物资采购工作流程及风险点防控图
在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上,通过查找风险点及风险防控中的薄弱环节,架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系,以确保企业目标的顺利实现。在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上,通过查找风险点及风险防控中的薄弱环节,架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系,以确保企业目标的顺利实现。隐藏>>
2012 年 3 月 第 6 期 总第 256 期 内 蒙 古 科 技 与 经 济 Inner Mongolia Science T echnology & Economy March 2012 No. 6 Total No. 256 X 企业物资管理风险防控存在的问题及对策娜日松 ( 北方联合电力有限责任公司 监审部, 内蒙古 呼和浩特 010000) 摘 要: 在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上, 通过查找风险点及风险防控 中的薄弱环节, 架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系, 以确保企业目标的顺利实现。 关键词: 企业; 物资管理; 风险防控; 体系架构 中图分类号: F 279. 23 文献标识码: A 文章编号: 1007—6921( 2012) 06—0057—02
在现代企业的运营发展中, 企业面临的商业环 境市场竞争压力越来越大, 风险防控已成为影响 企业目标实现的重要因素。物资管理控制是企业内 部控制的重要环节, 是内部控制中的应用控制, 是企 业实现经营目标, 贯彻经营方针决策, 维护流动资 产安全与完整, 保证财务收支合法、 会计信息真实性 的一种内部自我协调、 制约和监督的控制系统。 企业物资占用资金比重较大、 品种繁多, 对企业 的资产损益有很大的影响。 因此, 完善和加强企业 物资管理体系日益重要。
1 企业物资管理风险防控存在的主要问题及原因 分析
1. 1 缺乏全过程的风险评估 对于风险的评估较为局限, 缺乏完整性与系统 性。
1. 2 操作体系不健全 缺乏内容明确且行之有效的风险控制流程, 整 体风险控制架构不够健全、 完整, 存在部分环节较为 薄弱的情况, 易形成系统“ 短板” 。
1. 3 风险防控能力不足 受企业管理人员的专业知识、 业务技能等多方 面因素制约, 风险预估过程中往往对风险估计不足, 导致最终难以形成有效的风险预警。
1. 4 片面的风险导向, 严重地影响了风险防控的有 效实施 相当一部分企业将更多注意力集中在具体项目 的本身风险上, 却忽视了这一具体项目潜在的、 即可 能给企业或社会带来的风险, 这无形之中使风险防 控的效果大打折扣。
2 企业物资管理的风险点及主要表现形式
2. 1 采购环节 采购计划安排不合理, 市场变化趋势预测不准 确, 造成物资短缺或积压, 可能导致企业生产停滞或 资源浪费。 主要表现为: 没有依据实际需要确定物资 采购范围; 没有依据设备的实际使用环境或设计要 求确定物资采购的工作内容; 采购计划与设计批准 方案、 工程进度不一致。 供应商选择不当, 采购方式不合理, 招投标或定 价机制不科学, 授权审批不规范, 有关人员与供应商 关系密切或领导授意采购暂不需要或计划外的物 资, 可能导致采购质次价高的物资, 出现舞弊或遭受 欺骗。 主要表现为: 供应商资格审查不到位 , 甚至企 业“ 黑名单” 中的供应商入围; 评标程序不规范, 主观 性太强; 没有定标原则, 倾向性太强; 领导干部干预 影响正常的竞标, 针对特定投标人编制商务招标文 件, 提高或降低资质条件, 以不合理条件限制或排斥 潜在的投标人。 未订立合同、 未经授权对外订立合同、 合同对方 X 主体未达要求、 合同内容存在重大疏漏, 缺乏对采购 合同履行情况
的有效跟踪, 合同纠纷处理不当, 可能 导致企业合法权益受到侵害和经济利益受损以及企 业信誉形象受害。主要表现在: 合同文本不规范; 合同签订不及时; 为躲避管理, 进行合同分拆; 合同 内容对招标文件进行了实质性的修改; 合同变更与 补充没有履行审批程序, 合同变更随意性大; 没有严 格按照定标的要求履行, 降低合同中的技术要求及 供货要求。 有意提高或降低验收标准, 倾向性的选择检查 内容, 对验收不合格的不及时上报或隐瞒不报, 验收 标准不明确, 验收程序不规范, 可能导致采购资金损 失或信用受损。 主要表现在: 发现异常情况不做任何 处理, 就办理入库手续。
2. 2 结算环节 未按合同约定执行, 超付、 提前或滞后付款, 可 能导致不必要的经 济纠纷; 审核不严, 审 批手续不 全。票据不合规, 结算依据不充分, 原始单据填制不 全, 没有负责人签字等付款, 可能导致处理虚假经济 业务; 付款在先, 签订合同置后。支付不符合付款条 件的款项, 可能导致发生预付款多付、 错付、 无法收 回、 质保金提前支付等。
2. 3 仓储环节 虚开发票, 虚列物资入库, 可能导致套取物资采 购资金; 物资保管不规范, 对企业退备物资没有建立 造册登记, 长期置于室外, 无人管理, 导致设备、 材料 等物资丢失、 毁损; 物资管理混乱, 没有建立定期盘 点制度, 造成账、 物不相符, 可能导致 资产的流 卡、 失。
2. 4 领用环节 在无计划、 无领用手续情况下发放物资或先领 用后补办手续, 可能导致损失浪费或流失; 虚假冒 领, 没有建立出库领用物资的实际用途功能档案, 可 能导致延误所需或急需。
2. 5 处置环节 对基建剩余物资或多领、 错领物资, 没有办理退 库手续, 人为低价处理, 给企业造成损失或给社会带 来风险; 技改、 大小修项目退备、 拆除物资没有造册 登记; 对已查明盘盈、 盘亏原因的, 也未按规定程序 报批、 处理, 可能导致资产毁损或不实; 未将废旧物 资处置收入入账, 形成“ 小金库” 可能造 成资产流 , 失。
2. 6 信息系统控制 信息系统缺乏或规划不合理, 可能造成信息孤 岛或重复建设, 导致企业物资管理效率低下。 系统开 发不符合内部控制要求, 授权管理不当, 可能导致无 法利用信息技术实施有效控制。系统运行维护安 全措施不到位, 可能导致信息泄露或毁损, 系统无法 收稿日期 : 2011- 12- 18 57 总第 256 期 正常运行。
3 找准风险防范与控制的采取有效措 施 企业应树立风险意识, 针对各个风险控制点建 立一套相对明晰、 稳定、 完善的控制体系, 确保物资 管理全过程的风险得到有效控制。详见下图: 内 蒙 古 科 技 与 经 济 招投标, 以权谋私的行为; 建立评标专家库, 评标专 家采用编号管理, 监督部门现场监督, 建立专家评审 责任制; 加强资格审查, 不得任意提高或降低资格条 件, 评标过程中严禁评标专家与投标厂家非正常接 触, 畅通招投标过程中对违法行为的控告和检举渠 道, 纪检监察部门及时调查处理; 加强中标后的履约 考核, 加大处罚力度。 3. 3 严格合同审查 坚决制止拆分合同来避免审批的行为; 对重要 基建物资建立并执行合同履约过程中巡视、 点检 监造制度, 严禁项目建设单位人员与供应商内外勾 结, 不严格按照合同要求监造采购设备, 给企业造成 损失。 3. 4 把好结算关 对未履行招标手续及未签订合同的款项一律不 予支付; 财务部门对付款业务实行三级审核, 审查采 购发票账单等结算凭证及结算审批手 续是否齐 全, 材料稽核为一级审核, 审核报销人员 为二级审 核, 财务部负责人最后确认签章后付款; 建立质保金 管
理机制, 根据合同约定, 质保期满, 物资管理部门 采购人员根据使用部门相关人员出具的质量合格书 面证明, 编制质保金付款审批单, 经物资 部门负责 人、
对煤炭企业物资采购风险管控的研究 内容摘要：随着企业大规模重组及深入融合,充分发挥大集团规模采购优势,搭建统一供应采购平台势在必行。由于物资采购部门业务量的增加,在物资采购过程中各种意外情况的出现,使采购的实际结果与预期目标偏离的程度及可能性增大,对潜在风险不得不超前防控。尤其是与煤炭企业安全生产或项目建设关系紧密的物资,必须针对不同情况采取降低风险、规避风险、分担风险和控制风险的措施,实现采购风险最小化。
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【摘 要】随着企业大规模重组及深入融合,充分发挥大集团规模采购优势,搭建统一供应采购平台势在必行。由于物资采购部门业务量的增加,在物资采购过程中各种意外情况的出现,使采购的实际结果与预期目标偏离的程度及可能性增大,对潜在风险不得不超前防控。尤其是与煤炭企业安全生产或项目建设关系紧密的物资,必须针对不同情况采取降低风险、规避风险、分担风险和控制风险的措施,实现采购风险最小化。
【关键词】风险管理；合同管理；煤炭物资；内部审计
本文在对煤炭物资采购合同管理、风险管理相关理论进行述评的基础上提出研究的着力点即煤炭物资采购合同风险管理，并从组织管理层面、具体业务流程层面即签约前、签约过程、签约后以及合同文本层面对煤炭物资采购合同风险进行了细致的识别与分析，揭示出合同管理内部控制中可能存在的不足，进而对风险点进行梳理归纳，建立煤炭物资采购合同风险指标评价体系，利用层次分析法兼顾定性和定量的特点，构建了煤炭物资采购合同风险评价的层次结构模型，并通过计算确定各风险因素的权重，对已识别风险进行总排序，为煤炭物资采购风险程度的判定提供了较为科学的评价方法和量化指标，最后提出煤炭物资采购合同风险的应对措施，强调应全面发挥内部审计的作用，促进企业健全和完善合同管理内部控制。
一、煤炭物资采购合同风险识别
对于煤炭物资采购合同管理，本文将主要分以下方面对其进行风险识别，分别是采购合同组织管理层面、具体业务流程层面和采购合同本身，其中具体业务操作流程风险识别参照内部审计的事前、事中、事后监督的功能，划分为合同签订前风险、签约过程风险及合同完结风险三个阶段，在此基础上，对每一层面的风险再进一步细分识别。煤炭物资采购合同风险识别是从风险管理角度对合同管理进行研究的第一个步骤和环节，能直接影响风险分析的准确程度，其主要目的是为了识别出合同管理过程中现实的潜在的能导致企业发生损失的可能性，只有在全面了解各种风险的基础上，才能预测风险可能造成的危害，进而选择处理风险的有效手段。
1、组织管理风险
合同管理的组织管理层面主要包括其所处的制度、体系、人员和信息系统环境，对组织管理进行风险识别主要从管理制度构建、组织体系设置、业务流程整体设计、人力资源、合同管理信息系统五个方面进行。
（1）合同管理制度构建风险
采购合同是实现煤炭物资采购的重要载体，采购合同管理制度就是用以调整企业内部在合同管理活动中，各种社会关系的行为规范的总称，是保证合同管理工作顺利进行、提高合同管理水平的基本条件。各煤炭企业物流中心或相关物资管理部门都会有相应的合同管理制度，只不过表现形势或程度不一样。合同管理制度保证了煤炭物资采购“有法可依、有章可循”，对煤炭物资采购提出了原则性的要求，因而合同管理制度制定的是否完善，是否合规，是否合适本企业煤炭物资采购状况，会对煤炭企业物资采购的效果和效率产生直接的影响。
a采购合同管理制度的健全程度
煤炭物资采购合同管理涉及部门多，流程复杂，因此更需要健全的采购合同管理制度保障其责任的明确及流程的合理，采购合同管理制度是否健全主要体现在以下两个方面：一是能否覆盖到采购活动的方方面面，使得采购合同管理的每个流程，每个环节都有规定可遵守、有制度可执行；二是是否明确界定了相关责任人或相关部门的职责范围，参与合同管理的人员或部门对自己实施的合同管理行为是否有明确的判断标准，否则就会出现各部门责任不清或互相推诿的现象，但是如果对相关管理业务出现了多重界定，又会出现合同管理职责和权限的冲突，合同管理执行人无所适从，工作中出现空白区域是同一件工作做了两次的情况，进而降低工作效率。
b采购合同管理制度是否会根据执行反馈进行适时调整
任何管理制度在制定的时候都不可能是完美无缺的，随着各煤炭企业对物资管理方式的改进和采购环境的变化，采购合同管理总会遇到一些新问题、新业务，而其最初管理制度的不合理处在日后实施的过程中就会显现出来，因此合同管理制度需要根据环境及执行反馈进行适时的完善，如何没有随实际情况进行适时的调整，就可能拖延采购效率，计划已出现的问题。
c采购合同管理制度的执行情况
管理制度制定出来都是为了执行的，良好的执行能力是保障制度得到贯彻的首要条件。如果采购合同管理制度没有得到遵守或在执行时大打折扣，各部门没有将合同管理制度规定的相关职责进一步落实，没有有效的流程让制度的执行成为一项固化工作，那么就无法体现合同管理的实效，即使有管理制度也是如同虚设。
d合同管理制度与其他制度的相融性
合同管理制度是否与其他制度有矛盾之处，不能遵守一项制度却违反另一项制度，相融性所反映的问题是在制定相关制度规定时，对不同制度引发的状况及后果没有考虑周全。
（2）采购合同管理组织体系设置风险
建立健全合同管理体系，是加强和改善合同管理的组织保证，合同管理组织设置应该遵守统一管理分层负责、力求精干高效的原则和既分工合理又相互协作配合的原则。煤炭物资踩哦股合同涉及部门多，只有建立有完善合理的内部合同组织管理体系，才能使得合同管理工作层层有人抓、事事有人管。
a合同管理机构设置的合理性
合同管理机构设置的合理性主要表现在煤炭物资管理部门是否根据自己的业务状况设置了专门的合同管理部门，或是在相关部门是否配置专职的合同管理人员；合同管理机构是否建立有防范设计变更、政策变动等的风险管理体系等。
b合同管理部门功能的健全性
合同管理部门的功能不应仅仅局限在审查合同条款，提供法律意见上面，合同管理部门的功能除了除了诸如审查合同条款、提供法律意见等一些专门的法律业务之外，其实更多的是与其他部门进行相互协调，譬如与机电技术部门沟通合同中有关的机电技术问题，与财务部门沟通有关的收付款问题等等，而且这些最
终的沟通结果都会体现在合同的具体条款之中，一旦合同签订，合同的某些风险以及其危害程度就已经确定了。所以合同管理部门如要达到有效控制法律风险、保障企业安全运营的目的，其功能要相当健全。 c部门间配合程度
采购合同管理工作是与业务工作既平行又交叉的一项综合管理工作，涉及部门很多，采购合同管理活动的开展需要其他部门的支持。合同管理人员和业务人员也应当紧密配合，如合同管理人员应关注合同业务运作的变化，业务人员应及时将各种非正常的现象提交合同管理人员论证，因此部门间的支持程度和业务部门合同管理相关人员的配合程度会直接影响到合同管理工作的效率和效果，如果部间能够做到相互协调配合，效率就会很高；反之，效果和效率就不能有很好的保证。
（3）合同业务操作流程整体设计
a合同业务流程的规范性
合同业务流程是否考虑了相关业务流程的不相容性，对于具体流程由哪些部门承办，哪些部门审查，哪些部门监督，水授权、谁经办是否有统一规范的规定。
b合同业务流程的可操作性
煤炭物资采购合同涉及金额庞大，因而需要相关部门及领导的审核，对于煤炭物资采购合同，是否能根据工程需要程度或物资需求紧张程度分清轻重缓急，金额、重要性不同的物资审查流程是否会采用分级授权等，这些都是会导致工作效率降低的风险点。
（4）人力资源风险
煤炭物资采购合同管理的具体工作是由合同管理相关部门的人员共同完成，所以人力资源风险也是风险识别的关键领域。
a管理层对合同管理的重视程度
管理层对合同管理工作是否重视能体现出管理层的法律意识和风险意识，只有管理层重视合同管理工作，才能从战略高度分析和认识合同管理对企业生存和发展的重要意义，确保合同管理的规范化和法制化，进一步提升公司其他部门的合法合规运营态度，增强企业对待风险的谨慎态度。
b合同承办及管理部门人员的专业素质及业务操作能力
合同承办及管理人员作为合同管理的基层人员，是与合同联系最直接、最紧密的人员，是企业合同管理的基础力量，其工作经验与专业知识、对业务的熟悉程度、判断能力以及职业敏感度对其工作态度和工作效率会产生直接或间接影响。在知识方面，除了要具有坚实的法律知识，还应该具有管理知识、生产技术知识、财务知识等等；在技能方面，法律业务能力、决策能力、沟通能力都需要合同管理部门负责人综合掌握。
c合同管理部门是否配备有高素质法律人员
煤炭物资采购合同的重要作用之一就是防范企业法律风险，而煤炭企业涉及面广，要实现防范法律风险的目的，更需要高素质的法律人员，因此选配的法律顾问和法律人员的素质决定了该项工作的最终成效，只有配备专业素质高的法律人员，合同条款才能最大限度的避免合同纠纷。
d合同管理相关部门的人员稳定性
在人员流动性较高的今天，人员合理流动是可以接受的，但合同管理人员往往能够掌握公司的一些机密信息，其流动性过高无疑会给企业带来一些不利影响，引发潜在的风险。
（5）合同管理信息系统
随着合同信息自动化进程的加快，煤炭企业的大部分物资供应公司都已经或计划使用合同管理信息化软件，通过信息化处理，提高了合同管理的业务流程效率，但对信息系统也产生了依赖性，合同管理信息系统风险也随之产生，因此把合同管理信息系统风险也作为合同管理的组织管理层面风险之一考虑其中。 a合同信息传递的准确性
一般在网络平台上合同信息传输的及时性是可以得到保证的，但是在信息传递及时性得到保证的前提下，提高信息传递的准确率才是值得注意的，否则就会出现合同相关信息刚汇总统计完上报，就发生信息变更的情况，就需要返工，这样无疑会增加合同管理相关人员的工作量，工作效率就不能得到保证。
b合同信息的网络安全性
网络安全指的是对合同管理信息系统由技术和管理上的保护，保证系统的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不会因偶然的或者恶意的原因而遭受到破坏、更改、泄露，合同管理信息系统能连续可靠正常地运行，合同信息在保密性、完整性、可用性、真实性和可控性和不受到威胁。使用合同信息管理软件的企业是在网络平台上录入、修改、保存、传输合同信息，而这一系列的操作是以网络安全为保障的，否则企业合同信息的外泄可能会导致不可预料的后果。
二、企业物资采购内外因型风险分析
1、企业物资采购外因型风险
一是合同欺诈风险。供应商盗用、冒用他人名义以虚假的合同主体身份与企业订立合同，或以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；接受合同当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭；供货方签订空头合同；恶意变更合同主体；供应商在合同条款上任意设置障碍，如无故中止合同、更改合同条款、涂改合同条款等。二是采购价格风险。由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失；或者批量采购物资后，该种物资可能出现跌价而引起采购风险。三是采购质量风险。由于供应商提供的物资质量不符合要求，导致企业所生产的产品性能达不到质量标准，影响产品的生产与交货期，降低企业信誉和产品竞争力，直接威胁到企业的生存与发展。四是供应商延迟交货的风险。由于供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误，推迟交货日期，从而使采购部门不能及时采购到企业所需的货物，给采购工作带来延期交货的风险。五是技术进步风险。企业所生产的产品由于社会技术进步引起无形损耗甚至被淘汰，造成原有的已采购原材料的积压损失，或者某种原材料因技术进步而发生变化，导致原有原材料因质量不符合要求不得不舍弃。六是采购意外风险。物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险，如意外交通事故等不能正常供货、遭受缺货风险损失。
2、企业物资采购内因型风险
一是采购计划风险。企业物资部门计划管理不适当或不科学，导致采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。二是采购合同风险。由于合同订立者未严格按法律规定办事，导致企业蒙受巨大损失；或卖方采取不正当手段，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣品，导致合同风险。同时，企业自身也常常由于合同管理混乱造成违约而被对方追究。三是采购验收风险。由于人为因素造成采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求，对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等进行审核和验收而引发的风险。四是采购存货风险。存货风险指企业存货因价格变动、商品过时等因素而使存货价值减少的可能性，如采购物资不能及时供应生产需要，发生生产中断造成缺货损失而引发的风险。五是采购责任和道德风险。企业经办部门或个人责任心不强、管理水平不高造成责任风险，引起合同纠纷。六是预付款风险。有时企业为了得到急需的物资，会采取预先支付货款的方式购进物资。然而，一旦质量有问题，就会相互扯皮，影响企业信誉，且款项又被供方控制，处于被动局面。
三、内部审计参与合同风险管理及考核
1、内部审计参与合同风险管理的动因
国际内部审计师协会在关于内部审计的新定义中明确：“内部审计是一种旨在增值和改善机构运营状况的独立的、客观的保证和咨询活动，它通过引入系统化、严谨方法来评价和改善风险管理、控制和治理程序，帮助所在机构实现其目标”国家审计署在2003年5月修订生效的《审计署关于内部审计工作的规定》中对内部审计的基本职责也作出明确规定，其中就包括“对本单位及所属单位内部控制制度的健全性和有效性以及风险管理进行评审”。这些规定和定义可视为内部审计在现代企业风险管理中应该负有责任的制度和理论依据。
随着内部审计的职能定位不断延伸，内部审计理念不断创新，以风险为导向、内部控制为主线，公司治理为目标的审计理念深入人心，目前我国内部审计正处在历史发展的最好时期，也是内部审计职能全面转型时期。加强合同管理，是企业完善经营管理的重要一环，内部审计部门在该项工作中如何发挥专业优势，是值得探讨的问题。
内部审计的理念是“监督寓于服务，防范胜于纠正”，目的是实现“改善和增值”，就煤炭物资采购合同管理而言，煤炭物资采购合同一经合同双方签字盖章，相应的权利义务产生，法律效力也生产，难以更改。结合内部审计理念，进行合同风险管理研究，更要在合同产生法律效力前进行。内部审计正在逐渐的由事后审计向事前审计转变，与之响应的，对合同管理也应重视合同签约前风险的识别，把握及时性、主动性、预防性，找出合同管理过程中的风险关键控制点，排查隐患、认真总结、规避风险，其重要意义就在于及时发现企业经营管理的薄弱环节，揭示企业合同管理中存在的问题以及潜在的风险，针对性的提出防范或控制风险的建议，协助企业规避经营风险，完善风险管理制度，体现内部审计的最大价值。
内部审计通过对采购合同管理风险关键控制点的识别，促进企业相关内部控制的完善。虽然内部控制只覆盖了风险的一部分，但在某些情况下，风险与控制其实只是一体两面，所有的机构应先评估并辨识风险，再根据关键风险控制点植入优良的控制系统，不同的内部控制可以防控不同的风险类型，根据内部控制与风险管理的关系，构建内部控制与风险管理关系表如下：
2、内部审计参与合同风险管理的优势
传统概念下，内部审计具有经济管理、经济监督、经济评价等功能，是一种旨在增值和改善机构运营状况的独立、客观保证和咨询活动。它通过引入系统化、严谨方法来评价和改善风险管理、控制和治理程序，帮助所在机构实现其目标。
随着企业经营环境的日趋复杂和市场竞争的日趋激烈，风险管理技术不断发展，内部审计本身和相应的审计技术也会随之向前发展，因而，内部审计参与风险管理的研究将会有广阔的前景，也会成为内部审计的最新发展方向。内部审计参与风险管理不仅会为其自身的发展提供契机，而且还有利于企业目标的达成，有助于企业在市场竞争中处于优势地位，这是一个双赢的结局。
（1）客观及全面识别风险
风险在企业内部具有感染性、传递性、不对称性等特征，即一个部门造成的风险或疏于风险管理所带来的后果往往不是由其直接承担，而是会传递到其他部门，最终可能使整个企业陷入困境。正因为如此，有些部门可能会出现过度道德风险，如采购部门为节约采购成本，可能会忽视对材料规格、型号、质量方面的检查，或者有意购买残次品，这种暗藏的风险会在物资使用部门反映出来，最终给企业造成巨大损失。 对风险的认识和防范、控制需要可观全面的进行考虑，各业务部门很难做到这一点，而内部审计作为组织的一部分，独立于业务管理部门，处于比较理想和独立的位置，这使得内部审计在风险管理方面具有全局性和客观性优势，可以从全局出发、从客观的角度对风险进行识别，能够满足促进企业风险管理的客观需求。内部审计产生于受托责任的产生，同样也会受托责任的发展而随之发展，为满足企业规避风险及风险管理为核心的策略，受托责任的逐渐延伸，内部审计的范围也会随之扩大到风险管理领域，进而在这方面也为组织提供独特的增值服务。其发挥作用的主要途径就是内部审计人员参与风险管理，应用专业技术知识在煤炭物资采购合同风险控制和改进煤炭企业风险管理水平方面发挥领导作用，预防和减少企业的风险，
（2）控制、指导企业合同风险管理策略
良好的协调与沟通能力是内部审计改善组织治理、协调相关只能部门从而帮助完成目标的前提，正因如此，对于企业制定的各项长短期风险决策，内部审计人员能够充当协调人员，通过对长短期风险决策实施的调节、调控、指导企业的风险管理策略。内部审计部门能利用其独立性，对电力物资采购合同管理相关业务操作及管理部门进行协调，进而控制和指导合同风险管理策略。
3、对物资采购绩效的审计考核
建立健全合同执行各个环节的考核制度，加强检查与考核，把合同规定的采购任务和各项相关工作转化成分解指标和责任，明确规定工作的数量和质量标准，分解、落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以避免合同风险的发生。
四、企业物资采购风险防范措施
1、明确采购目的
企业采购供应部门在采购过程中不应一味地追求采购价格最低化，不应把节约资金作为采购的惟一目标，而应对所要采购物资的质量和效用进行通盘考虑，在为企业节约采购资金的同时，保证采购质量。
2、强化对供应商的选择和管理
在订立采购合同之前，须对参加投标的所有供应商进行资格审查，以便在采购活动的初期把由供应商方面的不确定性所带来的采购风险控制在最低限度。一是选择好供应商。首先要看供应商是否正规、企业质量管理体系是否健全以及产能状况是否能够满足采购单位的生产需求。一种物资应该由２—３家供应商同时供货，并要分为主供应商和次供应商。这样既能够保证物资供应的稳定性，又能保证物资供应的连续性。二是了解市场。物资采购人员应对所采购的物资进行市场调查，了解发展趋势和当前的供需状况及价格水平，并根据调查情况谈判。三是建立供应商动态管理机制，在企业内部建立一套严密、完善的采购管理体系。做好对供应商的评价，要求供应商具有有效的质量保证体系，并在实际操作中严格执行相应的标准。四是努力与供应商建立一种互信互助、共同繁荣的战略合作关系。对于需求量很大、依赖性强的物资，可以采用参股或收购、兼并等措施与供应商建立合作关系，让供应商能满足企业长期的物资供应需求。
3、对采购全过程、全方位的监督
全过程是指对计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督，重点是对计划制定、签订合同、质量验收和结账付款四个关键点的控制，以防止舞弊行为。全方位是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
4、强化对物资需求和物资采购计划的管理
要审查物资采购计划的编制依据是否科学，调查预测是否存在偏离实际的情况，计划目标与实际目标是否一致，采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施等等。
5、对物资采购招标与签约的监督
依法订立采购合同是避免合同风险、防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，要强化对采购经办部门履行职责情况的监督管理。采购经办部门和人员应对供应商进行生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况的调查，在全面了解的基础上，做出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。每年对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ＩＳＯ９０００标准的要求。考评指标包括供货质量、履行合同次数、准时交货率、来料批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等。其次，要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性四个标准，逐一审核。
6、对物资采购合同台账、合同汇总及信息反馈的管理
建立合同台账、做好合同汇总，是加强合同管理、控制合同风险的一个重要方面。一是对于已签订的合同要整理成册、妥善保管；建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。二是合同管理部门应对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号要合规，每一份合同包括正本、副本及附件。三是合同履行完毕要及时建立合同档案。合同管理人员应将所有合同进行分类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门，据此组织生产、规划价位、及时接运和按时承付货款。要运用先进的管理手段，向相关部门提供及时、准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。
7、对物资采购合同执行中的监督管理
一是审查合同的内容和交货期执行情况，做好物资到货验收工作和原始记录，严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，要及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款拒付。对有关合同执行中的来往函
电、文件都要妥善保存，以备查询。二是审查物资验收工作执行情况，对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。三是对不合格品控制执行情况进行管理，审查物资管理部门是否及时记录发现的不合格品。四是重视对合同违约纠纷处理的管理。五是采取“零库存”策略，并保持一定的产成品存货以规避缺货损失、满足需求增长引起的生产需要；建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。
五、总结
采购风险是企业所面临的风险之一，指在供应过程中由于各种意外情况的出现，使供应的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性，包括人为风险、经济风险和自然风险。企业风险管理指企业在充分认识所面临的风险的基础上，采用适当的手段和方法，予以防范、控制和处理，以最小成本确保企业经营目标实现的管理过程。
物资采购工作流程及风险点防控图
在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上,通过查找风险点及风险防控中的薄弱环节,架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系,以确保企业目标的顺利实现。在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上,通过查找风险点及风险防控中的薄弱环节,架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系,以确保企业目标的顺利实现。隐藏>>
2012 年 3 月 第 6 期 总第 256 期 内 蒙 古 科 技 与 经 济 Inner Mongolia Science T echnology & Economy March 2012 No. 6 Total No. 256 X 企业物资管理风险防控存在的问题及对策娜日松 ( 北方联合电力有限责任公司 监审部, 内蒙古 呼和浩特 010000) 摘 要: 在对企业物资管理风险防控存在的问题及原因分析的基础上, 通过查找风险点及风险防控 中的薄弱环节, 架构出一整套相对完整的企业物资管理风险防控体系, 以确保企业目标的顺利实现。 关键词: 企业; 物资管理; 风险防控; 体系架构 中图分类号: F 279. 23 文献标识码: A 文章编号: 1007—6921( 2012) 06—0057—02
在现代企业的运营发展中, 企业面临的商业环 境市场竞争压力越来越大, 风险防控已成为影响 企业目标实现的重要因素。物资管理控制是企业内 部控制的重要环节, 是内部控制中的应用控制, 是企 业实现经营目标, 贯彻经营方针决策, 维护流动资 产安全与完整, 保证财务收支合法、 会计信息真实性 的一种内部自我协调、 制约和监督的控制系统。 企业物资占用资金比重较大、 品种繁多, 对企业 的资产损益有很大的影响。 因此, 完善和加强企业 物资管理体系日益重要。
1 企业物资管理风险防控存在的主要问题及原因 分析
1. 1 缺乏全过程的风险评估 对于风险的评估较为局限, 缺乏完整性与系统 性。
1. 2 操作体系不健全 缺乏内容明确且行之有效的风险控制流程, 整 体风险控制架构不够健全、 完整, 存在部分环节较为 薄弱的情况, 易形成系统“ 短板” 。
1. 3 风险防控能力不足 受企业管理人员的专业知识、 业务技能等多方 面因素制约, 风险预估过程中往往对风险估计不足, 导致最终难以形成有效的风险预警。
1. 4 片面的风险导向, 严重地影响了风险防控的有 效实施 相当一部分企业将更多注意力集中在具体项目 的本身风险上, 却忽视了这一具体项目潜在的、 即可 能给企业或社会带来的风险, 这无形之中使风险防 控的效果大打折扣。
2 企业物资管理的风险点及主要表现形式
2. 1 采购环节 采购计划安排不合理, 市场变化趋势预测不准 确, 造成物资短缺或积压, 可能导致企业生产停滞或 资源浪费。 主要表现为: 没有依据实际需要确定物资 采购范围; 没有依据设备的实际使用环境或设计要 求确定物资采购的工作内容; 采购计划与设计批准 方案、 工程进度不一致。 供应商选择不当, 采购方式不合理, 招投标或定 价机制不科学, 授权审批不规范, 有关人员与供应商 关系密切或领导授意采购暂不需要或计划外的物 资, 可能导致采购质次价高的物资, 出现舞弊或遭受 欺骗。 主要表现为: 供应商资格审查不到位 , 甚至企 业“ 黑名单” 中的供应商入围; 评标程序不规范, 主观 性太强; 没有定标原则, 倾向性太强; 领导干部干预 影响正常的竞标, 针对特定投标人编制商务招标文 件, 提高或降低资质条件, 以不合理条件限制或排斥 潜在的投标人。 未订立合同、 未经授权对外订立合同、 合同对方 X 主体未达要求、 合同内容存在重大疏漏, 缺乏对采购 合同履行情况
的有效跟踪, 合同纠纷处理不当, 可能 导致企业合法权益受到侵害和经济利益受损以及企 业信誉形象受害。主要表现在: 合同文本不规范; 合同签订不及时; 为躲避管理, 进行合同分拆; 合同 内容对招标文件进行了实质性的修改; 合同变更与 补充没有履行审批程序, 合同变更随意性大; 没有严 格按照定标的要求履行, 降低合同中的技术要求及 供货要求。 有意提高或降低验收标准, 倾向性的选择检查 内容, 对验收不合格的不及时上报或隐瞒不报, 验收 标准不明确, 验收程序不规范, 可能导致采购资金损 失或信用受损。 主要表现在: 发现异常情况不做任何 处理, 就办理入库手续。
2. 2 结算环节 未按合同约定执行, 超付、 提前或滞后付款, 可 能导致不必要的经 济纠纷; 审核不严, 审 批手续不 全。票据不合规, 结算依据不充分, 原始单据填制不 全, 没有负责人签字等付款, 可能导致处理虚假经济 业务; 付款在先, 签订合同置后。支付不符合付款条 件的款项, 可能导致发生预付款多付、 错付、 无法收 回、 质保金提前支付等。
2. 3 仓储环节 虚开发票, 虚列物资入库, 可能导致套取物资采 购资金; 物资保管不规范, 对企业退备物资没有建立 造册登记, 长期置于室外, 无人管理, 导致设备、 材料 等物资丢失、 毁损; 物资管理混乱, 没有建立定期盘 点制度, 造成账、 物不相符, 可能导致 资产的流 卡、 失。
2. 4 领用环节 在无计划、 无领用手续情况下发放物资或先领 用后补办手续, 可能导致损失浪费或流失; 虚假冒 领, 没有建立出库领用物资的实际用途功能档案, 可 能导致延误所需或急需。
2. 5 处置环节 对基建剩余物资或多领、 错领物资, 没有办理退 库手续, 人为低价处理, 给企业造成损失或给社会带 来风险; 技改、 大小修项目退备、 拆除物资没有造册 登记; 对已查明盘盈、 盘亏原因的, 也未按规定程序 报批、 处理, 可能导致资产毁损或不实; 未将废旧物 资处置收入入账, 形成“ 小金库” 可能造 成资产流 , 失。
2. 6 信息系统控制 信息系统缺乏或规划不合理, 可能造成信息孤 岛或重复建设, 导致企业物资管理效率低下。 系统开 发不符合内部控制要求, 授权管理不当, 可能导致无 法利用信息技术实施有效控制。系统运行维护安 全措施不到位, 可能导致信息泄露或毁损, 系统无法 收稿日期 : 2011- 12- 18 57 总第 256 期 正常运行。
3 找准风险防范与控制的采取有效措 施 企业应树立风险意识, 针对各个风险控制点建 立一套相对明晰、 稳定、 完善的控制体系, 确保物资 管理全过程的风险得到有效控制。详见下图: 内 蒙 古 科 技 与 经 济 招投标, 以权谋私的行为; 建立评标专家库, 评标专 家采用编号管理, 监督部门现场监督, 建立专家评审 责任制; 加强资格审查, 不得任意提高或降低资格条 件, 评标过程中严禁评标专家与投标厂家非正常接 触, 畅通招投标过程中对违法行为的控告和检举渠 道, 纪检监察部门及时调查处理; 加强中标后的履约 考核, 加大处罚力度。 3. 3 严格合同审查 坚决制止拆分合同来避免审批的行为; 对重要 基建物资建立并执行合同履约过程中巡视、 点检 监造制度, 严禁项目建设单位人员与供应商内外勾 结, 不严格按照合同要求监造采购设备, 给企业造成 损失。 3. 4 把好结算关 对未履行招标手续及未签订合同的款项一律不 予支付; 财务部门对付款业务实行三级审核, 审查采 购发票账单等结算凭证及结算审批手 续是否齐 全, 材料稽核为一级审核, 审核报销人员 为二级审 核, 财务部负责人最后确认签章后付款; 建立质保金 管
理机制, 根据合同约定, 质保期满, 物资管理部门 采购人员根据使用部门相关人员出具的质量合格书 面证明, 编制质保金付款审批单, 经物资 部门负责 人、
对煤炭企业物资采购风险管控的研究 内容摘要：随着企业大规模重组及深入融合,充分发挥大集团规模采购优势,搭建统一供应采购平台势在必行。由于物资采购部门业务量的增加,在物资采购过程中各种意外情况的出现,使采购的实际结果与预期目标偏离的程度及可能性增大,对潜在风险不得不超前防控。尤其是与煤炭企业安全生产或项目建设关系紧密的物资,必须针对不同情况采取降低风险、规避风险、分担风险和控制风险的措施,实现采购风险最小化。
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【摘 要】随着企业大规模重组及深入融合,充分发挥大集团规模采购优势,搭建统一供应采购平台势在必行。由于物资采购部门业务量的增加,在物资采购过程中各种意外情况的出现,使采购的实际结果与预期目标偏离的程度及可能性增大,对潜在风险不得不超前防控。尤其是与煤炭企业安全生产或项目建设关系紧密的物资,必须针对不同情况采取降低风险、规避风险、分担风险和控制风险的措施,实现采购风险最小化。
【关键词】风险管理；合同管理；煤炭物资；内部审计
本文在对煤炭物资采购合同管理、风险管理相关理论进行述评的基础上提出研究的着力点即煤炭物资采购合同风险管理，并从组织管理层面、具体业务流程层面即签约前、签约过程、签约后以及合同文本层面对煤炭物资采购合同风险进行了细致的识别与分析，揭示出合同管理内部控制中可能存在的不足，进而对风险点进行梳理归纳，建立煤炭物资采购合同风险指标评价体系，利用层次分析法兼顾定性和定量的特点，构建了煤炭物资采购合同风险评价的层次结构模型，并通过计算确定各风险因素的权重，对已识别风险进行总排序，为煤炭物资采购风险程度的判定提供了较为科学的评价方法和量化指标，最后提出煤炭物资采购合同风险的应对措施，强调应全面发挥内部审计的作用，促进企业健全和完善合同管理内部控制。
一、煤炭物资采购合同风险识别
对于煤炭物资采购合同管理，本文将主要分以下方面对其进行风险识别，分别是采购合同组织管理层面、具体业务流程层面和采购合同本身，其中具体业务操作流程风险识别参照内部审计的事前、事中、事后监督的功能，划分为合同签订前风险、签约过程风险及合同完结风险三个阶段，在此基础上，对每一层面的风险再进一步细分识别。煤炭物资采购合同风险识别是从风险管理角度对合同管理进行研究的第一个步骤和环节，能直接影响风险分析的准确程度，其主要目的是为了识别出合同管理过程中现实的潜在的能导致企业发生损失的可能性，只有在全面了解各种风险的基础上，才能预测风险可能造成的危害，进而选择处理风险的有效手段。
1、组织管理风险
合同管理的组织管理层面主要包括其所处的制度、体系、人员和信息系统环境，对组织管理进行风险识别主要从管理制度构建、组织体系设置、业务流程整体设计、人力资源、合同管理信息系统五个方面进行。
（1）合同管理制度构建风险
采购合同是实现煤炭物资采购的重要载体，采购合同管理制度就是用以调整企业内部在合同管理活动中，各种社会关系的行为规范的总称，是保证合同管理工作顺利进行、提高合同管理水平的基本条件。各煤炭企业物流中心或相关物资管理部门都会有相应的合同管理制度，只不过表现形势或程度不一样。合同管理制度保证了煤炭物资采购“有法可依、有章可循”，对煤炭物资采购提出了原则性的要求，因而合同管理制度制定的是否完善，是否合规，是否合适本企业煤炭物资采购状况，会对煤炭企业物资采购的效果和效率产生直接的影响。
a采购合同管理制度的健全程度
煤炭物资采购合同管理涉及部门多，流程复杂，因此更需要健全的采购合同管理制度保障其责任的明确及流程的合理，采购合同管理制度是否健全主要体现在以下两个方面：一是能否覆盖到采购活动的方方面面，使得采购合同管理的每个流程，每个环节都有规定可遵守、有制度可执行；二是是否明确界定了相关责任人或相关部门的职责范围，参与合同管理的人员或部门对自己实施的合同管理行为是否有明确的判断标准，否则就会出现各部门责任不清或互相推诿的现象，但是如果对相关管理业务出现了多重界定，又会出现合同管理职责和权限的冲突，合同管理执行人无所适从，工作中出现空白区域是同一件工作做了两次的情况，进而降低工作效率。
b采购合同管理制度是否会根据执行反馈进行适时调整
任何管理制度在制定的时候都不可能是完美无缺的，随着各煤炭企业对物资管理方式的改进和采购环境的变化，采购合同管理总会遇到一些新问题、新业务，而其最初管理制度的不合理处在日后实施的过程中就会显现出来，因此合同管理制度需要根据环境及执行反馈进行适时的完善，如何没有随实际情况进行适时的调整，就可能拖延采购效率，计划已出现的问题。
c采购合同管理制度的执行情况
管理制度制定出来都是为了执行的，良好的执行能力是保障制度得到贯彻的首要条件。如果采购合同管理制度没有得到遵守或在执行时大打折扣，各部门没有将合同管理制度规定的相关职责进一步落实，没有有效的流程让制度的执行成为一项固化工作，那么就无法体现合同管理的实效，即使有管理制度也是如同虚设。
d合同管理制度与其他制度的相融性
合同管理制度是否与其他制度有矛盾之处，不能遵守一项制度却违反另一项制度，相融性所反映的问题是在制定相关制度规定时，对不同制度引发的状况及后果没有考虑周全。
（2）采购合同管理组织体系设置风险
建立健全合同管理体系，是加强和改善合同管理的组织保证，合同管理组织设置应该遵守统一管理分层负责、力求精干高效的原则和既分工合理又相互协作配合的原则。煤炭物资踩哦股合同涉及部门多，只有建立有完善合理的内部合同组织管理体系，才能使得合同管理工作层层有人抓、事事有人管。
a合同管理机构设置的合理性
合同管理机构设置的合理性主要表现在煤炭物资管理部门是否根据自己的业务状况设置了专门的合同管理部门，或是在相关部门是否配置专职的合同管理人员；合同管理机构是否建立有防范设计变更、政策变动等的风险管理体系等。
b合同管理部门功能的健全性
合同管理部门的功能不应仅仅局限在审查合同条款，提供法律意见上面，合同管理部门的功能除了除了诸如审查合同条款、提供法律意见等一些专门的法律业务之外，其实更多的是与其他部门进行相互协调，譬如与机电技术部门沟通合同中有关的机电技术问题，与财务部门沟通有关的收付款问题等等，而且这些最
终的沟通结果都会体现在合同的具体条款之中，一旦合同签订，合同的某些风险以及其危害程度就已经确定了。所以合同管理部门如要达到有效控制法律风险、保障企业安全运营的目的，其功能要相当健全。 c部门间配合程度
采购合同管理工作是与业务工作既平行又交叉的一项综合管理工作，涉及部门很多，采购合同管理活动的开展需要其他部门的支持。合同管理人员和业务人员也应当紧密配合，如合同管理人员应关注合同业务运作的变化，业务人员应及时将各种非正常的现象提交合同管理人员论证，因此部门间的支持程度和业务部门合同管理相关人员的配合程度会直接影响到合同管理工作的效率和效果，如果部间能够做到相互协调配合，效率就会很高；反之，效果和效率就不能有很好的保证。
（3）合同业务操作流程整体设计
a合同业务流程的规范性
合同业务流程是否考虑了相关业务流程的不相容性，对于具体流程由哪些部门承办，哪些部门审查，哪些部门监督，水授权、谁经办是否有统一规范的规定。
b合同业务流程的可操作性
煤炭物资采购合同涉及金额庞大，因而需要相关部门及领导的审核，对于煤炭物资采购合同，是否能根据工程需要程度或物资需求紧张程度分清轻重缓急，金额、重要性不同的物资审查流程是否会采用分级授权等，这些都是会导致工作效率降低的风险点。
（4）人力资源风险
煤炭物资采购合同管理的具体工作是由合同管理相关部门的人员共同完成，所以人力资源风险也是风险识别的关键领域。
a管理层对合同管理的重视程度
管理层对合同管理工作是否重视能体现出管理层的法律意识和风险意识，只有管理层重视合同管理工作，才能从战略高度分析和认识合同管理对企业生存和发展的重要意义，确保合同管理的规范化和法制化，进一步提升公司其他部门的合法合规运营态度，增强企业对待风险的谨慎态度。
b合同承办及管理部门人员的专业素质及业务操作能力
合同承办及管理人员作为合同管理的基层人员，是与合同联系最直接、最紧密的人员，是企业合同管理的基础力量，其工作经验与专业知识、对业务的熟悉程度、判断能力以及职业敏感度对其工作态度和工作效率会产生直接或间接影响。在知识方面，除了要具有坚实的法律知识，还应该具有管理知识、生产技术知识、财务知识等等；在技能方面，法律业务能力、决策能力、沟通能力都需要合同管理部门负责人综合掌握。
c合同管理部门是否配备有高素质法律人员
煤炭物资采购合同的重要作用之一就是防范企业法律风险，而煤炭企业涉及面广，要实现防范法律风险的目的，更需要高素质的法律人员，因此选配的法律顾问和法律人员的素质决定了该项工作的最终成效，只有配备专业素质高的法律人员，合同条款才能最大限度的避免合同纠纷。
d合同管理相关部门的人员稳定性
在人员流动性较高的今天，人员合理流动是可以接受的，但合同管理人员往往能够掌握公司的一些机密信息，其流动性过高无疑会给企业带来一些不利影响，引发潜在的风险。
（5）合同管理信息系统
随着合同信息自动化进程的加快，煤炭企业的大部分物资供应公司都已经或计划使用合同管理信息化软件，通过信息化处理，提高了合同管理的业务流程效率，但对信息系统也产生了依赖性，合同管理信息系统风险也随之产生，因此把合同管理信息系统风险也作为合同管理的组织管理层面风险之一考虑其中。 a合同信息传递的准确性
一般在网络平台上合同信息传输的及时性是可以得到保证的，但是在信息传递及时性得到保证的前提下，提高信息传递的准确率才是值得注意的，否则就会出现合同相关信息刚汇总统计完上报，就发生信息变更的情况，就需要返工，这样无疑会增加合同管理相关人员的工作量，工作效率就不能得到保证。
b合同信息的网络安全性
网络安全指的是对合同管理信息系统由技术和管理上的保护，保证系统的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不会因偶然的或者恶意的原因而遭受到破坏、更改、泄露，合同管理信息系统能连续可靠正常地运行，合同信息在保密性、完整性、可用性、真实性和可控性和不受到威胁。使用合同信息管理软件的企业是在网络平台上录入、修改、保存、传输合同信息，而这一系列的操作是以网络安全为保障的，否则企业合同信息的外泄可能会导致不可预料的后果。
二、企业物资采购内外因型风险分析
1、企业物资采购外因型风险
一是合同欺诈风险。供应商盗用、冒用他人名义以虚假的合同主体身份与企业订立合同，或以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；接受合同当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭；供货方签订空头合同；恶意变更合同主体；供应商在合同条款上任意设置障碍，如无故中止合同、更改合同条款、涂改合同条款等。二是采购价格风险。由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失；或者批量采购物资后，该种物资可能出现跌价而引起采购风险。三是采购质量风险。由于供应商提供的物资质量不符合要求，导致企业所生产的产品性能达不到质量标准，影响产品的生产与交货期，降低企业信誉和产品竞争力，直接威胁到企业的生存与发展。四是供应商延迟交货的风险。由于供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误，推迟交货日期，从而使采购部门不能及时采购到企业所需的货物，给采购工作带来延期交货的风险。五是技术进步风险。企业所生产的产品由于社会技术进步引起无形损耗甚至被淘汰，造成原有的已采购原材料的积压损失，或者某种原材料因技术进步而发生变化，导致原有原材料因质量不符合要求不得不舍弃。六是采购意外风险。物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险，如意外交通事故等不能正常供货、遭受缺货风险损失。
2、企业物资采购内因型风险
一是采购计划风险。企业物资部门计划管理不适当或不科学，导致采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。二是采购合同风险。由于合同订立者未严格按法律规定办事，导致企业蒙受巨大损失；或卖方采取不正当手段，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣品，导致合同风险。同时，企业自身也常常由于合同管理混乱造成违约而被对方追究。三是采购验收风险。由于人为因素造成采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求，对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等进行审核和验收而引发的风险。四是采购存货风险。存货风险指企业存货因价格变动、商品过时等因素而使存货价值减少的可能性，如采购物资不能及时供应生产需要，发生生产中断造成缺货损失而引发的风险。五是采购责任和道德风险。企业经办部门或个人责任心不强、管理水平不高造成责任风险，引起合同纠纷。六是预付款风险。有时企业为了得到急需的物资，会采取预先支付货款的方式购进物资。然而，一旦质量有问题，就会相互扯皮，影响企业信誉，且款项又被供方控制，处于被动局面。
三、内部审计参与合同风险管理及考核
1、内部审计参与合同风险管理的动因
国际内部审计师协会在关于内部审计的新定义中明确：“内部审计是一种旨在增值和改善机构运营状况的独立的、客观的保证和咨询活动，它通过引入系统化、严谨方法来评价和改善风险管理、控制和治理程序，帮助所在机构实现其目标”国家审计署在2003年5月修订生效的《审计署关于内部审计工作的规定》中对内部审计的基本职责也作出明确规定，其中就包括“对本单位及所属单位内部控制制度的健全性和有效性以及风险管理进行评审”。这些规定和定义可视为内部审计在现代企业风险管理中应该负有责任的制度和理论依据。
随着内部审计的职能定位不断延伸，内部审计理念不断创新，以风险为导向、内部控制为主线，公司治理为目标的审计理念深入人心，目前我国内部审计正处在历史发展的最好时期，也是内部审计职能全面转型时期。加强合同管理，是企业完善经营管理的重要一环，内部审计部门在该项工作中如何发挥专业优势，是值得探讨的问题。
内部审计的理念是“监督寓于服务，防范胜于纠正”，目的是实现“改善和增值”，就煤炭物资采购合同管理而言，煤炭物资采购合同一经合同双方签字盖章，相应的权利义务产生，法律效力也生产，难以更改。结合内部审计理念，进行合同风险管理研究，更要在合同产生法律效力前进行。内部审计正在逐渐的由事后审计向事前审计转变，与之响应的，对合同管理也应重视合同签约前风险的识别，把握及时性、主动性、预防性，找出合同管理过程中的风险关键控制点，排查隐患、认真总结、规避风险，其重要意义就在于及时发现企业经营管理的薄弱环节，揭示企业合同管理中存在的问题以及潜在的风险，针对性的提出防范或控制风险的建议，协助企业规避经营风险，完善风险管理制度，体现内部审计的最大价值。
内部审计通过对采购合同管理风险关键控制点的识别，促进企业相关内部控制的完善。虽然内部控制只覆盖了风险的一部分，但在某些情况下，风险与控制其实只是一体两面，所有的机构应先评估并辨识风险，再根据关键风险控制点植入优良的控制系统，不同的内部控制可以防控不同的风险类型，根据内部控制与风险管理的关系，构建内部控制与风险管理关系表如下：
2、内部审计参与合同风险管理的优势
传统概念下，内部审计具有经济管理、经济监督、经济评价等功能，是一种旨在增值和改善机构运营状况的独立、客观保证和咨询活动。它通过引入系统化、严谨方法来评价和改善风险管理、控制和治理程序，帮助所在机构实现其目标。
随着企业经营环境的日趋复杂和市场竞争的日趋激烈，风险管理技术不断发展，内部审计本身和相应的审计技术也会随之向前发展，因而，内部审计参与风险管理的研究将会有广阔的前景，也会成为内部审计的最新发展方向。内部审计参与风险管理不仅会为其自身的发展提供契机，而且还有利于企业目标的达成，有助于企业在市场竞争中处于优势地位，这是一个双赢的结局。
（1）客观及全面识别风险
风险在企业内部具有感染性、传递性、不对称性等特征，即一个部门造成的风险或疏于风险管理所带来的后果往往不是由其直接承担，而是会传递到其他部门，最终可能使整个企业陷入困境。正因为如此，有些部门可能会出现过度道德风险，如采购部门为节约采购成本，可能会忽视对材料规格、型号、质量方面的检查，或者有意购买残次品，这种暗藏的风险会在物资使用部门反映出来，最终给企业造成巨大损失。 对风险的认识和防范、控制需要可观全面的进行考虑，各业务部门很难做到这一点，而内部审计作为组织的一部分，独立于业务管理部门，处于比较理想和独立的位置，这使得内部审计在风险管理方面具有全局性和客观性优势，可以从全局出发、从客观的角度对风险进行识别，能够满足促进企业风险管理的客观需求。内部审计产生于受托责任的产生，同样也会受托责任的发展而随之发展，为满足企业规避风险及风险管理为核心的策略，受托责任的逐渐延伸，内部审计的范围也会随之扩大到风险管理领域，进而在这方面也为组织提供独特的增值服务。其发挥作用的主要途径就是内部审计人员参与风险管理，应用专业技术知识在煤炭物资采购合同风险控制和改进煤炭企业风险管理水平方面发挥领导作用，预防和减少企业的风险，
（2）控制、指导企业合同风险管理策略
良好的协调与沟通能力是内部审计改善组织治理、协调相关只能部门从而帮助完成目标的前提，正因如此，对于企业制定的各项长短期风险决策，内部审计人员能够充当协调人员，通过对长短期风险决策实施的调节、调控、指导企业的风险管理策略。内部审计部门能利用其独立性，对电力物资采购合同管理相关业务操作及管理部门进行协调，进而控制和指导合同风险管理策略。
3、对物资采购绩效的审计考核
建立健全合同执行各个环节的考核制度，加强检查与考核，把合同规定的采购任务和各项相关工作转化成分解指标和责任，明确规定工作的数量和质量标准，分解、落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以避免合同风险的发生。
四、企业物资采购风险防范措施
1、明确采购目的
企业采购供应部门在采购过程中不应一味地追求采购价格最低化，不应把节约资金作为采购的惟一目标，而应对所要采购物资的质量和效用进行通盘考虑，在为企业节约采购资金的同时，保证采购质量。
2、强化对供应商的选择和管理
在订立采购合同之前，须对参加投标的所有供应商进行资格审查，以便在采购活动的初期把由供应商方面的不确定性所带来的采购风险控制在最低限度。一是选择好供应商。首先要看供应商是否正规、企业质量管理体系是否健全以及产能状况是否能够满足采购单位的生产需求。一种物资应该由２—３家供应商同时供货，并要分为主供应商和次供应商。这样既能够保证物资供应的稳定性，又能保证物资供应的连续性。二是了解市场。物资采购人员应对所采购的物资进行市场调查，了解发展趋势和当前的供需状况及价格水平，并根据调查情况谈判。三是建立供应商动态管理机制，在企业内部建立一套严密、完善的采购管理体系。做好对供应商的评价，要求供应商具有有效的质量保证体系，并在实际操作中严格执行相应的标准。四是努力与供应商建立一种互信互助、共同繁荣的战略合作关系。对于需求量很大、依赖性强的物资，可以采用参股或收购、兼并等措施与供应商建立合作关系，让供应商能满足企业长期的物资供应需求。
3、对采购全过程、全方位的监督
全过程是指对计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督，重点是对计划制定、签订合同、质量验收和结账付款四个关键点的控制，以防止舞弊行为。全方位是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低企业物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
4、强化对物资需求和物资采购计划的管理
要审查物资采购计划的编制依据是否科学，调查预测是否存在偏离实际的情况，计划目标与实际目标是否一致，采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施等等。
5、对物资采购招标与签约的监督
依法订立采购合同是避免合同风险、防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，要强化对采购经办部门履行职责情况的监督管理。采购经办部门和人员应对供应商进行生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况的调查，在全面了解的基础上，做出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。每年对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ＩＳＯ９０００标准的要求。考评指标包括供货质量、履行合同次数、准时交货率、来料批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等。其次，要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性四个标准，逐一审核。
6、对物资采购合同台账、合同汇总及信息反馈的管理
建立合同台账、做好合同汇总，是加强合同管理、控制合同风险的一个重要方面。一是对于已签订的合同要整理成册、妥善保管；建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。二是合同管理部门应对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号要合规，每一份合同包括正本、副本及附件。三是合同履行完毕要及时建立合同档案。合同管理人员应将所有合同进行分类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门，据此组织生产、规划价位、及时接运和按时承付货款。要运用先进的管理手段，向相关部门提供及时、准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。
7、对物资采购合同执行中的监督管理
一是审查合同的内容和交货期执行情况，做好物资到货验收工作和原始记录，严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，要及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款拒付。对有关合同执行中的来往函
电、文件都要妥善保存，以备查询。二是审查物资验收工作执行情况，对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。三是对不合格品控制执行情况进行管理，审查物资管理部门是否及时记录发现的不合格品。四是重视对合同违约纠纷处理的管理。五是采取“零库存”策略，并保持一定的产成品存货以规避缺货损失、满足需求增长引起的生产需要；建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。
五、总结
采购风险是企业所面临的风险之一，指在供应过程中由于各种意外情况的出现，使供应的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性，包括人为风险、经济风险和自然风险。企业风险管理指企业在充分认识所面临的风险的基础上，采用适当的手段和方法，予以防范、控制和处理，以最小成本确保企业经营目标实现的管理过程。