。
2.14 OA接口
OA 接口即办公自动化系统(OA)与档案管理系统之间的数据接口。办公自动化系统负责文件生成和流转的全过程，流转完毕的电子文件按照档案归档范围的要求转入档案管理系统，由档案管理部门的相关人员按照档案管理规范进行管理。
通过二次开发接口程序，部门档案管理人员把OA 要归档的文件目录信息和电子原文转入档案管理系统进行集中统一管理；无需重复录入，使各部门文件管理与档案管理工作实现无缝联接，加强部门之间的协作，避免重复劳动，提高文件与档案管理整体工作效率。
3功能特点
3.1易学易用
系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、转移接收、统计以及数据管理等功能。 统一美观的界面，方便可行的操作向导，使系统简单易用。
3.2可扩展性和开放性
系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。
3.3 量身定制和通用标准相结合
全面符合档案管理国家标准和行业标准（DA ），系统在追求通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。
3.4 人性化的设计理念，让用户完全自定义
本系统以人性化为设计理念，为用户营造一个轻松自在的工作氛围。用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。系统设计了动态联机在线帮助，对操作提供第一时间支持，让用户享受工作乐趣和科技魅力。
例如：系统可采用卡片式或网格式二种方式进行录入，用户按照习惯任意定义录入界面，增强程序亲和力，符合用户个性的操作习惯。用户也可定义浏览界面。
3.5 完善的数据管理
实现多种备份功能，可以将目录数据及电子原文数据压缩后向软盘、光盘备份，也可将各种备份资料迅速恢复丢失的数据，确保用户的宝贵数据安全无虞。通过导入导出，使不同机器和用户之间的数据自由输入、输出，互相交换，实现数据资源的共享。
3.6 对软硬环境具有极强的适应能力
系统支持Sybase AnyWhere、SQL server数据库，提供单机与联网两种运行方式。
3.7权限控制的安全性
实现系统用户与数据库用户的统一，直接沿用数据库的安全机制，可以从数据库级进行严格的操作权限控制，防止非授权数据访问，对系统功能和系统数据采用多级权限控制，实现细致、灵活的权限设置，从根本上保证档案目录数据和原文数据的合法利用和绝对安全。
3.8支持多全宗管理
满足单位本身及直属单位的档案管理既相对独立，又需要统一查询、统一管理的需求。可针对不同全宗设置实体分类。
3.9支持多种组卷方式
遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式）两种组卷方式进行自动组卷；另外允许用户自定义组卷条件，对各种专门类型档案进行自动组卷；自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号。
3.10案卷或档案调整方便快捷
针对自动组卷或已经手工组好的案卷，可以采用可视化方式进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整；针对简化方式组卷的文件，可以采用档案调整进行文件件号的调整。
3.11库（表）备份功能完善
除对整个数据库备份以外，增加了按不同全宗的不同实体分类对任一数据库中的表进行备份或恢复，也可自定义条件进行任一表备份或恢复，原文可与目录数据关联在一起，实现统一的备份与恢复。
数据导入导出灵活。可将系统中的数据按任意条件导出成文本或其它多种数据库形式；也可将文本或多种数据库形式中的数据导入系统中。
3.12系统扩充功能强大
系统管理对象无限扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案以及其他相关信息资料。管理对象可无限分级，用户可按自己需要实施分类方案；可对任意门类进行自动按照年度、保管期限、部门等条件细分多级分类，方便操作查询；可根据用户的特殊需要随时增加新的功能。
4 产品优势
4.1功能强大，实现档案动态到静态全程管理
系统涵盖了文书处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研等功能于一体。用户只需要录入文件或档案的基本信息，系统将自动完成处理、传阅、查询、组卷、打印乃至销毁等档案室基本业务工作，真正体现了“一次登记，无限次使用”的管理模式。
4.2完善的权限管理，确保数据安全性
实行系统分级的安全策略，通过加密处理，对用户、原文进行权限控制，确保数据的安全性。同时采用FTP 方式存取，有效防止错误操作和泄密，更兼具自动备份功能和事务追踪功能，让系统管理员全局掌握，随时查询数据处理信息。
4.3组件式设计，功能扩充更随意
系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。
4.4量身定制和通用标准相结合，优化档案管理
全面符合档案管理国家标准（GB ）和行业标准（DA ），系统在追求通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。
4.5开放型的系统结构，有效保证使用周期
提供数据导入导出功能，用户用任何软件录入的历史数据均可转入本系统，同时为与第三方软件的完美集成提供接口，不仅使软件的维护与扩展变得更为容易，也使应用系统的客户化和二次开发变得简单。
4.6人性化的设计理念，让用户完全自定义
本系统以人性化为设计理念，为用户营造一个轻松自在的工作氛围。用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。
系统设计了动态联机在线帮助，对操作提供第一时间支持，让用户享受工作乐趣和科技魅力。
4.7基于开放档案信息系统
不仅仅满足于用户的综合档案管理需求，在管理理论上上升了一个全新的台阶，满足了电子文件的从采集、保管、利用全方位的理论体系指导，体现了目前国际上对档案管理体系所认知的先进思想，而且可以为以后的档案管理扩展打下坚实基础。
4.8协同工作轻松实现移交接受
如果直属单机也使用本系统，可以使上级单位方便接收下级部门移交的数据，保证档案业务的无缝链接，同时还支持数据安全移出。
4.9精确合理多权限管理，确保授权的安全方便
可由单位管理员授权给本单位人员，即方便了统一管理，又方便了单位对内部的细致精确的赋权，使整个系统安全统一的管理下良好的工作。
4.10灵活方便的维护，增强档案业务的灵活性
本系统可以提供通用的模板设计工具，系统维护人员可以利用现有的通用模板进行修改便可以实现个性化的定制。
1）门类的灵活自定义
用户可增加或删除档案门类, 可对门类的属性字段进行增加或删除，修改
著录项的属性，并可以自定义浏览、查询、著录界面。
2）输出报表的灵活性
系统提供多种报表格式，用户可以轻松自如的选择所需要的内容，完全
按照自己的需要生成报表，将以往复杂的报表工作变的简单轻松。同时系统还支持用户修改系统报表，让其变的更契合本单位的需求。
3）自定义数据生成规则
为方便档案的著录、整理，可自定义多种数据生成规则，自动生成的数
据，大大简化了著录和整理工作。
4）自定义辅助字典
对下拉菜单的自定义，方便著录。
5）自定义立档单位模板
提供整套立档单位初始化模板，当用户新增或减少一个直属单位时，可
以引用立档单位生成模板，可以随时增加或删除一个单位。
4.11广泛的内容管理范围
本系统不仅仅可以管理电子档案，还包括图书、杂志、有价值的电子文件、电子邮件、传真、培训课件、工作经验总结等资料和知识。因此在管理范畴上已经涵盖了数字内容管理和档案管理，解决了用户收集、保管和利用这些有价值的信息。
4.12 项目管理模式满足多种信息组织模式
针对用户对科技档案的管理需求，新增了项目管理模式，用户可以按照项目组织形式来进行管理、项目可分多级子项目，每个子项目可以包含不同类型的档案、资料，作为新的组织形式，可以更方便的按照用户自定义多种组织模式来管理档案、资料。
5 系统应用后的效益分析
随着信息技术的不断发展，电子文件、电子档案作为社会活动重要信息载体日益被人们所关注, 还有对原有档案的数字化形成的电子文件也越来越多。对电子文件、资料、档案的收集齐全、快速查找、利用和远程浏览的需求越来越迫切，各单位对利用方式已不在满足于目录查询和实体浏览。因此，利用计算机信息技术，对电子文件、档案使用统一软件平台的管理，将是从根本上解决这一问题的基础保障，效益也是显著的。
5.1保护档案原件
由于档案要求长久保存，在保存的过程中，会经常被查询和利用，这样会导致纸质档案原件的磨损和老化，在利用时，由于保护不善，可能导致档案的损坏，因此，如何完整的保护档案原件对档案工作提出了要求。
数字化的档案充分利用先进计算机技术，以磁盘和光盘为存储介质，查询利用可以直接在网上查看电子档案，因而能够有效的避免因频繁借阅原件而导致的破损和遗失、有效的保护档案原件。
5.2提高检索精度和速度、提高借阅速度
相对于手工调阅利用，计算机检索利用可快速全面地按各要素检索出所有相关的信息，使利用者可全面地掌握信息，充分利用。并且能够实现多人同时对一份文件或者一人同时多份文件的电子原文一次查询只需几秒钟而不是过去的几分钟到几十分钟，提高了借阅速度。
5.3减轻档案部门工作压力
档案部门工作任务繁重，每年要花大量的时间用于档案的整理、编目、利用上，在实现档案数字化后，通过计算机管理，能够更有效的发挥档案的价值和档案部门工作的价值，并减少直接借阅档案原件的次数、同时也加快了档案管理人员的办公效率、减少了制作统计报表、各种目录烦琐工作，从而减轻档案部门的压力。
5.4提高工作效率，充分发挥档案部门应有作用
综合档案管理系统结合数字化后的数据，能够充分利用计算机的优势，整合各种信息资源，优化现有的工作流程，把人们从简单、繁索、重复性的工作中解
放出来，腾出来时间从事更有意义的档案信息的编研、数据分析以辅助领导层决策，从而变档案人员的工作由被动为主动，彻底改变档案部门仅仅为“库房管理”的现状。
5.5 提升档案管理标准化、规范化
系统严格执行相关的国家档案法律和规范；以及用户的档案管理规范、和计算机技术的标准、规范。在满足关于电子文件管理的国际标准上，系统提供了充分保障。通过软件元数据标准、著录标准、数字化标准、电子文件归档等一系列标准和规范来控制数据采集、保存和利用电子文件的规范性，因此使用本档案软件可以更好的尊从档案管理标准，提升了档案管理的标准化、规范化。
5.6扩大档案利用范围，提高档案利用价值
利用不受地理限制：通过内部计算机网络、VPN 所有上网人员皆可不受地理限制地、方便地实现档案的综合管理和利用。避免了人员物理走动。特别有利于用户全员范围跨地域共享检索和利用档案，提升了档案的利用价值。
5.7与其他系统一体化共享数据，提高了档案收集效率
通过二次开发数据接口与其它相关信息系统进行有机的互联互通，最大限度地实现数据共享、业务功能和流程互动。档案管理人员可以通过公文管理、辅助组卷将从各个业务系统接收到的相关数据按部门立卷自动归档、汇总，最终形成档案信息，实现电子信息档案化管理，实现了一次录入多次使用，降低了重复录入的烦琐，实现了文档一体化，提高了档案接受收齐全率和接收效率。
5.8减少了到各地检查、督导的费用
如果直属单位也使用此系统通过此系统，可以做到上下统一；总部文档管理人员可以直接通过软件检查出档案管理不规范、归档不完整的等问题，结束了以往需要多次到现场去检查和督导的人力、财力。
5.9减少了多份纸质归档带来的浪费
目前通过实施这套系统，实现了谁发文谁归档，大大减少了各级收文单位的严重重复归档的情况，有效的减少了纸张和人力物力的浪费。
5.10提升了信息价值，提升核心竞争力
本系统作为信息资源的最终汇集地，通过电子资料、知识、档案的管理、编研、发布、利用，提升了单位对信息资产的收集齐全、保存完善、高效利用；通
过针对每个员工的产生的信息收集汇总，可以将优秀员工脑海中的隐形知识萃取出来，并结合档案信息、图书、资料汇集整理编撰出响应的培训课件、演示文档通过系统的信息发布、构建知识网站为职工学习、沟通，可提升信息资源的价值，提升了单位的核心竞争力。