公文写作教程
目 录
第一章 公文的基本常识
◇公文的概念------------------------------------------------------1
◇公文的作用--------------------------------------------------------------2
第二章 常用公文的写作规范
第一节 常见的公文分类-----------------------------2-3
第三章
第二节 规范性文件写作 ◇ 制度----------------------------------------------------3-4 ◇ 细则----------------------------------------------------4-5 ◇ 守则----------------------------------------------------5-6 ◇ 规划-------------------------------------------------------------6 第三节 领导指导性文件写作 ◇◇指示------------------------------------------------------7 ◇决定------------------------------------------------------7-8 通知------------------------------------------------------9-11 第四节◇ 公布性文件写作 ◇公告、通告--------------------------------------------11-12 通报-----------------------------------------------------12-13 第五节 陈述呈请性文件写作 ◇◇ 申请书-------------------------------------------------13-14 ◇工作总结-----------------------------------------------14-15 工作计划-----------------------------------------------15-16 第六节◇ 会议文件 ◇会议记录-----------------------------------------------16-17 开、闭幕词-----------------------------------------------17 第七节◇ 商务、商贸性文件 合同-----------------------------------------------------17-19 怎样写好公文 第一节 书面公文的语体---------------------------20 第二节 怎样写好公文------------------------------21
第一章 公文的基本常识
第一节 公文概述
公文的概念：公文是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。
·公文分类
⒈从公文的性质分
公文有党内公文、行政公文、社会团体公文及各企事业单位公文等。
⒉从公文的来源分
公文可分为收文和发文两类。收文是外机关发送到本机关的文件。如上级部门发来的指示、通知；下级机关报送的报告请示等。发文是由本部门制发的文件。一部分是发送给需要用他进行工作联系的外单位或部门，一部分是下发给本部门内部使用的。
⒊从公文的行文方向分
公文可分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级机关向他所属的上级领导部门发送的文件，例如：请示、报告、申请等。下行文是指上级领导部门对下属部门的发文，例如指示、决议、通报、通知等。平行文是指同级部门或不相隶属的部门（即没有领导或业务指导关系的部门）之间来往的文件，例如：联络函等。
⒋从公文发送与处理的时间要求分
有特急件、急件、平件三类。
⒌从公文内容的机密程度分
公文可分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。绝密公文指含有最重要的国家秘密，泄
露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文；机密公文是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文；普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。 •公文的特点
公用文书和其他实用文体比较，具有四个鲜明的特点：
⒈公文的内容具有鲜明的政治性和高度的思想性
公文，无论是政府机关的公文，还是各企事业单位的公文，都直接反映领导阶层的意向，是领导阶层立场宣扬的阵地。
⒉公文具有特定的作者
公文是特定作者在特定的权力范围内代表制发部门所发放的文件。所以具有权威性，有着行政领导
和行政指挥作用。公文的这一特点，是任何其他文字材料都不具备的。
⒊公文的写作具有特定的格式
因为公文具有的政治性和导向性，所以公文的写作必须严谨、绝对不能够随心所欲。他像普通应用文一样，各类公文都有特定的格式。
⒋与其他应用文相比较，公文没有专业特性，因此不分行业和地区，所有机关、团体、企事业单位都能使用，也都要使用，是目前使用范围最广的一种文体。
第二节 公文的作用
⒈领导和指导作用
公文的内容反映领导阶层的工作意图，所以具有领导和指导工作的作用。这种作用在下行文中最能得到证明，像嘉荣公司总部对各分店发放的通知，一方面是要求下属分店按照通知内容执行，达到令行禁止的效力。另一方面，又是总部对分店管理的工作指导。
⒉宣传和教育作用
公文既是推动工作的工具，也是对广大群众或属下员工进行宣传教育，使他们提高认识，与公司管理思想达成一致的武器，所以公文虽然与报纸、图书上的宣传材料不同，但也具有一定的宣传教育作用。 ⒊联系和关照作用
企业内部各部门统一起来，构成公司的组织架构。一方面，各部门有着自己各自的权限范围。另一方面，为维持整个公司的正常运转，又需要各部门之间相互配合，相互促进。这种相互之间的关系，包括上下之间的纵向联系，也包括各同级部门之间的横向联系，这种联系的纽带之一，就是公文。
⒋依据和凭证作用
公文反映了制发机关的意志、愿望和要求。收文机关要贯彻落实这一意图，就必须以公文作为依据，根据公文的内容要求展开工作，处理问题。一方面，上级机关所发的公文对下级机关来说，无疑都是工作依据。另一方面，下级机关所发的公文，如请示、报告、申请等，对上级机关来说，同样也有依据作用。上级机关就是根据这些上行的公文来了解下情，作为制定正确决策的参考依据，或作为针对答复性问题、指导具体工作的凭据。
⒌规范和制约作用
公文作为国家或企业处理行政事务的重要工具，其权威性和特定性赋予了它以规范和制约人的行为和活动的作用。像作为一家企业的各项规章制度、守则、条例等等，所起的最重要的作用也就是规范和制约作用。
一份公文主要起什么样的作用，视公文的类别而定，但任何一份公文决不是仅仅起某一单一的作用，而往往是同时起着几种不同的作用。
第二章
常用公文的写作规范
第一节 常见的公文分类
常见的公文体裁和格式有很多种，按照公文发放对象分可以分为：
⒈规范性文件
规范性文件包括：制度、章程、规程、办法、细则、评估、规定、守则、规划、规则、公约等 ⒉领导指导性文件
领导指导性文件包括：批复、批示、命令、指令、办法、函等
⒊会议公文
会议公文包括：会议提案、会议提纲、会议纪要、会议记录、开幕词、闭幕词、演讲稿等
⒋陈述呈请类文件
陈述呈请类文件包括：申请书、请示
⒌公布性文件
公布性文件包括：通知、通告、通报、公告、倡议书、公约、条约等
⒍商务商贸性文件
商务商贸性文件包括：合同、协议、申请报告、招标书、投标书、项目建议书等
按照公文的体裁分可分为：行政公文、通用公文、会议公文、社交文书、民事文书、商务公文、商贸文书、法律文书、广告启事、新闻报道等。
第二节 规范性文件写作要求
⒈制度
-（1）、制度的涵义
制度是党政机关和企事业单位常见的规范性文体之一，它要求有关人员遵守和执行用于机关或部门对某项工作和某方面活动提出规定的要求。它应用广泛，各方面的工作都可以有它的制度，如办公室制度、财务制度、文书工作制度等。
（2）、制度的基本类型和特点
根据不同的标准，可作多种分类。
㈠按内容分，有工作、生产、学习等制度。
㈡按范围分，有国家、单位、个人等制度
㈢按时间分，有长期、短期制度
㈣在经济管理方面，人们常用的有生产岗位责任制和工作岗位责任制。这两种制度都是将责任与制度结合在一起的。是责、权、利在一个岗位上的有机结合。可以使干部群众责任明确，责任具体，从而增强人
们的责任感。
制度的主要特点：
㈠规定性。即制度按照所涉及的事物的性质、范围，限定人们可以做什么，不可以做什么；可以怎样做，不可以怎样做，用以规范人们的行为。
㈡程序性。即要求人们做某种事情时，必须按照一定的规则程序、发放进行。像公司的流程、人事制度、防损制度等。
（3）、制度的写法
㈠标题及题下的标示。标题由发文机关、事由和文种类别（制度）三部分组成，但很多时候标题中省去发文机关，只写事由和文种。发文机关、发布日期写在标题下，并用括号标注。
㈡正文，一般分三部分写；
Ⅰ、写明制发制度的原由，用“特制定本制度承上启下；
Ⅱ、写名各种具体条文；
Ⅲ、写实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容。
视其内容看是否分章写。写制度的文字必须明白易懂、具体准确、切忌重复和写无用的话。
例文：
用电管理制度
（χχ厂2000年10月5日发布）
第一条 为了合理利用国家电力资源，充分发挥用电设备潜力，达到经济、安全、合理、节约用电的目
的，特制定本制度。
第二条 加强用电管理，严格用电制度。实行内部合同制，每月根据生产、工作任务把用电指标下达到
各车间、部门，做到日清、旬结、月考核，实行节奖超罚，充分调动各部门的积极性。
第三条 …….
⒉细则
（1）、细则的涵义
细则，也是应用比较广泛的规范性文件之一，它是为已颁布的制度、规定、条例等做出具体说明和阐释的文体，一般为贯彻执行一定的制度规定而定。
（2）、细则的写法
㈠标题，常常写事由和文种（细则），发文机关和发布日期在标题标出，如果属会议批准通过的，要用括号在标题下另外注明“某年某月某日会议批准（通过或修订）“
㈡正文，根据内容的复杂程度而定，复杂的要分总则、分则、附则或章节来写；简单的直接分条列 即可。一般正文分三部分来写：先写发布的缘由，次写具体内容，再写明实施机关、生效日期，解释权等。
⒊守则
㈠守则是机关、团体、企事业单位根据本单位本部门的具体情况，面对全体成员公布的一种应自觉遵守的道德规范和行为准则。守则除了使用于各行各业人们的道德行为规范之外，还常常适用于具体操作规范，如《实验室守则》等，其主要特点是有明确的使用范围和较强的针对性。守则的分类，有用于工作行业的守则，如《全国职工守则》；有用于设备操作的守则，如《车床使用守则》；有用于生产工艺的守则。 ㈡守则的基本格式和写作要求
守则一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。
（1）、标题。由守则的执行对象即受文人加文种组成。
（2）、正文。将有关的要求（包括应该做的和不应该做的）内容以条为序依次写明。
（3）、署名和日期。一般写在正文右下方，也可以写在标题之下，用括号括起来。还可以不加署名和日期。
写守则的基本要求是：
（1）、条款应明确、具体、通俗。
（2）、因守则是职工、学生自我教育的一种形式，所以要通过群众酝酿讨论。
（3）、条文不可多，以便于记忆和检查。
例文
全国职工守则
一、热爱祖国，热爱共产党，热爱社会主义。
二、热爱集体，勤俭节约，爱护公物，积极参加管理。
三、热爱本职，学赶先进，提高质量，讲究效率。
四、努力学习，提高政治、文化、科技、业务水平。
五、遵纪守法，廉洁奉公，严格执行规章制度。
六、关心同志，尊师爱徒，和睦家庭，团结邻里。
七、文明礼貌，整洁卫生，讲究社会公德。
八、扶植正气，抵制歪风，拒腐蚀，永不沾。
⒋规划
㈠规划的含义及其同计划的区别
规划是一种用于制定比较全面的、长远的、带有发展性计划的文体。
规划与计划的区别是：
（1）、从内容上看，规划比较全面、原则；计划比较单一、具体。
（2）、从时间上看，规划界限一般较长，时限要求不严格；计划期限较短，时限要求严格。
（3）、从性质上看，规划是定方向和远景的，富有理想性和鼓动性；计划则是定任务、时间的，限时完成，
有较强的约束性。
㈡规划的种类及划分
（1）、从时间上分，有短期规划和长期规划。
（2）、从范围上分，有国家规划、地区规划、单位规划。
（3）、从内容上分，有生产规划、建设规划、学习规划、工作规划等。
㈢规划的基本格式
规划的写法与计划基本相同，其基本格式是：
（1）、标题。由制订单位、内容和文种组成。如，《东莞市1990—1995年市政建设规划》。
（2）、正文。包括现实情况分析，前景的规划，采取的对策和措施等三个部分。
现实情况的分析要切实、充分、实事求是。前景的规划是正文的中心内容，要写得详细、具体，要
提出指标。对策和措施，要在原则上提出实现这一规划的对策和具体做法。
（3）、结尾。在正文右下方写制定规划的日期，日期也可写在标题的下方。
㈣制定规划的要求
（1）、即要立足现实，又要着眼未来。对规划的前景，要有科学的依据，切忌不切实际的乱订目标。
（2）、措施要具体可行，不能顾此失彼。
第二节 领导指导性文件书写规范
⒈指示
㈠指示的含义及特点
指示是对下级机关布置工作，阐明工作的指导思想、基本措施等使用的一种公文。
指示虽与命令、决定一样，也具有很强的权威性和约束力，但他也有一些差异。
（1）、命令只能是由国家行政领导机关或领导人使用，而指示则是县以上的党政机关或个人都能行文，使
用范围较命令广。
（2）、命令、决定具有很强的法律效应，要求下级必须严格遵照执行；而指示则即有法规性质，又有指导
性质，原则上要求贯彻执行，但也允许在执行过程中根据实际情况灵活变通。
（3）、指示一般对下级工作具有很强的指导作用，它不但讲工作原则，还讲方法、措施等；而命令、决定
则很少对工作具体指导，多是原则性部署。
㈡指示的一般写法
指示的正文可长可短，即可以是三言两语的点拨式短篇，也可以是长篇大论，写法比较灵活，但不论长短，指示的正文一般由指示原由、内容及指示要求三部分组成。
（1）、指示原由。主要写明指示的原因、根据或目的，在这部分上通常要说明做指示的必要性和重要意义，
以引起下级机关的高度重视。
（2）、指示的内容。这是指示的主体部分，包括工作任务、工作活动的指导原则、具体措施和方法等内容。
（3）、执行要求。实际上是对执行指示的具体要求。
此项即可以单独用一段表示，也可在指示内容后与之并列写出。
⒉决定
㈠决定的含义及作用
对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。决定在加强领导，统一行动、提高经济效益上，起着重大的作用。其使用范围也非常广泛，国家党政机关、群众团体、事业单位的均可使用。
㈡决定的特点及类型
决定的特点是：
（1）、决定所涉及的事项和问题，一般比较重大，有较强的约束力
（2）、决定即可以由会议讨论，也可以由领导机关或领导人作出。
（3）、语气庄重些。
常用的决定有以下三大类：
（1）、关于某个问题或事项的决定。
（2）、关于某个方面或某类问题的决定。
（3）关于奖惩的决定。
㈢决定的结构及写法
决定的结构一般由标题，正文、制发机关和制发时间三个部分组成。
（1）、标题。一般由制发机关的名称、事由和文种组成。
（2）、正文。一般包括三个层次：①根据和原由②决定事项③对决定事项的评价及执行的希望和要求。评
价和希望可放在开头，也可放在结尾。
决定的写法通常有三种：
（1）、单一结构法
对于内容单一的决定，只要用一两句话，将决定的事项说明即可。
（2）、条例法
有的决定，事项较多，为使条理清楚，叙述简明，把决定下来的若干问题，按主次列出若干条或若干
项，并用数码标明，一段讲一件事情或阐明一个中心的问题。
（3）、版块结构法
版块结构法多用于阐述性较强的决定。这种写法，将全文分成几个部分，没个部分叙述一个中心意思。
这种结构的决定，一般有较强的理论特色，对现实有重大的指导意义，同时，也是重要的历史文献，因此写作此类公文要有充分的理论准备。
此外，有关处分和表彰和处分的决定，一般由标题、正文、制发机关和制发时间组成。正文包括受表彰或犯错误的情况；主要事迹或错误事实；决定的事项。这类决定一般都附有典型材料或案情调查报告。 例文：
ⅩⅩ省人民代表大会常务委员会关于召开
ⅩⅩ省第七届人民代表大会第二次会议的决定
（2000年5月1日ⅩⅩ省第七届人民代表大会常务委员会第五次会议通过）
ⅩⅩ省第七届人民代表大会常务委员会第五次会议决定：ⅩⅩ省第七届人民代表大会第二次会议于2000年Ⅹ月上旬在Ⅹ地召开。
⒊通知
㈠定义及特点
通知是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文。它具有下列三个特点：
（1）、适用范围的广泛性。在所有的公文之中，通知的适用范围最为广泛，上至高层机关，下至基层单位；
大到全国范围类的重大安排，小到一个单位内部告知一般事项，都可以用通知行文。
（2）、文体功用的晓谕性。通知总是有所告晓，有所要求，即包括“晓”和“谕”两重功用，或告诉人们
有关事项，或要求办理，遵守执行。
（3）、知照事项的时间性。在所有的公文中，通知的时间性最强，通知事项或要求办理的事情，往往都有
很强的时间要求，即使是规定性通知，也不像其他规范性文件具有较长期的时效。
通知是一种使用范围较广的公文。从内容性质上看，可分为批示性通知、指示性通知、一般事务性通知和会议通知四种。
㈡通知的写法
通知一般由标题、主送机关（发送部门）、正文、落款和日期构成。
（1）、标题：通知标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、
“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。非正式文件处理的一般性通知，标题可直接标出文种。
（2）、主送机关（发送部门）：在标题下、正文前顶格写受文机关（发送部门）或个人。
（3）、正文：通知正文包括通知的原由、同志事项、通知要求三部分，不同类的通知其正文的写作有所不
同。
发布性通知的正文一般较为简单，写明发布的意义和目的，提出执行的要求。如果在题目和正文中
已指明所发布的文件名称，也可在正文后不再注“附件”的字样，直接将发布的文件附在通知后即可。
指示性通知的正文包括两部分。开头部分写明通知的原由，可以写当前存在的问题，发本通知的意义，也可以写：“特发本通知”或“特发通知如下”转入通知的内容。通知的内容大多采用分条列项法，具体的提出要求和措、办法。指示性通知一般不单独结尾，以正文的饿完结而结束。
会议通知的正文要具体全面。一般包括：召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议的内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报道的时间及地点、与会人员所要携带的文件材料、其他要求事项等内容。
任免通知的正文比较简单，只写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员具体职务就可以了。
（4）、落款和日期
在正文的右下方写上发文机关名称和发文日期。
写通知一忌罗嗦，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒暄。通知是一种简洁明确的公文，决不能用写私函的方式来写通知。
例文： 通 知
发送部门：各部门/分店 编 号：RS-2004-041
发出部门：人事行政部 保密级别：平级文件
传阅范围：相关人员 执行日期：2004-05-01
张贴时间：生效后半个月 保存时间：失效后保存一年
主题：加强行政后勤用品管理
针对现阶段公司一些部门/分店在办公、康乐、饭堂、宿舍用品的申购、领用及报销方面存在的实际问题，为加强控管、提高效率、节约资源、避免不必要的浪费，特作如下规定：
1、公司所有办公用品（办公文具及表单、办公桌椅、电脑、办公空调等）、康乐用品、饭堂用品、宿舍用品的申购必须经人事行政部复核后，方能交由物品管理部门审核，严禁绕开人事行政部直接申购。如部门/分店《物品申购单》或相关申请书上没有人事行政部签核而私自购买的，采购费用自理。
2、办公用品申领必须在每月25日前由各部门/分店统计出下月所需办公用品的类别与数量，经部门负责人签核后交总部/分店人事行政部统一申购与发放。
3、所有饭堂、宿舍用品由于无法修复使用需更换的，在写《物品申购单》或申请书时，必须附带同等数量物品的《财产报废/出售处理申请表》，否则，一律视为无效，不予审批。
4、所有用品的发放与领用，总部/分店人事行政部必须要有详实的记录，并经直接使用或管理责任人员签名（附表一）后存档。临时补充申购，总部/分店人事行政部只在每周一受理，其它时间不予受理。具体权限参照总经办发：物品申购、申领及费用申请流程--JR-WI-GMO-001（A）。
5、凡办公、康乐、饭堂、宿舍用品购买费用报销的《支出证明单》上未有总部/分店人事行政部签具证明的，财务部一律不予报销。
6、每月最后一天，总部/分店人事行政部务必将本部门/分店该月办公、康乐、饭堂、宿舍用品进行盘点，盘点表（附表二）于下月1日上传或转至总部人事行政部审核。凡贻误工作的，将对相关责任人作出扣分处罚。
请各部门/分店在收悉此通知后认真宣导执行。
公司提倡勤俭节约的美德，让我们一起行动起来！
特此通知
第二节 公布性文件
⒈通告、公告
（1） 公告、通告的含义和作用
公告的发布者一般是国家立法机关或行政领导机知，具有较强的权威性，有些还有强制性。公告
的常受文者十分广泛而笼统行文关系不十分明确，原则上可以称为下行文。
通告的发布者通常是国家机关中的业务（职能）部门，也可以是基层单位、群众团体。行文关系
既可以是下行文，也可以是平行文。
根据公告的内容和性质，公告大致可分为知照性公告、发布性公告、事项性公告和强制性公告等
几类。
知照性公告通常用来公布重大事项，但和事项性公告相比则没有需要遵守的规定和要求，只有知
照性的意义。
发布公告通常用在发布法律、法令、法规和其他重要法律公文的使用。其性质、内容和形式，都
同发布命令相似，不同的是公告发机上的法律和文件通常更为重大，如发布《宪法》的公告等。
事项性公告需要社会和群众广为周知和公务事项，并提出规定和要求。
强制性公告除需广泛的周知外，还带有强制性的执行要求。
根据通告的内容和性质，大致可分为事项性通告和强制性通知两类。
事项性通告用于向一定范围内的单位或个人发布应当遵守或周知的事项。这类通告的性质和正文
形式基本上同事项性公告相似，但其发布机关多为业务（职能）部门或基层单位，发布范围较公告要小。
强制性通行用来向机关单位和个人发布应该在特定范围严格遵守执行的规定和要求。这类通行中的规定和要求大多是围绕着保证某个问题的解决或某一事项活动的正常进行而制定。
2．写法及要求
公告的内容单一，篇幅也较简短。标题常有三种形式：由发文机关、事由、文种组成；由发文机
关、文种组成；只由文种这一要素组成。
公告的正文，要简明扼要地写出公告的依据、公告事项。要求开门见山，行文庄重，用词准确，
语义清晰，不加议论，简明了。重要的公告在落款日期后面，还要写上副部地点，以示慎重。
通告由标题、正文、落款和日期构成。
（1）、标题。通告的标题有三种写法：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是事由和文种构
成；三是直接标出文种，这种通告一般用于内部张贴。
（2）、正文。通常正文由通告原由、通告事项、通告要求三部分组成。
（3）、落款和日期。发文机关和日期一般标于正文后右下方。如果标题中已标有发文机关，正文后只
签署日期。也有的通告将日期写在标题下的括号内。
例文：
中华人民共和国人民大会公告
（第二号）
第八届全国人民代表大会第一次会议于1993年3月27日选出：
中华人民共和国主席 江泽民
中华人民共和国副主席 荣毅仁
现予公告
中华人民共和国第八届全国人民代表大会第一次会议主席团1993年3月27日于北京。
⒉通报
㈠什么是通报
通报是党政机关和社会团体把工作情况、经验教训、好坏典型事例以及具有典范、指导、教育、警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种。
㈡通报的种类
（1）、表彰性通报。用于表扬先进人物和先进集体的事迹，总结成功的经验，宣传好的典型.这类通报篇
幅比较长，可以分节叙述通报的主要内容和目的。正文一般由通报事由、通报事项和总结出来的经验以及表彰决定等部分组成，有时也有对受文者原则要求。
（2）、批评性通报。用于批评错误，通报事故或反面典型，归纳教训，教育他人引以为戒的通报，这类通
报的正文结构同表彰性通报相似，但通常通报事项的具体叙述较略，内容以议论为主，突出结论和对受文者的要求。
（3）、事项型通报。这类通报一般传达情况、沟通消息，互通情报时使用。又分为专题通报和综合通报两
种。专题通报是指一件事情、一个情况的演变过程进行概括和叙述；综合通报则是就几个方面的情况或一段时间的形势发展的概括与分析。这类通报的写法较为灵活，关键要抓住重点，这类通报一般对开展工作的指导作用，一般不下结论，只是以事实说明问题。
㈢通报的写法
（1） 表彰和批评通报的写法
表彰和批评的通报，都是通过对典型事例的通报达到教育人的目的。通报的正文一般包括通报原由、事实、分析评价、决定和经验教训等几个部分。
① 通报原由。在较长通报开头几句话概括通报的核心内容，一般写事件的主要结果和对事件的总
评价。较短通报一般没有这部分，直接写通报事实。
②
③ 通报事实。这部分重点写清先进或错误的主要人员、主要事实经过、情节、结果及有关数据。 对事实进行实质性分析评价。这是对事件的认识，要指出其先进性和错误的性质，对人或事做
出中肯的评价，便于人们认识和领会通报的精神。
④ 分析从典型事件事例中学习的经验或吸取的教训，由典型引申到普遍，最后针对现实提出一般
性的要求或号召。
（2）、事实性的通报写法
事实性通报首先写明通报情况，对主要情节进行客观叙述，注意把人物、时间、地点、事件、结果写清楚。其次，要写明发文机关的意见和要求，可以在对客观事实分析基础上作出。
（3）、撰写通报注意事项
① 行文要及时。通报的时间性强，以指导当前的工作，否则就不能起到良好的教育作用。
② 事实要真实、典型。
③ 详略要得当。
④ 要突出教育性，注意掌握政策。
第二节 陈述呈请性文件写作
⒈申请书
㈠申请书的特点和作用
申请书是个人、单位、集体向组织、机关、团体、领导提出要求实现、满足自己的希望、要求的一种文体。申请书的使用范围非常广泛。个人对党、团组织要求参加党团组织可以写申请书表达愿望；下级在工作、生产等方面对上级有所要求，也可写申请书表达。总之，几乎涉及到工作、生活的一切方面都会使用到申请书。
㈡申请书的写作
（1）、格式
申请书通常有固定的格式，其内容包括以下几个部分：
① 标题。在申请书的第一行正中写申请书的名称，一般只写“申请书”三个字就可以了，有的
则写出内容的主旨，如“入党申请”“、“申请调换工种”等等。
② 称呼。称呼也叫“抬头”，就是在标题下空一行顶格处写出接受申请书的组织、机关、团体、
单位、领导的名称。称呼后用冒号。
③ 正文。正文是申请书的主体，在称呼下一行空两格写起，正文部分要写明申请的事情和理由。
如果内容和理由较多，特别是申请的事情有几样的话，每件事情都要分段写，以使面目清楚，
不致混合错漏。
④
⑤ 结尾。结尾部分往往是表示礼节和恳切的愿望，‘如此致敬礼“、”“恳请批准“等字样。 署名和日期。在结尾下一行的靠右写上申请人的姓名或单位名称，如是单位，要盖公章。在
署名后面写上写申请书的日期。
㈡写申请书的注意事项
① 申请的事情，要求的情况一定要写具体、写仔细，有的细节也要写明，数字更要具体、准确。 ② 申请的理由，一定要实事求是，不能虚张和杜撰，就是实在的理由也要说充分，说具体。特别注
意的是，一些无关紧要的，不起作用的所谓“理由“，还是不讲的好。
③ 申请书的语言一是要准确，二是要朴实，三是要简洁明了，四是要恳切。
例文： 办理暂住户口的申请书
居委会领导请转ⅩⅩ派出所：
我的内弟ⅩⅩ，系ⅩⅩ省ⅩⅩ县ⅩⅩ乡待业青年。职中文化程度，现年19岁，未婚。他来本市，
经ⅩⅩ厂招聘为合同制工人（电工）。该公司无住房，暂住我家，特申请办理暂住人口登记户口手
续。（俯身份证复印件），请准予登记。此致
敬礼！
上海市中山路ⅩⅩ号住户
张ⅩⅩ
Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日
⒉工作总结
㈠总结的含义
总结是作为一种回顾与思索的手段。当做了一个阶段的工作或完成了一项任务之后，进行回顾、检查和研究，找出经验、教训，并把它条理化、系统化，写出一些规律性的书面材料就是总结。
㈡总结的作用
（1）、积累经验、提高认识、改进工作；
（2）、鼓舞教育群众，调动群众的积极性；
（3）、交流信息、汇报工作、提供经验；
（4）、加强科学的管理、提高干部素质。
㈢总结的种类
（1）、按内容可分为综合性总结和专题性总结。综合性总结也叫全面总结，准体性总结也叫经验总结。
（2）、按时限分为全过程总结和阶段性总结。
（3）、按功用分汇报工作总结和侧重推广经验总结。
（4）、按范围分单位总结和个人总结。
㈣总结的写法
根据总结的内容和写作特点，总结的写法不拘一格，常见的有条文式、小标题式和贯通式三种
（1）、条文式，即将总结的内容性质和主次轻重逐条排列，行文简要。
（2）、小标题式，就是正文部分按照逻辑关系，分为几个小标题，逐层深入的进行总结。这种写法条理清
楚、一目了然。
（3）、全文贯通式，是为了前后贯通，可以不列条款，不分章节，按时间或事物发展顺序，全文贯通，一
气呵成，报刊上发表的关于工农业方面的总结，一般采用此写法。
总结一般由标题，正文，署名和日期三部分组成。
（1）、标题；总结的单位和总结的内容，一般都通过标题总结出来，给读者以鲜明的印象。有些标题虽未
写明“总结“字样，但本身就体现出总结的性质。总结的标题不同于其他文体，他一定要标明时间及概括写明总结的内容。
（2）、正文：这是总结的中心部分，一般有以下几个方面的内容：
① 基本情况概述。首先简略的记述所要总结内容的基本情况，包括生产、工作、学习的时间、地点、
过程等方面，必要时，还应介绍背景，这可给读者总体的认识。
② 主要成绩、经验。这是全文的主要内容和重点，也是总结的目的所在。要对成绩和经验进行细致
的分析，并把感性认识上升到理性认识的高度，从中找出规律性的东西。
③ 存在的问题和教训
④ 今后努力的方向
（3）、署名和日期
一般在正文的右下方写明总结的单位（或个人）和年月日，也可以在标题下面署名。这是写总结不可缺少的部分，是今后开展工作的重要依据，不可忽视。
⒊工作计划
㈠计划的含义和作用
计划是根据党和国家的方针、政策，上级指示精神和本单位或个人的实际情况，预先规定的一
定时期内的生产、工作、科研或学习的指导思想，具体任务或要达到的目标，以及完成指标的进度和措施。
古语说‘凡事预则立，不预则废“。如果想出色的完成某一项工作，必须事先有一个周密的计划，明确”做什么“，”怎么做“、”什么时候完成“。这样，有了明确的奋斗目标，行动就有所遵循，从而避免了盲目性和被动性，做到胸中有全局，行动有步骤。
㈡计划的种类
计划的种类划分，常见的有两种；
（1） 根据内容划分，有生产计划、工作计划、教学计划、财务计划，学习计划、科研计划等。
（2） 按时间分，有年度计划、季度计划、月份计划、周计划等。
㈢计划的写法
通常由标题，正文和落款三部分组成
（1）、标题，包括制发单位、时间限段语、事由和文体几部分组成。事由要标明是“工作计划‘还
是“生产计划”或者其他计划，时间限段语是计划适用的时限范围，一般四者俱全。
（2）、正文，一般先扼要的说明制定计划的原由、根据，对完成任务的主客观条件作些分析，说明
完成该计划的必要和可能性。接着写具体内容，即在什么时间内完成那些任务并写出完成任
务的步骤和方法，最后写结尾语，提出重点或强调有关事项并发出简短的号召。
（3）、签署及落款，写出制发单位和日期。如在标题中已注明制发单位和日期着，不再写。
第三节 会议文件写作
⒈会议记录
㈠什么是会议记录
会议记录是一种配合会议的召开而使用的一种文书，他是记录会议的组织情况、议程、内容等基本情况而形成的书面材料。它是反映会务活动的重要材料，是传达、贯彻、执行会议精神的依据。会议形成的饿会议记要都要依会议记录为蓝本
㈡会议记录的种类
会议记录一般可分为摘要式会议记录和详细会议记录，但这种分法有相对的意义，任何详尽的记录都非有言必录
㈢怎样写会议记录
会议记录通常采用专用记录稿纸记录，一般包括两个方面：
（1）、会议的基本情况。会议记录的第一部分包括会议名称、时间、地点、出席人数，缺席人数、列席人、
主持人，还有记录人。
（2）、会议内容。包括议题、讨论过程、会议发言或讲话的内容，传达的问题或作出的决议等，会议记录
结束时，一般无特殊规定，习惯上另起一行写“散会”“完”“结束”字样，以为标示，会议记录的基本要求是真实、准确、耳灵手快、会后及时整理。
例文：
李家沟矿区行政办公会议记录
时间：2000年6月28日
地点：矿区办公楼会议室
主持人：程方主任
参加人：矿区主任刘ⅩⅩ，劳资科长赵ⅩⅩ，。。。。。。
会议议题：
（1） 二季度奖金发放办法；
（2） 自然减员招工方案
（3） 有关人员的调动问题；
（4） 对违反劳动纪律人员的处理问题
会上达成的协议：
（1）、矿区二季度奖金按Ⅹ总公司1999年1月制订的《奖金发放办法》第六、七条办。
（2）、这次自然减员招工，招收1965年以前参加工作的职工的子女，并实行文化统考，择
优录取的办法。
（3）、同意刘祥同志以父母身边无人为理由，调往Ⅹ厂工作。
（4）、对矿工胜利无故矿工三天的行为，责成劳资科在全矿区内给予通报批评，并扣发矿
工工资及当月奖金。
李家沟矿区办公室（盖章）
2000年6月28日
⒉开幕词、闭幕词
㈠开幕词、闭幕词有什么特性
开幕词的特性
（1）、宣告性。宣告性就是在开幕词中郑重的宣告会议开幕，给会议造成一个隆重的气氛。
（2）、提示性。提示性就是在开幕词中明确交代会议的议程，扼要说明会议的开法，原则，交代会议的主
要精神，起到点题的作用。
（3）、指导性。指导性就是在开幕词中阐明会议宗旨，提出会议任务，提出会议任务，说明会议目的及指
导思想和重要意义。
闭幕词的特性
（1）、评估性。要对整个会议作出总的评价，恰当的肯定会议的成果，正确评估会议的深远影响。
（2）、总结性。通常要概括会议的进程，如完成了哪些议题，做了哪几件事情，每项议题，每件事情又有
什么重要意义和作用，以及今后的任务是什么等。
㈡写闭幕词应注意写什么
（1） 跟踪会议进程，掌握会议的全面情况，搜集会议的主要文字资料。
作者要从会议开始就做好准备，尽早构思，适时动笔，不一定要等到会议结束再写，那样会影响写作质量。
（2）、从会议实际情况出发，紧密结合中心议题进行阐述，不能游离主题泛加议论。
（3）、补充会议内容，适当深化和发挥，但必须写与会议议题有关的事情。
（4）、高度的综合概括，富有鼓动性和概括力。
会议已近尾声，不必重复议论。无论是总结结果，还是提出要求，都应简洁明了，点到为止，不要拖泥带水，切忌画蛇添足。同时，行文要贯注热情，号召有力，语调激昂，使会议在高潮中结束。
第四节 商务、商贸性文件
⒈合同
㈠合同的含义及特点
合同，是指两个或两个以上当事人为共同达到某一目的按照法律规定，就确认各自的权利和义务而达成的一种协议，根据《中华人民共和国合同法的规定》，合同是指平等民事主体的法人、其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户之间，为实现一定的经济目的，明确相互的权利义务关系而订立的合同
㈡合同的写法及要求
根据《合同法》的规定，合同除及时清洁外，必须采用书面形式，书面形式的合同主要有条文式和表格式两种，其内容一般由以下几个部分组成：
（1）、标题
合同的标题即合同的名称，需要写明合同的性质，如“借款合同”、“房屋租赁合同“。有的标题中还需要写明标的物，如”ⅩⅩ产品购销合同“、”农副产品购销合同“等。
（2）、双方当事人的名称
书写签定合同双方当事人的名称，应当按营业执照上核准的名称写，要写全称，不能写简称，
更不能写别人不了解的代称、代号。当事人的名称也能简称甲方、乙方。这种称谓不仅不便于
行文表述，而且容易引起歧义。应统一按照合同文本格式的规定书写。如“工矿产品购销合同
“中，称当事人为供方和需方；“财产租赁合同”中为出租方和承租方；“仓库保管合同”中则
为存货方和保管方等等。
（3）、正文
合同的正文一般包括以下几个方面的内容：
① 双方签定合同的依据和目的。首先交代签约的目的，说明签约的原则。行文要简明扼要，一目了
然。
② 双方协商一致的内容。这是正文最核心的内容，应写明根据法律规定的，或按合同性质必须具备
的条款。以及当事人的一方要求必须规定的条款。这些条款是合同成立必不可少的内容，也是当
事人双方履行合同的依据。根据合同法及有关条例的规定，合同应具备以下主要条款：
第一， 标的。标的是合同当事人双方权利义务共同指向的对象。
第二， 数量。数量是指标在量的方面的限度，是标的的计量，是以数字和计量单位来衡量标的
的尺度。
第三， 质量。质量是指合同笔哦的的内在素质和外观形态优劣程度的标志，是标的适用一定用
途，满足人们需要的特征。这是合同中一项重要的条款。
标的质量的衡量标准，应根据合同标的不同而区别对待。产品和工程质量可以根据其自
身的物理、化学、机械和工艺性能等方面特征来判断。对产品、包装和工程质量，一般
均制定技师技术标准。有国家标准的按国家标准执行；国家标准和专业标准都没有的，
可按批准的企业标准执行。劳务质量可根据劳务成果的优劣、服务态度的好坏来判定，
有的可根据行业性的规定执行，有的可根据双方当事人双方商定。
第四， 价款或酬金。合同中的价款或酬金，是取得合同标的的一方当事人向对方支付的用货币
数量来表示的代价。
价款，一般是指对提供财产的当事人支付的与所提供的财产相当的货币
酬金，是对提供劳务或完成一定工作的所给付的报酬金额。
第五， 履行期限、地点、方式。履行期限，是指一方当事人履行和合同义务，另一方当事人接
受履行，合同双方当事人实现权利、履行义务的时间界限。它是确定合同当事人是否按
时履行的客观标准。当事人只有按时履行合同，才能及时满足对方的需要，达到订立合
同的最初目的，保证社会经济生活的正常运行。
合同履行期限应根据各类合同合同的不同特征而定。如购销合同供方的履行期限是指交
货日期，建筑安装工程承包合同承包合同方的履行期限指工程开工到竣工交付使用的起
止日期等等。在订立合同履行期限的条款时，必须明确具体，要写明月份，有条件和有
季节性的，要规定锝更具体，如月、日等。文字表述要准确，不应使用容易引起歧义的
字句。
履行地点，是指当事人一方按照合同约定义务，另一方接受履行的地方。
第六， 违约责任。违约责任是指当事人一方或双方，由于自身的过错造成合同不能履行或不能
完全履行，应按照合同约定而承担经济责任。在合同中规定违约责任，目的是为了维护
合同的严肃性，督促当事人严格履行合同，加强当事人履行合同的责任心。
第七， 根据法律规定或按合同性质必须具备的条款，以及当事人一方要求必须规定的条款。
凡法律明确规定合同必须具备的条款，在签定合同时，必须明确订立。如借款合同，有关
法规要求在合同中必须明确规定贷款用途，目的是为了按计划使用贷款，把有限的资金用到急需的地方去。
（4）、尾部
合同的尾部一般包括：双方当事人签章；签定合同的日期；如果需要双方部门主管部门证
明或公证、签证的，要由有关部门写明意见，并加盖公章；合同的正、副本份数及合同的
有效期限。
第四章 怎样写好公文
前四章我们学习了公文的一些基本常识，也重点了解了部分常见公文的书写格式，但作为一个好
的办公室从业人员，仅仅了解公文的写作格式是远远不够的。就好比扎一个漂亮的风筝，我们用精美的竹片扎好了一个风筝的骨架，但是，如果没有学会怎样选择美丽的彩纸为它定身，那么，它永远只是一个风筝骨架，再漂亮也飞不上天，因此，学习公文写作，我们还要进行一些“定身‘的招数。本章将着重进行写作技能方面的学习。
怎样才能写好公文呢？
第一节 公文的书面语体
现在的公文语体，建立在白话语体基础上，既具有与其他体裁用语的共性，又形成与一般文章不同的特点。
⒈词语
公文用语必须规范、凝练、概括、简洁、周严。
公文写作应该以规范的书面白话为基础，一般不用口语、方言、俚俗语表述。公文中的词语应概念清楚，有严格的限定；含义准确，已约定俗成。如凡、皆、审核、管辖、惩戒、事宜、量力而行、概不追究、统筹兼顾等词语，均无二义。对于多义词，则少用喻义、引申义、尽量采用其直接意义，使词义通晓，理解统一，不致使阅文人曲解、误会。
公文中许多凝练词语是沿袭历代文言，具有特定的含义，很难用同义白话替代，而言简意赅，易为人
们领会、理解、形成专门语。经长期使用、淘汰、选择，已趋于定型，使用位置也比较固定。例如： 开头词：近查、根据、兹因、遵照。
称谓词语：本部、贵司、该单位。
请示词：拟请，恳请、特请。
询问词语：当否，如无不妥，是否可行。
表态词语：业已颁发、寸案备查、遵照执行，参照办理。
结尾词语：特此报告、为何、为要，此布、此令。
公文中多用概括词语。从而使即定范围内的事物内的事物全部纳入。对专门领域，公文仅采纳其范围广泛但程度浅显的行业用语，以照应公文推动相关公务的用途和兼顾不同类型读者的需要。
公文用语简洁，大量运用联合短语作主语或谓语、宾语。如，“积极会同工商、税务、审计、监察、公安等部门，对各类营业性演出活动进行有效的监督、检查和管理“。公文中常用”的“字结构词组来省略所表述对象的中心词，以趋简要。
⒉修辞
文书以实用为目的，主要表达方式是叙述、议论、说明，不要求抒情、描写，不追求语言的艺术化，不用或少用夸张、婉曲、比拟、含蓄等积极修辞手段，为使语言明白、通畅、秘密，主要采用消极修辞。 消极修辞并不意味着不讲究词章，不追求语言美，而是不凭借华丽辞藻，以质朴流畅的语言明确的叙事表意，于平淡中见神采，显示精练美、平直美、朴实美。因此说“文章不难于巧，而难于拙，不难于曲，而难于直，不难于细，而难于粗，不难于华，而难于实。“
为增强文章气势，显示事理程度上的差异，也常适当运用排比、对偶、反复等修辞手法，在缜密、严谨上下工夫。
⒊语法
公文写作必须遵守语法规则，格式结构完整，必要的主、谓、宾语和附加成分完备，单、复句分清，若违背语法规则，就会出现文理不通的现象，影响对思想、内容的表达。公文行文讲究简练，但不能太简。 公文句类主要使用陈述句和祈使句，用于直接、明确的表示：是什么，不是什么；是怎样，不是怎样；做什么，不怎么做，应怎样做，不应怎么做。句型多用主谓句，规章制度非针对特定收文的，也常使用无主句。为避免歧义，多用完全句，少用省略句，即使用也是承上省略，以使不言自明。
⒋节奏
为增强公文的感染力，往往通过句式的长短来显示出节奏，以蓄文势。现行公文还运用多种标点符号，将并义列排，勿使错置；近义辨析，勿使纠缠；同义集中，勿使分离；反义区分；勿使混淆。
公文的用语表达还应慎重。不同的公文使用不同的语势。命令、指令措辞庄重、强硬、语气明确、肯定。指示、计划等确有伸缩性，一般不用决定肯定的语气。布告、通告、公告则要求明白晓畅、通俗易懂。章规条规、契约、条据则要求措辞精确、语意精密、无懈可击。
第三节 怎样写好公文
⒈提高政策水平
就某种意义上讲，公文的撰写过程，即是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程，所以需要写作者有较高的政策水平。如果是企业内部公文，则要求对公司的各项管理制度、公司的经营理念、企业文化等具有较深的理解。
⒉知识领域宽阔
公务活动涉及社会各方面，因素复杂多样，所以要求撰写者具备多方面的知识，否则就不能适应公务活动的需要，很难设想，一个知识面很窄的撰写者能写好公文。
⒊业务知识精通
公文是为了解决生活中、工作中的实际问题而撰写的。每个单位、部门都有自己的业务要求，只有
熟悉了有关的情况，在写作时才能把事情叙述清楚，把道理将明白，把要求提明确。
⒋要有写作基本功
应用写作虽有自身的特点和格式，但又必须遵守一般文章的写作规律，提炼观点、选择材料、安排结构、锤炼语言、起草修改，以及根据目的内容采取各种写作方法。因此，要求公文撰写者要有一定的写作功底。
⒌要有逻辑思维
公文写作是以逻辑思维为主，是在认识过程中借助于概念、判断、推理去反映现实，用科学抽象概念揭示事物本质，表述认识结果，因此，需要有较强的逻辑思维。
公文写作教程
目 录
第一章 公文的基本常识
◇公文的概念------------------------------------------------------1
◇公文的作用--------------------------------------------------------------2
第二章 常用公文的写作规范
第一节 常见的公文分类-----------------------------2-3
第三章
第二节 规范性文件写作 ◇ 制度----------------------------------------------------3-4 ◇ 细则----------------------------------------------------4-5 ◇ 守则----------------------------------------------------5-6 ◇ 规划-------------------------------------------------------------6 第三节 领导指导性文件写作 ◇◇指示------------------------------------------------------7 ◇决定------------------------------------------------------7-8 通知------------------------------------------------------9-11 第四节◇ 公布性文件写作 ◇公告、通告--------------------------------------------11-12 通报-----------------------------------------------------12-13 第五节 陈述呈请性文件写作 ◇◇ 申请书-------------------------------------------------13-14 ◇工作总结-----------------------------------------------14-15 工作计划-----------------------------------------------15-16 第六节◇ 会议文件 ◇会议记录-----------------------------------------------16-17 开、闭幕词-----------------------------------------------17 第七节◇ 商务、商贸性文件 合同-----------------------------------------------------17-19 怎样写好公文 第一节 书面公文的语体---------------------------20 第二节 怎样写好公文------------------------------21
第一章 公文的基本常识
第一节 公文概述
公文的概念：公文是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。
·公文分类
⒈从公文的性质分
公文有党内公文、行政公文、社会团体公文及各企事业单位公文等。
⒉从公文的来源分
公文可分为收文和发文两类。收文是外机关发送到本机关的文件。如上级部门发来的指示、通知；下级机关报送的报告请示等。发文是由本部门制发的文件。一部分是发送给需要用他进行工作联系的外单位或部门，一部分是下发给本部门内部使用的。
⒊从公文的行文方向分
公文可分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级机关向他所属的上级领导部门发送的文件，例如：请示、报告、申请等。下行文是指上级领导部门对下属部门的发文，例如指示、决议、通报、通知等。平行文是指同级部门或不相隶属的部门（即没有领导或业务指导关系的部门）之间来往的文件，例如：联络函等。
⒋从公文发送与处理的时间要求分
有特急件、急件、平件三类。
⒌从公文内容的机密程度分
公文可分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。绝密公文指含有最重要的国家秘密，泄
露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文；机密公文是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文；普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。 •公文的特点
公用文书和其他实用文体比较，具有四个鲜明的特点：
⒈公文的内容具有鲜明的政治性和高度的思想性
公文，无论是政府机关的公文，还是各企事业单位的公文，都直接反映领导阶层的意向，是领导阶层立场宣扬的阵地。
⒉公文具有特定的作者
公文是特定作者在特定的权力范围内代表制发部门所发放的文件。所以具有权威性，有着行政领导
和行政指挥作用。公文的这一特点，是任何其他文字材料都不具备的。
⒊公文的写作具有特定的格式
因为公文具有的政治性和导向性，所以公文的写作必须严谨、绝对不能够随心所欲。他像普通应用文一样，各类公文都有特定的格式。
⒋与其他应用文相比较，公文没有专业特性，因此不分行业和地区，所有机关、团体、企事业单位都能使用，也都要使用，是目前使用范围最广的一种文体。
第二节 公文的作用
⒈领导和指导作用
公文的内容反映领导阶层的工作意图，所以具有领导和指导工作的作用。这种作用在下行文中最能得到证明，像嘉荣公司总部对各分店发放的通知，一方面是要求下属分店按照通知内容执行，达到令行禁止的效力。另一方面，又是总部对分店管理的工作指导。
⒉宣传和教育作用
公文既是推动工作的工具，也是对广大群众或属下员工进行宣传教育，使他们提高认识，与公司管理思想达成一致的武器，所以公文虽然与报纸、图书上的宣传材料不同，但也具有一定的宣传教育作用。 ⒊联系和关照作用
企业内部各部门统一起来，构成公司的组织架构。一方面，各部门有着自己各自的权限范围。另一方面，为维持整个公司的正常运转，又需要各部门之间相互配合，相互促进。这种相互之间的关系，包括上下之间的纵向联系，也包括各同级部门之间的横向联系，这种联系的纽带之一，就是公文。
⒋依据和凭证作用
公文反映了制发机关的意志、愿望和要求。收文机关要贯彻落实这一意图，就必须以公文作为依据，根据公文的内容要求展开工作，处理问题。一方面，上级机关所发的公文对下级机关来说，无疑都是工作依据。另一方面，下级机关所发的公文，如请示、报告、申请等，对上级机关来说，同样也有依据作用。上级机关就是根据这些上行的公文来了解下情，作为制定正确决策的参考依据，或作为针对答复性问题、指导具体工作的凭据。
⒌规范和制约作用
公文作为国家或企业处理行政事务的重要工具，其权威性和特定性赋予了它以规范和制约人的行为和活动的作用。像作为一家企业的各项规章制度、守则、条例等等，所起的最重要的作用也就是规范和制约作用。
一份公文主要起什么样的作用，视公文的类别而定，但任何一份公文决不是仅仅起某一单一的作用，而往往是同时起着几种不同的作用。
第二章
常用公文的写作规范
第一节 常见的公文分类
常见的公文体裁和格式有很多种，按照公文发放对象分可以分为：
⒈规范性文件
规范性文件包括：制度、章程、规程、办法、细则、评估、规定、守则、规划、规则、公约等 ⒉领导指导性文件
领导指导性文件包括：批复、批示、命令、指令、办法、函等
⒊会议公文
会议公文包括：会议提案、会议提纲、会议纪要、会议记录、开幕词、闭幕词、演讲稿等
⒋陈述呈请类文件
陈述呈请类文件包括：申请书、请示
⒌公布性文件
公布性文件包括：通知、通告、通报、公告、倡议书、公约、条约等
⒍商务商贸性文件
商务商贸性文件包括：合同、协议、申请报告、招标书、投标书、项目建议书等
按照公文的体裁分可分为：行政公文、通用公文、会议公文、社交文书、民事文书、商务公文、商贸文书、法律文书、广告启事、新闻报道等。
第二节 规范性文件写作要求
⒈制度
-（1）、制度的涵义
制度是党政机关和企事业单位常见的规范性文体之一，它要求有关人员遵守和执行用于机关或部门对某项工作和某方面活动提出规定的要求。它应用广泛，各方面的工作都可以有它的制度，如办公室制度、财务制度、文书工作制度等。
（2）、制度的基本类型和特点
根据不同的标准，可作多种分类。
㈠按内容分，有工作、生产、学习等制度。
㈡按范围分，有国家、单位、个人等制度
㈢按时间分，有长期、短期制度
㈣在经济管理方面，人们常用的有生产岗位责任制和工作岗位责任制。这两种制度都是将责任与制度结合在一起的。是责、权、利在一个岗位上的有机结合。可以使干部群众责任明确，责任具体，从而增强人
们的责任感。
制度的主要特点：
㈠规定性。即制度按照所涉及的事物的性质、范围，限定人们可以做什么，不可以做什么；可以怎样做，不可以怎样做，用以规范人们的行为。
㈡程序性。即要求人们做某种事情时，必须按照一定的规则程序、发放进行。像公司的流程、人事制度、防损制度等。
（3）、制度的写法
㈠标题及题下的标示。标题由发文机关、事由和文种类别（制度）三部分组成，但很多时候标题中省去发文机关，只写事由和文种。发文机关、发布日期写在标题下，并用括号标注。
㈡正文，一般分三部分写；
Ⅰ、写明制发制度的原由，用“特制定本制度承上启下；
Ⅱ、写名各种具体条文；
Ⅲ、写实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容。
视其内容看是否分章写。写制度的文字必须明白易懂、具体准确、切忌重复和写无用的话。
例文：
用电管理制度
（χχ厂2000年10月5日发布）
第一条 为了合理利用国家电力资源，充分发挥用电设备潜力，达到经济、安全、合理、节约用电的目
的，特制定本制度。
第二条 加强用电管理，严格用电制度。实行内部合同制，每月根据生产、工作任务把用电指标下达到
各车间、部门，做到日清、旬结、月考核，实行节奖超罚，充分调动各部门的积极性。
第三条 …….
⒉细则
（1）、细则的涵义
细则，也是应用比较广泛的规范性文件之一，它是为已颁布的制度、规定、条例等做出具体说明和阐释的文体，一般为贯彻执行一定的制度规定而定。
（2）、细则的写法
㈠标题，常常写事由和文种（细则），发文机关和发布日期在标题标出，如果属会议批准通过的，要用括号在标题下另外注明“某年某月某日会议批准（通过或修订）“
㈡正文，根据内容的复杂程度而定，复杂的要分总则、分则、附则或章节来写；简单的直接分条列 即可。一般正文分三部分来写：先写发布的缘由，次写具体内容，再写明实施机关、生效日期，解释权等。
⒊守则
㈠守则是机关、团体、企事业单位根据本单位本部门的具体情况，面对全体成员公布的一种应自觉遵守的道德规范和行为准则。守则除了使用于各行各业人们的道德行为规范之外，还常常适用于具体操作规范，如《实验室守则》等，其主要特点是有明确的使用范围和较强的针对性。守则的分类，有用于工作行业的守则，如《全国职工守则》；有用于设备操作的守则，如《车床使用守则》；有用于生产工艺的守则。 ㈡守则的基本格式和写作要求
守则一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。
（1）、标题。由守则的执行对象即受文人加文种组成。
（2）、正文。将有关的要求（包括应该做的和不应该做的）内容以条为序依次写明。
（3）、署名和日期。一般写在正文右下方，也可以写在标题之下，用括号括起来。还可以不加署名和日期。
写守则的基本要求是：
（1）、条款应明确、具体、通俗。
（2）、因守则是职工、学生自我教育的一种形式，所以要通过群众酝酿讨论。
（3）、条文不可多，以便于记忆和检查。
例文
全国职工守则
一、热爱祖国，热爱共产党，热爱社会主义。
二、热爱集体，勤俭节约，爱护公物，积极参加管理。
三、热爱本职，学赶先进，提高质量，讲究效率。
四、努力学习，提高政治、文化、科技、业务水平。
五、遵纪守法，廉洁奉公，严格执行规章制度。
六、关心同志，尊师爱徒，和睦家庭，团结邻里。
七、文明礼貌，整洁卫生，讲究社会公德。
八、扶植正气，抵制歪风，拒腐蚀，永不沾。
⒋规划
㈠规划的含义及其同计划的区别
规划是一种用于制定比较全面的、长远的、带有发展性计划的文体。
规划与计划的区别是：
（1）、从内容上看，规划比较全面、原则；计划比较单一、具体。
（2）、从时间上看，规划界限一般较长，时限要求不严格；计划期限较短，时限要求严格。
（3）、从性质上看，规划是定方向和远景的，富有理想性和鼓动性；计划则是定任务、时间的，限时完成，
有较强的约束性。
㈡规划的种类及划分
（1）、从时间上分，有短期规划和长期规划。
（2）、从范围上分，有国家规划、地区规划、单位规划。
（3）、从内容上分，有生产规划、建设规划、学习规划、工作规划等。
㈢规划的基本格式
规划的写法与计划基本相同，其基本格式是：
（1）、标题。由制订单位、内容和文种组成。如，《东莞市1990—1995年市政建设规划》。
（2）、正文。包括现实情况分析，前景的规划，采取的对策和措施等三个部分。
现实情况的分析要切实、充分、实事求是。前景的规划是正文的中心内容，要写得详细、具体，要
提出指标。对策和措施，要在原则上提出实现这一规划的对策和具体做法。
（3）、结尾。在正文右下方写制定规划的日期，日期也可写在标题的下方。
㈣制定规划的要求
（1）、即要立足现实，又要着眼未来。对规划的前景，要有科学的依据，切忌不切实际的乱订目标。
（2）、措施要具体可行，不能顾此失彼。
第二节 领导指导性文件书写规范
⒈指示
㈠指示的含义及特点
指示是对下级机关布置工作，阐明工作的指导思想、基本措施等使用的一种公文。
指示虽与命令、决定一样，也具有很强的权威性和约束力，但他也有一些差异。
（1）、命令只能是由国家行政领导机关或领导人使用，而指示则是县以上的党政机关或个人都能行文，使
用范围较命令广。
（2）、命令、决定具有很强的法律效应，要求下级必须严格遵照执行；而指示则即有法规性质，又有指导
性质，原则上要求贯彻执行，但也允许在执行过程中根据实际情况灵活变通。
（3）、指示一般对下级工作具有很强的指导作用，它不但讲工作原则，还讲方法、措施等；而命令、决定
则很少对工作具体指导，多是原则性部署。
㈡指示的一般写法
指示的正文可长可短，即可以是三言两语的点拨式短篇，也可以是长篇大论，写法比较灵活，但不论长短，指示的正文一般由指示原由、内容及指示要求三部分组成。
（1）、指示原由。主要写明指示的原因、根据或目的，在这部分上通常要说明做指示的必要性和重要意义，
以引起下级机关的高度重视。
（2）、指示的内容。这是指示的主体部分，包括工作任务、工作活动的指导原则、具体措施和方法等内容。
（3）、执行要求。实际上是对执行指示的具体要求。
此项即可以单独用一段表示，也可在指示内容后与之并列写出。
⒉决定
㈠决定的含义及作用
对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。决定在加强领导，统一行动、提高经济效益上，起着重大的作用。其使用范围也非常广泛，国家党政机关、群众团体、事业单位的均可使用。
㈡决定的特点及类型
决定的特点是：
（1）、决定所涉及的事项和问题，一般比较重大，有较强的约束力
（2）、决定即可以由会议讨论，也可以由领导机关或领导人作出。
（3）、语气庄重些。
常用的决定有以下三大类：
（1）、关于某个问题或事项的决定。
（2）、关于某个方面或某类问题的决定。
（3）关于奖惩的决定。
㈢决定的结构及写法
决定的结构一般由标题，正文、制发机关和制发时间三个部分组成。
（1）、标题。一般由制发机关的名称、事由和文种组成。
（2）、正文。一般包括三个层次：①根据和原由②决定事项③对决定事项的评价及执行的希望和要求。评
价和希望可放在开头，也可放在结尾。
决定的写法通常有三种：
（1）、单一结构法
对于内容单一的决定，只要用一两句话，将决定的事项说明即可。
（2）、条例法
有的决定，事项较多，为使条理清楚，叙述简明，把决定下来的若干问题，按主次列出若干条或若干
项，并用数码标明，一段讲一件事情或阐明一个中心的问题。
（3）、版块结构法
版块结构法多用于阐述性较强的决定。这种写法，将全文分成几个部分，没个部分叙述一个中心意思。
这种结构的决定，一般有较强的理论特色，对现实有重大的指导意义，同时，也是重要的历史文献，因此写作此类公文要有充分的理论准备。
此外，有关处分和表彰和处分的决定，一般由标题、正文、制发机关和制发时间组成。正文包括受表彰或犯错误的情况；主要事迹或错误事实；决定的事项。这类决定一般都附有典型材料或案情调查报告。 例文：
ⅩⅩ省人民代表大会常务委员会关于召开
ⅩⅩ省第七届人民代表大会第二次会议的决定
（2000年5月1日ⅩⅩ省第七届人民代表大会常务委员会第五次会议通过）
ⅩⅩ省第七届人民代表大会常务委员会第五次会议决定：ⅩⅩ省第七届人民代表大会第二次会议于2000年Ⅹ月上旬在Ⅹ地召开。
⒊通知
㈠定义及特点
通知是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文。它具有下列三个特点：
（1）、适用范围的广泛性。在所有的公文之中，通知的适用范围最为广泛，上至高层机关，下至基层单位；
大到全国范围类的重大安排，小到一个单位内部告知一般事项，都可以用通知行文。
（2）、文体功用的晓谕性。通知总是有所告晓，有所要求，即包括“晓”和“谕”两重功用，或告诉人们
有关事项，或要求办理，遵守执行。
（3）、知照事项的时间性。在所有的公文中，通知的时间性最强，通知事项或要求办理的事情，往往都有
很强的时间要求，即使是规定性通知，也不像其他规范性文件具有较长期的时效。
通知是一种使用范围较广的公文。从内容性质上看，可分为批示性通知、指示性通知、一般事务性通知和会议通知四种。
㈡通知的写法
通知一般由标题、主送机关（发送部门）、正文、落款和日期构成。
（1）、标题：通知标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、
“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。非正式文件处理的一般性通知，标题可直接标出文种。
（2）、主送机关（发送部门）：在标题下、正文前顶格写受文机关（发送部门）或个人。
（3）、正文：通知正文包括通知的原由、同志事项、通知要求三部分，不同类的通知其正文的写作有所不
同。
发布性通知的正文一般较为简单，写明发布的意义和目的，提出执行的要求。如果在题目和正文中
已指明所发布的文件名称，也可在正文后不再注“附件”的字样，直接将发布的文件附在通知后即可。
指示性通知的正文包括两部分。开头部分写明通知的原由，可以写当前存在的问题，发本通知的意义，也可以写：“特发本通知”或“特发通知如下”转入通知的内容。通知的内容大多采用分条列项法，具体的提出要求和措、办法。指示性通知一般不单独结尾，以正文的饿完结而结束。
会议通知的正文要具体全面。一般包括：召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议的内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报道的时间及地点、与会人员所要携带的文件材料、其他要求事项等内容。
任免通知的正文比较简单，只写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员具体职务就可以了。
（4）、落款和日期
在正文的右下方写上发文机关名称和发文日期。
写通知一忌罗嗦，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒暄。通知是一种简洁明确的公文，决不能用写私函的方式来写通知。
例文： 通 知
发送部门：各部门/分店 编 号：RS-2004-041
发出部门：人事行政部 保密级别：平级文件
传阅范围：相关人员 执行日期：2004-05-01
张贴时间：生效后半个月 保存时间：失效后保存一年
主题：加强行政后勤用品管理
针对现阶段公司一些部门/分店在办公、康乐、饭堂、宿舍用品的申购、领用及报销方面存在的实际问题，为加强控管、提高效率、节约资源、避免不必要的浪费，特作如下规定：
1、公司所有办公用品（办公文具及表单、办公桌椅、电脑、办公空调等）、康乐用品、饭堂用品、宿舍用品的申购必须经人事行政部复核后，方能交由物品管理部门审核，严禁绕开人事行政部直接申购。如部门/分店《物品申购单》或相关申请书上没有人事行政部签核而私自购买的，采购费用自理。
2、办公用品申领必须在每月25日前由各部门/分店统计出下月所需办公用品的类别与数量，经部门负责人签核后交总部/分店人事行政部统一申购与发放。
3、所有饭堂、宿舍用品由于无法修复使用需更换的，在写《物品申购单》或申请书时，必须附带同等数量物品的《财产报废/出售处理申请表》，否则，一律视为无效，不予审批。
4、所有用品的发放与领用，总部/分店人事行政部必须要有详实的记录，并经直接使用或管理责任人员签名（附表一）后存档。临时补充申购，总部/分店人事行政部只在每周一受理，其它时间不予受理。具体权限参照总经办发：物品申购、申领及费用申请流程--JR-WI-GMO-001（A）。
5、凡办公、康乐、饭堂、宿舍用品购买费用报销的《支出证明单》上未有总部/分店人事行政部签具证明的，财务部一律不予报销。
6、每月最后一天，总部/分店人事行政部务必将本部门/分店该月办公、康乐、饭堂、宿舍用品进行盘点，盘点表（附表二）于下月1日上传或转至总部人事行政部审核。凡贻误工作的，将对相关责任人作出扣分处罚。
请各部门/分店在收悉此通知后认真宣导执行。
公司提倡勤俭节约的美德，让我们一起行动起来！
特此通知
第二节 公布性文件
⒈通告、公告
（1） 公告、通告的含义和作用
公告的发布者一般是国家立法机关或行政领导机知，具有较强的权威性，有些还有强制性。公告
的常受文者十分广泛而笼统行文关系不十分明确，原则上可以称为下行文。
通告的发布者通常是国家机关中的业务（职能）部门，也可以是基层单位、群众团体。行文关系
既可以是下行文，也可以是平行文。
根据公告的内容和性质，公告大致可分为知照性公告、发布性公告、事项性公告和强制性公告等
几类。
知照性公告通常用来公布重大事项，但和事项性公告相比则没有需要遵守的规定和要求，只有知
照性的意义。
发布公告通常用在发布法律、法令、法规和其他重要法律公文的使用。其性质、内容和形式，都
同发布命令相似，不同的是公告发机上的法律和文件通常更为重大，如发布《宪法》的公告等。
事项性公告需要社会和群众广为周知和公务事项，并提出规定和要求。
强制性公告除需广泛的周知外，还带有强制性的执行要求。
根据通告的内容和性质，大致可分为事项性通告和强制性通知两类。
事项性通告用于向一定范围内的单位或个人发布应当遵守或周知的事项。这类通告的性质和正文
形式基本上同事项性公告相似，但其发布机关多为业务（职能）部门或基层单位，发布范围较公告要小。
强制性通行用来向机关单位和个人发布应该在特定范围严格遵守执行的规定和要求。这类通行中的规定和要求大多是围绕着保证某个问题的解决或某一事项活动的正常进行而制定。
2．写法及要求
公告的内容单一，篇幅也较简短。标题常有三种形式：由发文机关、事由、文种组成；由发文机
关、文种组成；只由文种这一要素组成。
公告的正文，要简明扼要地写出公告的依据、公告事项。要求开门见山，行文庄重，用词准确，
语义清晰，不加议论，简明了。重要的公告在落款日期后面，还要写上副部地点，以示慎重。
通告由标题、正文、落款和日期构成。
（1）、标题。通告的标题有三种写法：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是事由和文种构
成；三是直接标出文种，这种通告一般用于内部张贴。
（2）、正文。通常正文由通告原由、通告事项、通告要求三部分组成。
（3）、落款和日期。发文机关和日期一般标于正文后右下方。如果标题中已标有发文机关，正文后只
签署日期。也有的通告将日期写在标题下的括号内。
例文：
中华人民共和国人民大会公告
（第二号）
第八届全国人民代表大会第一次会议于1993年3月27日选出：
中华人民共和国主席 江泽民
中华人民共和国副主席 荣毅仁
现予公告
中华人民共和国第八届全国人民代表大会第一次会议主席团1993年3月27日于北京。
⒉通报
㈠什么是通报
通报是党政机关和社会团体把工作情况、经验教训、好坏典型事例以及具有典范、指导、教育、警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种。
㈡通报的种类
（1）、表彰性通报。用于表扬先进人物和先进集体的事迹，总结成功的经验，宣传好的典型.这类通报篇
幅比较长，可以分节叙述通报的主要内容和目的。正文一般由通报事由、通报事项和总结出来的经验以及表彰决定等部分组成，有时也有对受文者原则要求。
（2）、批评性通报。用于批评错误，通报事故或反面典型，归纳教训，教育他人引以为戒的通报，这类通
报的正文结构同表彰性通报相似，但通常通报事项的具体叙述较略，内容以议论为主，突出结论和对受文者的要求。
（3）、事项型通报。这类通报一般传达情况、沟通消息，互通情报时使用。又分为专题通报和综合通报两
种。专题通报是指一件事情、一个情况的演变过程进行概括和叙述；综合通报则是就几个方面的情况或一段时间的形势发展的概括与分析。这类通报的写法较为灵活，关键要抓住重点，这类通报一般对开展工作的指导作用，一般不下结论，只是以事实说明问题。
㈢通报的写法
（1） 表彰和批评通报的写法
表彰和批评的通报，都是通过对典型事例的通报达到教育人的目的。通报的正文一般包括通报原由、事实、分析评价、决定和经验教训等几个部分。
① 通报原由。在较长通报开头几句话概括通报的核心内容，一般写事件的主要结果和对事件的总
评价。较短通报一般没有这部分，直接写通报事实。
②
③ 通报事实。这部分重点写清先进或错误的主要人员、主要事实经过、情节、结果及有关数据。 对事实进行实质性分析评价。这是对事件的认识，要指出其先进性和错误的性质，对人或事做
出中肯的评价，便于人们认识和领会通报的精神。
④ 分析从典型事件事例中学习的经验或吸取的教训，由典型引申到普遍，最后针对现实提出一般
性的要求或号召。
（2）、事实性的通报写法
事实性通报首先写明通报情况，对主要情节进行客观叙述，注意把人物、时间、地点、事件、结果写清楚。其次，要写明发文机关的意见和要求，可以在对客观事实分析基础上作出。
（3）、撰写通报注意事项
① 行文要及时。通报的时间性强，以指导当前的工作，否则就不能起到良好的教育作用。
② 事实要真实、典型。
③ 详略要得当。
④ 要突出教育性，注意掌握政策。
第二节 陈述呈请性文件写作
⒈申请书
㈠申请书的特点和作用
申请书是个人、单位、集体向组织、机关、团体、领导提出要求实现、满足自己的希望、要求的一种文体。申请书的使用范围非常广泛。个人对党、团组织要求参加党团组织可以写申请书表达愿望；下级在工作、生产等方面对上级有所要求，也可写申请书表达。总之，几乎涉及到工作、生活的一切方面都会使用到申请书。
㈡申请书的写作
（1）、格式
申请书通常有固定的格式，其内容包括以下几个部分：
① 标题。在申请书的第一行正中写申请书的名称，一般只写“申请书”三个字就可以了，有的
则写出内容的主旨，如“入党申请”“、“申请调换工种”等等。
② 称呼。称呼也叫“抬头”，就是在标题下空一行顶格处写出接受申请书的组织、机关、团体、
单位、领导的名称。称呼后用冒号。
③ 正文。正文是申请书的主体，在称呼下一行空两格写起，正文部分要写明申请的事情和理由。
如果内容和理由较多，特别是申请的事情有几样的话，每件事情都要分段写，以使面目清楚，
不致混合错漏。
④
⑤ 结尾。结尾部分往往是表示礼节和恳切的愿望，‘如此致敬礼“、”“恳请批准“等字样。 署名和日期。在结尾下一行的靠右写上申请人的姓名或单位名称，如是单位，要盖公章。在
署名后面写上写申请书的日期。
㈡写申请书的注意事项
① 申请的事情，要求的情况一定要写具体、写仔细，有的细节也要写明，数字更要具体、准确。 ② 申请的理由，一定要实事求是，不能虚张和杜撰，就是实在的理由也要说充分，说具体。特别注
意的是，一些无关紧要的，不起作用的所谓“理由“，还是不讲的好。
③ 申请书的语言一是要准确，二是要朴实，三是要简洁明了，四是要恳切。
例文： 办理暂住户口的申请书
居委会领导请转ⅩⅩ派出所：
我的内弟ⅩⅩ，系ⅩⅩ省ⅩⅩ县ⅩⅩ乡待业青年。职中文化程度，现年19岁，未婚。他来本市，
经ⅩⅩ厂招聘为合同制工人（电工）。该公司无住房，暂住我家，特申请办理暂住人口登记户口手
续。（俯身份证复印件），请准予登记。此致
敬礼！
上海市中山路ⅩⅩ号住户
张ⅩⅩ
Ⅹ年Ⅹ月Ⅹ日
⒉工作总结
㈠总结的含义
总结是作为一种回顾与思索的手段。当做了一个阶段的工作或完成了一项任务之后，进行回顾、检查和研究，找出经验、教训，并把它条理化、系统化，写出一些规律性的书面材料就是总结。
㈡总结的作用
（1）、积累经验、提高认识、改进工作；
（2）、鼓舞教育群众，调动群众的积极性；
（3）、交流信息、汇报工作、提供经验；
（4）、加强科学的管理、提高干部素质。
㈢总结的种类
（1）、按内容可分为综合性总结和专题性总结。综合性总结也叫全面总结，准体性总结也叫经验总结。
（2）、按时限分为全过程总结和阶段性总结。
（3）、按功用分汇报工作总结和侧重推广经验总结。
（4）、按范围分单位总结和个人总结。
㈣总结的写法
根据总结的内容和写作特点，总结的写法不拘一格，常见的有条文式、小标题式和贯通式三种
（1）、条文式，即将总结的内容性质和主次轻重逐条排列，行文简要。
（2）、小标题式，就是正文部分按照逻辑关系，分为几个小标题，逐层深入的进行总结。这种写法条理清
楚、一目了然。
（3）、全文贯通式，是为了前后贯通，可以不列条款，不分章节，按时间或事物发展顺序，全文贯通，一
气呵成，报刊上发表的关于工农业方面的总结，一般采用此写法。
总结一般由标题，正文，署名和日期三部分组成。
（1）、标题；总结的单位和总结的内容，一般都通过标题总结出来，给读者以鲜明的印象。有些标题虽未
写明“总结“字样，但本身就体现出总结的性质。总结的标题不同于其他文体，他一定要标明时间及概括写明总结的内容。
（2）、正文：这是总结的中心部分，一般有以下几个方面的内容：
① 基本情况概述。首先简略的记述所要总结内容的基本情况，包括生产、工作、学习的时间、地点、
过程等方面，必要时，还应介绍背景，这可给读者总体的认识。
② 主要成绩、经验。这是全文的主要内容和重点，也是总结的目的所在。要对成绩和经验进行细致
的分析，并把感性认识上升到理性认识的高度，从中找出规律性的东西。
③ 存在的问题和教训
④ 今后努力的方向
（3）、署名和日期
一般在正文的右下方写明总结的单位（或个人）和年月日，也可以在标题下面署名。这是写总结不可缺少的部分，是今后开展工作的重要依据，不可忽视。
⒊工作计划
㈠计划的含义和作用
计划是根据党和国家的方针、政策，上级指示精神和本单位或个人的实际情况，预先规定的一
定时期内的生产、工作、科研或学习的指导思想，具体任务或要达到的目标，以及完成指标的进度和措施。
古语说‘凡事预则立，不预则废“。如果想出色的完成某一项工作，必须事先有一个周密的计划，明确”做什么“，”怎么做“、”什么时候完成“。这样，有了明确的奋斗目标，行动就有所遵循，从而避免了盲目性和被动性，做到胸中有全局，行动有步骤。
㈡计划的种类
计划的种类划分，常见的有两种；
（1） 根据内容划分，有生产计划、工作计划、教学计划、财务计划，学习计划、科研计划等。
（2） 按时间分，有年度计划、季度计划、月份计划、周计划等。
㈢计划的写法
通常由标题，正文和落款三部分组成
（1）、标题，包括制发单位、时间限段语、事由和文体几部分组成。事由要标明是“工作计划‘还
是“生产计划”或者其他计划，时间限段语是计划适用的时限范围，一般四者俱全。
（2）、正文，一般先扼要的说明制定计划的原由、根据，对完成任务的主客观条件作些分析，说明
完成该计划的必要和可能性。接着写具体内容，即在什么时间内完成那些任务并写出完成任
务的步骤和方法，最后写结尾语，提出重点或强调有关事项并发出简短的号召。
（3）、签署及落款，写出制发单位和日期。如在标题中已注明制发单位和日期着，不再写。
第三节 会议文件写作
⒈会议记录
㈠什么是会议记录
会议记录是一种配合会议的召开而使用的一种文书，他是记录会议的组织情况、议程、内容等基本情况而形成的书面材料。它是反映会务活动的重要材料，是传达、贯彻、执行会议精神的依据。会议形成的饿会议记要都要依会议记录为蓝本
㈡会议记录的种类
会议记录一般可分为摘要式会议记录和详细会议记录，但这种分法有相对的意义，任何详尽的记录都非有言必录
㈢怎样写会议记录
会议记录通常采用专用记录稿纸记录，一般包括两个方面：
（1）、会议的基本情况。会议记录的第一部分包括会议名称、时间、地点、出席人数，缺席人数、列席人、
主持人，还有记录人。
（2）、会议内容。包括议题、讨论过程、会议发言或讲话的内容，传达的问题或作出的决议等，会议记录
结束时，一般无特殊规定，习惯上另起一行写“散会”“完”“结束”字样，以为标示，会议记录的基本要求是真实、准确、耳灵手快、会后及时整理。
例文：
李家沟矿区行政办公会议记录
时间：2000年6月28日
地点：矿区办公楼会议室
主持人：程方主任
参加人：矿区主任刘ⅩⅩ，劳资科长赵ⅩⅩ，。。。。。。
会议议题：
（1） 二季度奖金发放办法；
（2） 自然减员招工方案
（3） 有关人员的调动问题；
（4） 对违反劳动纪律人员的处理问题
会上达成的协议：
（1）、矿区二季度奖金按Ⅹ总公司1999年1月制订的《奖金发放办法》第六、七条办。
（2）、这次自然减员招工，招收1965年以前参加工作的职工的子女，并实行文化统考，择
优录取的办法。
（3）、同意刘祥同志以父母身边无人为理由，调往Ⅹ厂工作。
（4）、对矿工胜利无故矿工三天的行为，责成劳资科在全矿区内给予通报批评，并扣发矿
工工资及当月奖金。
李家沟矿区办公室（盖章）
2000年6月28日
⒉开幕词、闭幕词
㈠开幕词、闭幕词有什么特性
开幕词的特性
（1）、宣告性。宣告性就是在开幕词中郑重的宣告会议开幕，给会议造成一个隆重的气氛。
（2）、提示性。提示性就是在开幕词中明确交代会议的议程，扼要说明会议的开法，原则，交代会议的主
要精神，起到点题的作用。
（3）、指导性。指导性就是在开幕词中阐明会议宗旨，提出会议任务，提出会议任务，说明会议目的及指
导思想和重要意义。
闭幕词的特性
（1）、评估性。要对整个会议作出总的评价，恰当的肯定会议的成果，正确评估会议的深远影响。
（2）、总结性。通常要概括会议的进程，如完成了哪些议题，做了哪几件事情，每项议题，每件事情又有
什么重要意义和作用，以及今后的任务是什么等。
㈡写闭幕词应注意写什么
（1） 跟踪会议进程，掌握会议的全面情况，搜集会议的主要文字资料。
作者要从会议开始就做好准备，尽早构思，适时动笔，不一定要等到会议结束再写，那样会影响写作质量。
（2）、从会议实际情况出发，紧密结合中心议题进行阐述，不能游离主题泛加议论。
（3）、补充会议内容，适当深化和发挥，但必须写与会议议题有关的事情。
（4）、高度的综合概括，富有鼓动性和概括力。
会议已近尾声，不必重复议论。无论是总结结果，还是提出要求，都应简洁明了，点到为止，不要拖泥带水，切忌画蛇添足。同时，行文要贯注热情，号召有力，语调激昂，使会议在高潮中结束。
第四节 商务、商贸性文件
⒈合同
㈠合同的含义及特点
合同，是指两个或两个以上当事人为共同达到某一目的按照法律规定，就确认各自的权利和义务而达成的一种协议，根据《中华人民共和国合同法的规定》，合同是指平等民事主体的法人、其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户之间，为实现一定的经济目的，明确相互的权利义务关系而订立的合同
㈡合同的写法及要求
根据《合同法》的规定，合同除及时清洁外，必须采用书面形式，书面形式的合同主要有条文式和表格式两种，其内容一般由以下几个部分组成：
（1）、标题
合同的标题即合同的名称，需要写明合同的性质，如“借款合同”、“房屋租赁合同“。有的标题中还需要写明标的物，如”ⅩⅩ产品购销合同“、”农副产品购销合同“等。
（2）、双方当事人的名称
书写签定合同双方当事人的名称，应当按营业执照上核准的名称写，要写全称，不能写简称，
更不能写别人不了解的代称、代号。当事人的名称也能简称甲方、乙方。这种称谓不仅不便于
行文表述，而且容易引起歧义。应统一按照合同文本格式的规定书写。如“工矿产品购销合同
“中，称当事人为供方和需方；“财产租赁合同”中为出租方和承租方；“仓库保管合同”中则
为存货方和保管方等等。
（3）、正文
合同的正文一般包括以下几个方面的内容：
① 双方签定合同的依据和目的。首先交代签约的目的，说明签约的原则。行文要简明扼要，一目了
然。
② 双方协商一致的内容。这是正文最核心的内容，应写明根据法律规定的，或按合同性质必须具备
的条款。以及当事人的一方要求必须规定的条款。这些条款是合同成立必不可少的内容，也是当
事人双方履行合同的依据。根据合同法及有关条例的规定，合同应具备以下主要条款：
第一， 标的。标的是合同当事人双方权利义务共同指向的对象。
第二， 数量。数量是指标在量的方面的限度，是标的的计量，是以数字和计量单位来衡量标的
的尺度。
第三， 质量。质量是指合同笔哦的的内在素质和外观形态优劣程度的标志，是标的适用一定用
途，满足人们需要的特征。这是合同中一项重要的条款。
标的质量的衡量标准，应根据合同标的不同而区别对待。产品和工程质量可以根据其自
身的物理、化学、机械和工艺性能等方面特征来判断。对产品、包装和工程质量，一般
均制定技师技术标准。有国家标准的按国家标准执行；国家标准和专业标准都没有的，
可按批准的企业标准执行。劳务质量可根据劳务成果的优劣、服务态度的好坏来判定，
有的可根据行业性的规定执行，有的可根据双方当事人双方商定。
第四， 价款或酬金。合同中的价款或酬金，是取得合同标的的一方当事人向对方支付的用货币
数量来表示的代价。
价款，一般是指对提供财产的当事人支付的与所提供的财产相当的货币
酬金，是对提供劳务或完成一定工作的所给付的报酬金额。
第五， 履行期限、地点、方式。履行期限，是指一方当事人履行和合同义务，另一方当事人接
受履行，合同双方当事人实现权利、履行义务的时间界限。它是确定合同当事人是否按
时履行的客观标准。当事人只有按时履行合同，才能及时满足对方的需要，达到订立合
同的最初目的，保证社会经济生活的正常运行。
合同履行期限应根据各类合同合同的不同特征而定。如购销合同供方的履行期限是指交
货日期，建筑安装工程承包合同承包合同方的履行期限指工程开工到竣工交付使用的起
止日期等等。在订立合同履行期限的条款时，必须明确具体，要写明月份，有条件和有
季节性的，要规定锝更具体，如月、日等。文字表述要准确，不应使用容易引起歧义的
字句。
履行地点，是指当事人一方按照合同约定义务，另一方接受履行的地方。
第六， 违约责任。违约责任是指当事人一方或双方，由于自身的过错造成合同不能履行或不能
完全履行，应按照合同约定而承担经济责任。在合同中规定违约责任，目的是为了维护
合同的严肃性，督促当事人严格履行合同，加强当事人履行合同的责任心。
第七， 根据法律规定或按合同性质必须具备的条款，以及当事人一方要求必须规定的条款。
凡法律明确规定合同必须具备的条款，在签定合同时，必须明确订立。如借款合同，有关
法规要求在合同中必须明确规定贷款用途，目的是为了按计划使用贷款，把有限的资金用到急需的地方去。
（4）、尾部
合同的尾部一般包括：双方当事人签章；签定合同的日期；如果需要双方部门主管部门证
明或公证、签证的，要由有关部门写明意见，并加盖公章；合同的正、副本份数及合同的
有效期限。
第四章 怎样写好公文
前四章我们学习了公文的一些基本常识，也重点了解了部分常见公文的书写格式，但作为一个好
的办公室从业人员，仅仅了解公文的写作格式是远远不够的。就好比扎一个漂亮的风筝，我们用精美的竹片扎好了一个风筝的骨架，但是，如果没有学会怎样选择美丽的彩纸为它定身，那么，它永远只是一个风筝骨架，再漂亮也飞不上天，因此，学习公文写作，我们还要进行一些“定身‘的招数。本章将着重进行写作技能方面的学习。
怎样才能写好公文呢？
第一节 公文的书面语体
现在的公文语体，建立在白话语体基础上，既具有与其他体裁用语的共性，又形成与一般文章不同的特点。
⒈词语
公文用语必须规范、凝练、概括、简洁、周严。
公文写作应该以规范的书面白话为基础，一般不用口语、方言、俚俗语表述。公文中的词语应概念清楚，有严格的限定；含义准确，已约定俗成。如凡、皆、审核、管辖、惩戒、事宜、量力而行、概不追究、统筹兼顾等词语，均无二义。对于多义词，则少用喻义、引申义、尽量采用其直接意义，使词义通晓，理解统一，不致使阅文人曲解、误会。
公文中许多凝练词语是沿袭历代文言，具有特定的含义，很难用同义白话替代，而言简意赅，易为人
们领会、理解、形成专门语。经长期使用、淘汰、选择，已趋于定型，使用位置也比较固定。例如： 开头词：近查、根据、兹因、遵照。
称谓词语：本部、贵司、该单位。
请示词：拟请，恳请、特请。
询问词语：当否，如无不妥，是否可行。
表态词语：业已颁发、寸案备查、遵照执行，参照办理。
结尾词语：特此报告、为何、为要，此布、此令。
公文中多用概括词语。从而使即定范围内的事物内的事物全部纳入。对专门领域，公文仅采纳其范围广泛但程度浅显的行业用语，以照应公文推动相关公务的用途和兼顾不同类型读者的需要。
公文用语简洁，大量运用联合短语作主语或谓语、宾语。如，“积极会同工商、税务、审计、监察、公安等部门，对各类营业性演出活动进行有效的监督、检查和管理“。公文中常用”的“字结构词组来省略所表述对象的中心词，以趋简要。
⒉修辞
文书以实用为目的，主要表达方式是叙述、议论、说明，不要求抒情、描写，不追求语言的艺术化，不用或少用夸张、婉曲、比拟、含蓄等积极修辞手段，为使语言明白、通畅、秘密，主要采用消极修辞。 消极修辞并不意味着不讲究词章，不追求语言美，而是不凭借华丽辞藻，以质朴流畅的语言明确的叙事表意，于平淡中见神采，显示精练美、平直美、朴实美。因此说“文章不难于巧，而难于拙，不难于曲，而难于直，不难于细，而难于粗，不难于华，而难于实。“
为增强文章气势，显示事理程度上的差异，也常适当运用排比、对偶、反复等修辞手法，在缜密、严谨上下工夫。
⒊语法
公文写作必须遵守语法规则，格式结构完整，必要的主、谓、宾语和附加成分完备，单、复句分清，若违背语法规则，就会出现文理不通的现象，影响对思想、内容的表达。公文行文讲究简练，但不能太简。 公文句类主要使用陈述句和祈使句，用于直接、明确的表示：是什么，不是什么；是怎样，不是怎样；做什么，不怎么做，应怎样做，不应怎么做。句型多用主谓句，规章制度非针对特定收文的，也常使用无主句。为避免歧义，多用完全句，少用省略句，即使用也是承上省略，以使不言自明。
⒋节奏
为增强公文的感染力，往往通过句式的长短来显示出节奏，以蓄文势。现行公文还运用多种标点符号，将并义列排，勿使错置；近义辨析，勿使纠缠；同义集中，勿使分离；反义区分；勿使混淆。
公文的用语表达还应慎重。不同的公文使用不同的语势。命令、指令措辞庄重、强硬、语气明确、肯定。指示、计划等确有伸缩性，一般不用决定肯定的语气。布告、通告、公告则要求明白晓畅、通俗易懂。章规条规、契约、条据则要求措辞精确、语意精密、无懈可击。
第三节 怎样写好公文
⒈提高政策水平
就某种意义上讲，公文的撰写过程，即是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程，所以需要写作者有较高的政策水平。如果是企业内部公文，则要求对公司的各项管理制度、公司的经营理念、企业文化等具有较深的理解。
⒉知识领域宽阔
公务活动涉及社会各方面，因素复杂多样，所以要求撰写者具备多方面的知识，否则就不能适应公务活动的需要，很难设想，一个知识面很窄的撰写者能写好公文。
⒊业务知识精通
公文是为了解决生活中、工作中的实际问题而撰写的。每个单位、部门都有自己的业务要求，只有
熟悉了有关的情况，在写作时才能把事情叙述清楚，把道理将明白，把要求提明确。
⒋要有写作基本功
应用写作虽有自身的特点和格式，但又必须遵守一般文章的写作规律，提炼观点、选择材料、安排结构、锤炼语言、起草修改，以及根据目的内容采取各种写作方法。因此，要求公文撰写者要有一定的写作功底。
⒌要有逻辑思维
公文写作是以逻辑思维为主，是在认识过程中借助于概念、判断、推理去反映现实，用科学抽象概念揭示事物本质，表述认识结果，因此，需要有较强的逻辑思维。