保险业务档案的利用现状及发展对策
——以中国人寿保险公司为例
随着国民经济地不断发展，人民生活水平不断提高，越来越多的人开始注意社会保险情况，劳动者的参保意识日益加强，社会保险覆盖面越来越广。社会保险业务档案作为人们保险的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据，其重要性越来越显现出来, 越来越受到经办机构与社会各界的重视和关注。
保险业务档案管理是指对保险业务档案收集、整理、归档、装订，继而进行移交、保管、统计、编研、利用、鉴定和销毁等一系列工作的过程，是保险经办管理工作中最基础的工作之一。
一、 保险业务档案的利用特点
1、高利用率
因与业务活动密切相关, 保险业务档案的利用程度一直保持在较高的水平。以某公司2001年到2006年档案的利用情况来看, 保险业务档案累计利用35271卷(件) 次、8646人次, 累计利用率为125%,相当于库藏档案五年内全部被利用一遍。
2、利用频率的不均衡性
投保档案、理赔档案、保全档案仍然是档案利用的主要类别。这种不均衡性是由公司业务的性质所决定, 核保、理赔两大业务环节必须依赖投保、理赔档案, 使得这两类档案的利用频度较高。各项业务检查、审计、查实单证信息等更多地会用到保全档案, 一些专项工作也会造成档案利用频度的增高。
3、非主题词检索
保险业务档案的形成特点决定了其检索方式是非主题词式的。保险业务档案直接用办理业务时产生的作业号来与归档盒号相关联, 采用模糊检索或定点检索。当利用者不能确定是否产生过该份档案时采用模糊检索, 俗称按“户”查找, 即用一个关联词如保险合同号、身份证号等去调出一堆相关联的档案, 再从中进行筛选。当利用者非常确定需要查找的档案是曾经在业务系统里做过的某一笔业务时, 则采用定点检索。所有在业务系统里做过的业务, 会产生作业号, 可以“按图索骥”, 用业务系统里留下的相关作业号码查询对应的档案。
4、循环利用
业务办理结束后的单证经过归档转换为档案, 作为凭证、契约存放在档案室, 进入其非现行期。保险业务档案的非现行期不是一成不变的, 通过对档案的利用其角色会发生换位, 档案在非现行期内可以连续、多次地发挥着现行期的作用。例如投保档案, 在利用其办理保险合同补/换发、保险合同转移等新业务时, 作为办理新业务的要约和凭证, 需要将投保档案的全部或部分复印件附在新的业务凭证中, 作为客户手中的新保险合同或新的业务档案的组成部分。在对办理过一次转移的保险合同再做保险合同补/换发业务的过程中, 还需要重复上述环节的档案利用。通过对档案的循环利用, 投保档案以新的角色出现, 参加新一轮的业务活动, 从非现行期转变为现行期, 直至作为新一轮业务的凭证重新归档。档案的循环利用及档案实体角色的转换使档案焕发出新的生机, 也使投保资料的利用保持长盛不衰。
5、反复利用特点
一个保户的档案, 会因该保户多次办理或办理多笔业务被核保人员反复利用。如保户投保A1险, 发生理赔并产生理赔档案B1, 当A1险续保时, 核保人员要调用B1进行核保。客户再次发生理赔产生理赔档案B2, 客户投保A2险或A1险续保时核保人员要调用B1、B2进行核
保, 核保人员需要掌握该保户的全面情况后才能提出正确的核保意见。一个客户多次投保、多次理赔时, 核保人员对该客户的档案反复利用得越频繁。
6、实时利用
保险业务档案与业务活动密切相关, 办理业务及各项检查随时需要利用档案, 所以业务资料不能到年底集中归档, 而是实行实时归档。保险业务档案的实时利用特点体现在档案形成与档案利用之间的时间间隔较短, 比如公司要对理赔后的附加险在其续期缴费日前进行核保并根据核保结果向客户寄发要约变更确认书, 理赔档案在结案一周内必须归档提供给核保人员进行核保。还有随时进行的各类检查、审计等, 也要求提供最新的档案。
二、 保险业务档案的利用现状
1、业务档案影像管理系统
中国人寿不断改善代理业务管理。完成集团历史业务档案影像化工作，开展集团代理业务自查自纠，努力实现代理业务与自有业务“同质管理、同质服务”。
随着中国人寿业务的快速发展，档案管理面临巨大挑战。一方面，资料数量激增，管理分散，运营成本巨大；另一方面，集中管理模式下纸质档案调用的弊端日益凸显。为此，中国人寿自2008年12月9日起正式启动档案扫描工作，对于留存的纸质档案进行规范整理，共装订上架档案490万盒，实现历史业务纸质档案省级集中管理4.3亿件。档案扫描工作采取内部自行清理、外包扫描服务方式实施，完成历史业务档案清理13.4亿页，档案扫描共计16.6亿页，并已导入影像系统，实现日常调阅。此项工作的全面完成为中国人寿全面实现基于影像的运营模式体系建立奠定了坚实基础，意味着中国人寿无纸化业务处理模式的全面建立。
2、中国人寿首家区域档案中心在金华正式投入使用
中国人寿保险股份有限公司金华区域档案中心正式竣工并投入使用，成为中国人寿系统首家建成的区域档案中心。这家区域档案中心由企业自行出资建设，国内尚属首例，充分体现了中国人寿对档案工作的高度重视。
中心坐落于浙中城市金华，占地20亩，总建筑面积2.11万平方米，主体建筑为一幢5层大楼，包括办公区、档案库区、业务技术区、档案查阅区和辅助用房5类功能用房。其中库区面积占总建筑面积的80%，可存放档案17000立方米、约305万盒，配套恒温恒湿系统、气体灭火系统及智能档案密集架，各项功能和标准均符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000），硬件设施在国内档案馆中处于领先水平。
同时，通过区域档案中心定期接收档案，对档案实现“闭环”管理，大大规范了公司内部档案管理工作，降低了档案遗失、损毁的风险；规模化、集约化的管理模式，也可有效降低档案管理成本，利于后续档案信息服务，实现信息的二次开发。
据介绍，具有相关资质的档案服务机构开展档案托管等业务在国外已非常成熟，目前国内市场需求也十分旺盛，档案托管市场前景可观。这种多元化的档案运营模式有利于公司获取经济收益，摊薄档案中心管理成本。此外，国家档案局两位领导还就档案中心进一步建立健全规章制度、优化档案管理流程等方面给予了专业指导。
3、各地相继出台政策法规加以规范发展
目前上海、浙江、天津等地颁布的档案条例和《档案法》实施办法都对档案中介机构提出了相应要求。国家也对服务外包产业高度重视，如中国保险监督管理委员会、中国人寿保险股份有限公司联合起草的，国家档案局于2007年7月1日实施的《人身保险业务档案管理规范》中，明确支持保险公司将业务档案实行第三方管理。
三、 保险业务档案在使用中出现的问题
1．档案库房不集中导致调档延时问题
保险档案实行市级分公司集中管理, 但档案库房的集中设置还面临一些难题。一方面, 集中管理的档案增长太快, 需要建立多个库房; 另一方面, 受资金、地理位置等因素的影响, 不太容易在办公楼附近租到符合库房标准的、廉价的、连在一起的几个库房, 实际情况往往是库房分散在相距较远的几处。
从 2006 年调档情况来看, 在一处库房调档的有 9335 次, 在第二处库房调档的有 564 卷( 件) 次。在两处之外的库房调档有 125 卷(件) 次。随着档案数量的增加, 异地调档的数量还会增加。库房不集中增加了档案利用的难度, 导致调档不便、调档过程变长、调档费用剧增以及被借阅档案运输安全等问题。在档案多处存放的情况下, 对利用者的调档请求, 档案人员先要判断档案的具体存放地点和库房, 再与档案库管理人员联系, 利用者往往要往返于几个库房之间才能将所需的档案调阅完毕, 原本只需花几分钟的调档时间却因异地调档, 花在电话联系、交通或等待档案从异地调回的时间可能会几小时或几天。
2. 库房不足导致的库藏秩序混乱和调档不畅问题
良好的库藏秩序是保证快速调档的前提, 而足够的存储空间是建立良好库藏秩序的条件。由于许多公司没有设立档案中心, 档案库房建设缺乏统一领导和长远规划。出于对营业成本的考虑, 公司一般不会空置许多房间作为档案用房, 所以很难预留足够的存储空间, 档案入库工作总是在被动地等待库房, 档案装不下了东塞西放, 正常的档案库藏秩序被打乱, 档案的排架顺序变乱, 一个序列的档案不能连续排架, 而是在库房中填“空”被分置几处, 甚至被分割成几段分别放在几个库房中首尾不相连, 库房中的这些“断断续续”的档案, 增加了档案查找难度和调档时间。
3 .不同的档案管理系统对档案利用的制约
档案管理一般借助于计算机档案管理系统, 但目前存在三个问题:
一是缺乏好的档案管理程序。档案工作是围绕着业务工作开展的, 重业务、轻档案的思想同样反映在程序的开发上, 档案程序从需求分析、系统设计、系统运行不经过档案人员的参与、把关便投入使用, 档案管理程序缺乏科学性、合理性、完备性, 达不到档案管理的要求, 给档案利用造成一定的困难。
二是档案管理程序不能与业务程序做到无缝连接。业务系统属于核心系统, 档案系统属于外围系统, 这两个系统一般分别由两个公司担当设计, 无缝连接难以实现, 造成某些关联的中断。业务系统里的组卷信息在数据转换到档案系统里后, 类似于卷号这样的重要信息将消失, 档案检索时也不能使用业务系统里诸如证件号、投保人或被保险人姓名等信息, 降低了查全率。
三是使用多个档案管理系统, 增加了检索时间和难度。随着业务系统的升级换代、公司业务的分化以及档案影像化, 档案管理系统由一个增加到多个, 由于技术平台的不同导致档案管理系统互不兼容, 查询档案时需要进出多个档案管理系统, 影响到档案的查询时效。
4 .档案数字化后档案实体的利用问题
档案数字化后可以随时在自己的电脑上调阅档案的影像, 既便利又快捷。但是因硬件和人力的限制, 目前没有将全部档案扫描, 有的档案即便在扫描范围之列, 也仅扫描档案中的一部分, 所以遇到为报销药费来保险公司开分割单、复印费用清单、收据等还需要调用理赔档案原件。此外, 影像件的法律地位未被承认, 诉讼、各项检查、审计、核对单证信息等均要以档案原件为依据, 所以短期内档案实体依然需要妥善保管并提供利用。
5 、保险业务档案利用中的保密性问题 业务档案涉及到客户的信息, 属于公司运营中的商业秘密, 无论从公司运营的角度还是从维护客户利益的角度来讲, 都需要做好保密工作, 对查档人员的权限、查阅等级、查阅档案的类别做出限定, 既要降低档案利用的门槛、简化档案利用手续和为利用者提供方便, 又要保证档案的内容不被非法利用, 这就需要制
度把关、档案人员把关, 在档案利用中履行严格的检查登记制度, 超权限的利用或手续不全的利用不能受理, 某些电话查档不能受理。还有一些利用需求由于具有一定的风险性也不能受理。
四，对于出现问题的解决对策建议
1. 各地社保经办机构不仅应配备专职档案管理人员，而且要加强对业务档案管理相关知识及档案管理信息系统操作使用的培训。社会保险业务档案与业务经办管理是密不可分的，专职档案管理人员需具备档案管理专业及社会保险专业两方面知识，要对整个社保业务流程了如指掌，只有不断提升档案管理人员的能力和水平，才能为实现档案管理精细化提供人才保证。
, 2. 因地制宜创造条件，不断完善社会保险业务档案设施和条件。各地应根据实际情况，统筹规划档案管理基础设施建设，具体可参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》努力创造条件建设专用档案库房，以确保档案库房能满足中长期需要。
3．业务档案是参保人享受社保待遇的重要凭证，档案及时归档是确保档案安全和实时利用的重要前提。应尽量避免档案长时间滞留在业务经办人员手中，当年新增各业务部门档案应于当月归档移交，做到“日清月结”。按照“谁经办、谁立卷、谁归档的原则，由经办人员在每项业务办结时即时将形成的档案原始资料进行收集整理并编号立卷，并于月底移交档案室。档案管理人员对移交来的业务档案进行核对，在确保每份档案入库完整准确后扫描归档，同时实现次月提供查询利用。
4．通过不断加强社会保险信息化建设和提升档案数字化程度，有效提高档案查询利用率。社会保险业务档案规范化管理不能只是局限于规范收集、整理、归档、保管等方面，而应充分发挥档案管理对业务经办起到促进和监督作用。社保业务档案标准化建设应以信息化为依托，逐步实现社保电子档案实时生成于业务经办时，将业务信息系统与档案管理信息系统有机结合，不断提高业务档案数字化程度，方便参保人员快速调阅所需档案影像资料，提高档案查询利用率。
参考文献：
[1]刘华. 保险业务档案的利用特点及其存在问题——以中国人寿保险股份有限公司北京市分公司为例. 北京档案,2007（11）.
[2]张春生. 中国人寿完成业内最大业务档案影像化项目. 中国保险报,2011（001）.
[3]王勤. 浅谈基层社会保险业务档案工作开展现状及对策建议. 就业与保障,2016（05）.
[4]孙艳梅. 浅析如何做好社会保险业务档案管理工作. 办公室业务,2013（06）.
保险业务档案的利用现状及发展对策
——以中国人寿保险公司为例
随着国民经济地不断发展，人民生活水平不断提高，越来越多的人开始注意社会保险情况，劳动者的参保意识日益加强，社会保险覆盖面越来越广。社会保险业务档案作为人们保险的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据，其重要性越来越显现出来, 越来越受到经办机构与社会各界的重视和关注。
保险业务档案管理是指对保险业务档案收集、整理、归档、装订，继而进行移交、保管、统计、编研、利用、鉴定和销毁等一系列工作的过程，是保险经办管理工作中最基础的工作之一。
一、 保险业务档案的利用特点
1、高利用率
因与业务活动密切相关, 保险业务档案的利用程度一直保持在较高的水平。以某公司2001年到2006年档案的利用情况来看, 保险业务档案累计利用35271卷(件) 次、8646人次, 累计利用率为125%,相当于库藏档案五年内全部被利用一遍。
2、利用频率的不均衡性
投保档案、理赔档案、保全档案仍然是档案利用的主要类别。这种不均衡性是由公司业务的性质所决定, 核保、理赔两大业务环节必须依赖投保、理赔档案, 使得这两类档案的利用频度较高。各项业务检查、审计、查实单证信息等更多地会用到保全档案, 一些专项工作也会造成档案利用频度的增高。
3、非主题词检索
保险业务档案的形成特点决定了其检索方式是非主题词式的。保险业务档案直接用办理业务时产生的作业号来与归档盒号相关联, 采用模糊检索或定点检索。当利用者不能确定是否产生过该份档案时采用模糊检索, 俗称按“户”查找, 即用一个关联词如保险合同号、身份证号等去调出一堆相关联的档案, 再从中进行筛选。当利用者非常确定需要查找的档案是曾经在业务系统里做过的某一笔业务时, 则采用定点检索。所有在业务系统里做过的业务, 会产生作业号, 可以“按图索骥”, 用业务系统里留下的相关作业号码查询对应的档案。
4、循环利用
业务办理结束后的单证经过归档转换为档案, 作为凭证、契约存放在档案室, 进入其非现行期。保险业务档案的非现行期不是一成不变的, 通过对档案的利用其角色会发生换位, 档案在非现行期内可以连续、多次地发挥着现行期的作用。例如投保档案, 在利用其办理保险合同补/换发、保险合同转移等新业务时, 作为办理新业务的要约和凭证, 需要将投保档案的全部或部分复印件附在新的业务凭证中, 作为客户手中的新保险合同或新的业务档案的组成部分。在对办理过一次转移的保险合同再做保险合同补/换发业务的过程中, 还需要重复上述环节的档案利用。通过对档案的循环利用, 投保档案以新的角色出现, 参加新一轮的业务活动, 从非现行期转变为现行期, 直至作为新一轮业务的凭证重新归档。档案的循环利用及档案实体角色的转换使档案焕发出新的生机, 也使投保资料的利用保持长盛不衰。
5、反复利用特点
一个保户的档案, 会因该保户多次办理或办理多笔业务被核保人员反复利用。如保户投保A1险, 发生理赔并产生理赔档案B1, 当A1险续保时, 核保人员要调用B1进行核保。客户再次发生理赔产生理赔档案B2, 客户投保A2险或A1险续保时核保人员要调用B1、B2进行核
保, 核保人员需要掌握该保户的全面情况后才能提出正确的核保意见。一个客户多次投保、多次理赔时, 核保人员对该客户的档案反复利用得越频繁。
6、实时利用
保险业务档案与业务活动密切相关, 办理业务及各项检查随时需要利用档案, 所以业务资料不能到年底集中归档, 而是实行实时归档。保险业务档案的实时利用特点体现在档案形成与档案利用之间的时间间隔较短, 比如公司要对理赔后的附加险在其续期缴费日前进行核保并根据核保结果向客户寄发要约变更确认书, 理赔档案在结案一周内必须归档提供给核保人员进行核保。还有随时进行的各类检查、审计等, 也要求提供最新的档案。
二、 保险业务档案的利用现状
1、业务档案影像管理系统
中国人寿不断改善代理业务管理。完成集团历史业务档案影像化工作，开展集团代理业务自查自纠，努力实现代理业务与自有业务“同质管理、同质服务”。
随着中国人寿业务的快速发展，档案管理面临巨大挑战。一方面，资料数量激增，管理分散，运营成本巨大；另一方面，集中管理模式下纸质档案调用的弊端日益凸显。为此，中国人寿自2008年12月9日起正式启动档案扫描工作，对于留存的纸质档案进行规范整理，共装订上架档案490万盒，实现历史业务纸质档案省级集中管理4.3亿件。档案扫描工作采取内部自行清理、外包扫描服务方式实施，完成历史业务档案清理13.4亿页，档案扫描共计16.6亿页，并已导入影像系统，实现日常调阅。此项工作的全面完成为中国人寿全面实现基于影像的运营模式体系建立奠定了坚实基础，意味着中国人寿无纸化业务处理模式的全面建立。
2、中国人寿首家区域档案中心在金华正式投入使用
中国人寿保险股份有限公司金华区域档案中心正式竣工并投入使用，成为中国人寿系统首家建成的区域档案中心。这家区域档案中心由企业自行出资建设，国内尚属首例，充分体现了中国人寿对档案工作的高度重视。
中心坐落于浙中城市金华，占地20亩，总建筑面积2.11万平方米，主体建筑为一幢5层大楼，包括办公区、档案库区、业务技术区、档案查阅区和辅助用房5类功能用房。其中库区面积占总建筑面积的80%，可存放档案17000立方米、约305万盒，配套恒温恒湿系统、气体灭火系统及智能档案密集架，各项功能和标准均符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000），硬件设施在国内档案馆中处于领先水平。
同时，通过区域档案中心定期接收档案，对档案实现“闭环”管理，大大规范了公司内部档案管理工作，降低了档案遗失、损毁的风险；规模化、集约化的管理模式，也可有效降低档案管理成本，利于后续档案信息服务，实现信息的二次开发。
据介绍，具有相关资质的档案服务机构开展档案托管等业务在国外已非常成熟，目前国内市场需求也十分旺盛，档案托管市场前景可观。这种多元化的档案运营模式有利于公司获取经济收益，摊薄档案中心管理成本。此外，国家档案局两位领导还就档案中心进一步建立健全规章制度、优化档案管理流程等方面给予了专业指导。
3、各地相继出台政策法规加以规范发展
目前上海、浙江、天津等地颁布的档案条例和《档案法》实施办法都对档案中介机构提出了相应要求。国家也对服务外包产业高度重视，如中国保险监督管理委员会、中国人寿保险股份有限公司联合起草的，国家档案局于2007年7月1日实施的《人身保险业务档案管理规范》中，明确支持保险公司将业务档案实行第三方管理。
三、 保险业务档案在使用中出现的问题
1．档案库房不集中导致调档延时问题
保险档案实行市级分公司集中管理, 但档案库房的集中设置还面临一些难题。一方面, 集中管理的档案增长太快, 需要建立多个库房; 另一方面, 受资金、地理位置等因素的影响, 不太容易在办公楼附近租到符合库房标准的、廉价的、连在一起的几个库房, 实际情况往往是库房分散在相距较远的几处。
从 2006 年调档情况来看, 在一处库房调档的有 9335 次, 在第二处库房调档的有 564 卷( 件) 次。在两处之外的库房调档有 125 卷(件) 次。随着档案数量的增加, 异地调档的数量还会增加。库房不集中增加了档案利用的难度, 导致调档不便、调档过程变长、调档费用剧增以及被借阅档案运输安全等问题。在档案多处存放的情况下, 对利用者的调档请求, 档案人员先要判断档案的具体存放地点和库房, 再与档案库管理人员联系, 利用者往往要往返于几个库房之间才能将所需的档案调阅完毕, 原本只需花几分钟的调档时间却因异地调档, 花在电话联系、交通或等待档案从异地调回的时间可能会几小时或几天。
2. 库房不足导致的库藏秩序混乱和调档不畅问题
良好的库藏秩序是保证快速调档的前提, 而足够的存储空间是建立良好库藏秩序的条件。由于许多公司没有设立档案中心, 档案库房建设缺乏统一领导和长远规划。出于对营业成本的考虑, 公司一般不会空置许多房间作为档案用房, 所以很难预留足够的存储空间, 档案入库工作总是在被动地等待库房, 档案装不下了东塞西放, 正常的档案库藏秩序被打乱, 档案的排架顺序变乱, 一个序列的档案不能连续排架, 而是在库房中填“空”被分置几处, 甚至被分割成几段分别放在几个库房中首尾不相连, 库房中的这些“断断续续”的档案, 增加了档案查找难度和调档时间。
3 .不同的档案管理系统对档案利用的制约
档案管理一般借助于计算机档案管理系统, 但目前存在三个问题:
一是缺乏好的档案管理程序。档案工作是围绕着业务工作开展的, 重业务、轻档案的思想同样反映在程序的开发上, 档案程序从需求分析、系统设计、系统运行不经过档案人员的参与、把关便投入使用, 档案管理程序缺乏科学性、合理性、完备性, 达不到档案管理的要求, 给档案利用造成一定的困难。
二是档案管理程序不能与业务程序做到无缝连接。业务系统属于核心系统, 档案系统属于外围系统, 这两个系统一般分别由两个公司担当设计, 无缝连接难以实现, 造成某些关联的中断。业务系统里的组卷信息在数据转换到档案系统里后, 类似于卷号这样的重要信息将消失, 档案检索时也不能使用业务系统里诸如证件号、投保人或被保险人姓名等信息, 降低了查全率。
三是使用多个档案管理系统, 增加了检索时间和难度。随着业务系统的升级换代、公司业务的分化以及档案影像化, 档案管理系统由一个增加到多个, 由于技术平台的不同导致档案管理系统互不兼容, 查询档案时需要进出多个档案管理系统, 影响到档案的查询时效。
4 .档案数字化后档案实体的利用问题
档案数字化后可以随时在自己的电脑上调阅档案的影像, 既便利又快捷。但是因硬件和人力的限制, 目前没有将全部档案扫描, 有的档案即便在扫描范围之列, 也仅扫描档案中的一部分, 所以遇到为报销药费来保险公司开分割单、复印费用清单、收据等还需要调用理赔档案原件。此外, 影像件的法律地位未被承认, 诉讼、各项检查、审计、核对单证信息等均要以档案原件为依据, 所以短期内档案实体依然需要妥善保管并提供利用。
5 、保险业务档案利用中的保密性问题 业务档案涉及到客户的信息, 属于公司运营中的商业秘密, 无论从公司运营的角度还是从维护客户利益的角度来讲, 都需要做好保密工作, 对查档人员的权限、查阅等级、查阅档案的类别做出限定, 既要降低档案利用的门槛、简化档案利用手续和为利用者提供方便, 又要保证档案的内容不被非法利用, 这就需要制
度把关、档案人员把关, 在档案利用中履行严格的检查登记制度, 超权限的利用或手续不全的利用不能受理, 某些电话查档不能受理。还有一些利用需求由于具有一定的风险性也不能受理。
四，对于出现问题的解决对策建议
1. 各地社保经办机构不仅应配备专职档案管理人员，而且要加强对业务档案管理相关知识及档案管理信息系统操作使用的培训。社会保险业务档案与业务经办管理是密不可分的，专职档案管理人员需具备档案管理专业及社会保险专业两方面知识，要对整个社保业务流程了如指掌，只有不断提升档案管理人员的能力和水平，才能为实现档案管理精细化提供人才保证。
, 2. 因地制宜创造条件，不断完善社会保险业务档案设施和条件。各地应根据实际情况，统筹规划档案管理基础设施建设，具体可参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》努力创造条件建设专用档案库房，以确保档案库房能满足中长期需要。
3．业务档案是参保人享受社保待遇的重要凭证，档案及时归档是确保档案安全和实时利用的重要前提。应尽量避免档案长时间滞留在业务经办人员手中，当年新增各业务部门档案应于当月归档移交，做到“日清月结”。按照“谁经办、谁立卷、谁归档的原则，由经办人员在每项业务办结时即时将形成的档案原始资料进行收集整理并编号立卷，并于月底移交档案室。档案管理人员对移交来的业务档案进行核对，在确保每份档案入库完整准确后扫描归档，同时实现次月提供查询利用。
4．通过不断加强社会保险信息化建设和提升档案数字化程度，有效提高档案查询利用率。社会保险业务档案规范化管理不能只是局限于规范收集、整理、归档、保管等方面，而应充分发挥档案管理对业务经办起到促进和监督作用。社保业务档案标准化建设应以信息化为依托，逐步实现社保电子档案实时生成于业务经办时，将业务信息系统与档案管理信息系统有机结合，不断提高业务档案数字化程度，方便参保人员快速调阅所需档案影像资料，提高档案查询利用率。
参考文献：
[1]刘华. 保险业务档案的利用特点及其存在问题——以中国人寿保险股份有限公司北京市分公司为例. 北京档案,2007（11）.
[2]张春生. 中国人寿完成业内最大业务档案影像化项目. 中国保险报,2011（001）.
[3]王勤. 浅谈基层社会保险业务档案工作开展现状及对策建议. 就业与保障,2016（05）.
[4]孙艳梅. 浅析如何做好社会保险业务档案管理工作. 办公室业务,2013（06）.